会則・細則

・桜が丘自治会会則

桜　が　丘　自　治　会　会　則

                                                                                                            制定　平成３１年４月２１日

                                                                                                            一部改正　令和５年４月２３日

　　　第１章　総則

（名称）

第１条　本会は、桜が丘自治会（以下「本会」という。）と称する。

（目的）

第２条　本会は、次に掲げる事業を行うことにより、会員相互の親睦、連携及び地域福祉の増進を図り、良好な地域社会の維持及び発展に資することを目的とする。

　（１）会員相互の連絡及び親睦に関すること

　（２）行政機関及び他の自治会との連絡に関すること

　（３）防犯及び防災に関すること

　（４）環境の保全及び衛生並びに会員の健康増進に関すること

  （５）高齢者が安心して暮らせる地域づくりに関すること

　（６）青少年を健やかに育む地域づくりに関すること

  （７）交通安全に関すること

  （８）その他、本会の目的達成に必要なこと

 （区域及び組織）

第３条　本会の区域は、宇都宮市陽東及び同市下平出町の一部とする。

２ 本会の運営を円滑に行うため、その区域を東部、中部及び西部の３地区に区分し、各地区に連絡及び活動に適した数の班を置く。

（事務所）

第４条　本会の事務所を自治会長（以下「会長」という。）宅に置く。

    　第２章　会員

（会員）

第５条　本会の会員は、第３条第１項の区域に居住する住民とし、加入の単位は世帯とする。

２ 本会の区域外に居住しているが、特に本会に所属することを希望するものについては、会長が許可することにより会員となることができる。許可の事由は細則１に定める。

  （賛助会員）

第６条　本会の区域内に所在する事業所は、賛助会員となることができる。

（入会及び退会）

第７条　本会に入会しようとする者は、細則２に定める入会申込書を、退会しようとする者は、退会届出書を班長に提出するものとする。班長は、地区の副会長を経由して会長にそれらを提出する。

２　第５条第２項の場合を除き、会員が本会の区域外に転居したとき又は死亡したときは、退会届出書の提出がなくとも退会したものとする。

　　　第３章　役員

（役員の種類）

第８条　本会に次の役員を置く。

　（１）会長　　　１名

  （２）副会長　　３名

　（３）会計　　　２名

  （４）班長　各班１名

  （５）会計監査　２名

（役員の役割）

第９条　会長は、会務を総括し、本会を代表する。

２　副会長は、会長を補佐し、会長に事故あるときはその職務を代行する。

３　会計は、本会の会計事務を担当する。

４　班長は、本会と班内会員の連絡に当たり、その代表として会務に参画する。

５　会計監査は、本会の会計を監査する。

（役員の選出）

10. 　会長、副会長、会計及び会計監査は、総会において選出する。

　　　なお、役員候補者の推薦等については細則３に定める。

２　副会長は、本会の３地区から各１名を選出する。

３　会計監査は、会長、副会長及び会計と兼任することはできない。

４　班長は、各班の会員の輪番制又は話し合いによって選出し、総会に報告する。

（役員の任期）

第１１条　会長、副会長、会計及び会計監査の任期は２年とする。

２　会長については、再任を妨げない。ただし、その任期は、連続して３期６年までとする。

３　班長の任期は１年とする。

４　補欠により選出された役員の任期は、前任者の残任期間とする。

５　役員は、任期満了の後においても、後任者が就任するまでは、その職務を行うものとする。

　（役員の手当）

第１２条　班長を除く役員には、手当を支給することができる。手当の詳細は細則４に定める。

　　　第４章　会議

（会議）

第１２条の２　本会の会議は、総会及び役員会とする。

２　会議は、構成員の２分の1以上の出席をもって成立する。

３　会議の方法は、対面によることを原則とする。ただし、必要に応じ、書面もしくは電子メール等による表決、オンライン会議又はこれらの併用によることができる。

４　対面しない方法による会議に参加した者は、会議に出席したものとみなす。

（総会）

第１３条　総会は、定期総会及び臨時総会とする。

２　定期総会は、毎年４月に開催する。

３　臨時総会は、会長が必要と認めたとき、役員会において総会開催の議決があったとき又は班長の３分の１以上から請求があったときに開催する。

（総会の構成員）

第１４条　総会は、各班の会員の意見を代表する班長、その他の役員及び役員会で承認された関係団体の代表者によって構成する。

（総会の招集）

第１５条　総会は、会長が招集する

２　総会を招集するときは、総会の構成員に対し、開会の１０日前までに通知しなければならない。また、総会の構成員でない会員に対しても、同様に通知するものとする。

（総会の議長）

第１６条　総会の議長は、出席した者の中から選出する。

（総会の審議事項）

第１７条　総会は、次に掲げる事項を審議し、議決する。

　（１）事業報告及び事業計画に関する事項

　（２）決算及び予算に関する事項

　（３）役員の選任及び解任に関する事項

  （４）会則の改正に関する事項

  （５）その他の必要事項

（総会の議決）

第１８条　総会の議事は、出席した総会構成員の過半数をもって決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。

（総会の議事録）

第１９条　総会の議事については議事録を作成し、議長及びその総会において選任された議事録署名人２人が署名しなければならない。

２　会長は、会員に対し、総会終了後速やかに議事録又はその要旨を配付又は回覧しなければならない。

（役員会）

第２０条　役員会は、会長、副会長及び会計によって構成する。

（役員会の招集）

第２１条　役員会は、必要に応じ会長が招集する。

（役員会の審議事項）

第２２条　役員会は、会長が議長となり、次に掲げる事項を審議し、議決する。

  （１）総会に付すべき事項

　（２）総会において議決された事項の執行に関する事項

  （３）緊急を要する事項

　（４）その他総会の議決を要しない会務の執行に関する事項

　　第５章　会計

（経費）

第２３条　本会の運営に要する経費は、会費、繰越金、補助金及びその他の収入をもって充てる。

（会費）

24. 　会費及びその納入方法等については、細則５に定める。

（会計年度）

第２５条　本会の会計年度は、毎年４月１日に始まり翌年３月３１日に終る。

　　　第６章　会則の変更

（会則の変更）

第２６条　この会則は、総会において議決を得なければ、変更することはできない。

　　　第７章　慶弔及び災害見舞い

（慶弔及び災害見舞い）

第２７条　会員に子が誕生したとき又は会員が死亡したとき並びに会員が火災や災害に遭ったときには、慶弔金又は見舞金を贈るものとする。その詳細については､細則６に定める。

　　　第８章　雑則

（備付け帳簿及び書類）

第２８条　本会の事務所に、会則、細則、会員名簿、役員名簿、会議の議事録、収支に関する帳簿、財産目録等会計に関する書類、その他必要な帳簿及び書類を備えておく。

２　会計関係の帳簿及び書類は、会計担当者の手許に置くことができる。

３　会員が帳簿及び書類等の開示を請求したときは、個人情報の適正な取扱いに配慮した上で、できる限り閲覧又は写しの交付をするものとする。

（備付け帳簿及び書類の保存期間）

第２９条　前条の帳簿及び書類の保存期間は、次のとおりとする。

　（１）改正前の会則及び細則　　　　　　　　　　５年

  （２）旧年度の会員名簿及び役員名簿　　　　　　３年

　（３）会議の資料及び議事録　　　　　　　　　　３年

　（４）会計関係の帳簿及び書類　　　　　　　　　５年

　（５）その他重要でない内容の書類　　　　　　　１年

（個人情報の取扱い）

30. 本会が事業を推進するために必要とする個人情報の取得、利用、提供及び管理については、細則７に定め適正に運用するものとする。

（細則）

第３１条　この会則に定めるもののほか、会則の施行及び本会の運営に必要な事項については、役員会の議決を経て、会長が細則として定めることができる。

２　細則を定め、又は改廃したときは、速やかに会員に周知するものとする。

３　細則を定め、又は改廃したときは、次期総会において承認を得るものとする。

　　　附　則

１　この会則は、平成３１年４月２１日から施行する。

２　この会則の施行の日をもって、昭和４７年４月１日から実施の桜が丘自治会会則は、効力を失う。

　　　附　則（令和５年４月２３日一部改正）

　この会則は、令和５年４月２３日から施行する。

・細則１　本会の区域外に居住する会員に関する細則

細則１

本会の区域外に居住する会員に関する細則

制定　平成３１年４月２１日

　　桜が丘自治会細則第１号　　

　本会会則第５条第２項により会長が会員となることを許可する世帯は、次のような事由があるものとする。

１　本会の区域外に居住しているが、本会の区域内にある子供会に入会している者のいる世帯

２　本会の区域から転居した世帯で、当会に引き続き所属することを希望するもの

　　　附　則

  この細則は、平成３１年４月２１日から施行する。

・細則２　入会申込書及び退会届出書の書式並びに会員名簿の整備に関する細則

細則２

入会申込書及び退会届出書の書式並びに会員名簿の整備に関する細則

制定　平成３１年４月２１日

改正　令和　４年４月２４日

桜が丘自治会細則第２号

本会会則第３１条第１項の規定により、本会細則２「入会及び退会申込みの際使用する書式に関する細則」の全部を次のように改める。

１　入会申込書について

　本会に入会しようとする者は、別紙１の入会申込書を班長に提出するものとする。

　なお、別紙1の内容と同様の情報があれば、適宜の書面や電子メールなどを入会申込書に代えることができる。

２　退会届出書について

　本会を退会しようとする者は、別紙２の退会届出書を班長に提出するものとする。

ただし、口頭、電話又は電子メールなどで退会の意思が明確に役員に伝わったときは、書面の提出を省略することができる。

３　会員名簿の整備について

　(１) 自治会活動を円滑に行い、特に災害発生時の安否確認・救助・避難支援などを迅速的確に行うため、毎年会員に協力を求めて会員名簿を整備する。

　(２) 毎年１０月、後期分の自治会費集金に併せて、別紙３の会員名簿作成用調査票を会員に配付し、新しい名簿を作成するための情報提供を求める。

　(３) 会長・副会長・自主防災会理事は全会員の名簿を保管し、各班長は班内会員の名簿を保管する。

(４) 高齢者・障がい者等に対する地域福祉活動、災害時要援護者等の避難支援などのため、会長は、必要かつ相当な範囲で、会員名簿の情報を民生委員、福祉協力員、その他の協力者に伝えることができる。

附　則

　この細則は、平成３１年４月２１日から施行する。

附　則

この細則は、改正の日から施行する。

・細則3　　本会役員候補者の推薦等に関する細則

細則３

本会役員候補者の推薦等に関する細則

制定　平成３１年４月２１日

桜が丘自治会細則第３号

　本会会則第１０条第１項の規定に基づき、役員候補者の推薦等について次のように定める。

（会長候補者の推薦）

１　会長候補者は、本会会員の中から推薦されるものとする。候補者を推薦するにあたっては、公平性と透明性を確保するとともに広く適任者を求めるため、会長候補者推薦委員会（以下「委員会」という。）を開催して協議し、本人の承諾を得た上で推薦する。

　　委員会は、自薦又は他薦の立候補者がいる場合であっても、それにとらわれることなく、適任と認められる者を推薦することができる。

２　委員会は、現職の副会長３名及び副会長経験者若干名で構成する。副会長経験者の委員については、現職の副会長が協議して指名する。

３　委員会は、次の場合に現職の副会長が連携して招集する。招集の時期については、できる限り次年度の定期総会までに余裕をもつよう配意する。

（１）現職の会長の任期が満了するとき

（２）現職の会長が任期途中で辞意を表明したとき

（３）現職の会長に事故あり、副会長が職務を代行しているとき　　　

４　委員会の議長は、委員の互選とする。

　　議長となった委員は、協議結果を総会に報告する。

（副会長候補者の推薦）

５　副会長候補者は、東部、中部及び西部の各地区を構成する班の持ち回りで推薦することを原則とする。ただし、班の持ち回りにより難いときは、地区内の班長会議で協議して推薦する。

（会計及び会計監査候補者の推薦）

６　会計及び会計監査候補者については、適任と認められる者を役員会において推薦する。

（班長の選出）

７　班長の選出を輪番制によっている班においては、その番に当たった者が、高齢、病弱又は心身の障害のため活動することが困難であるときは、班長となることを免除するものとする。

（立候補者）

８　この細則は、自らの意思によって役員候補者となろうとする者が立候補することを妨げるものではない。

９　立候補する者は、総会に先立ち、その前年度の３月１日までに所属する班の班長又はその他の役員に申し出るものとする。

１０　一つの役職に複数の候補者がいる場合は、総会において秘密投票を行う。

　　　附　則

　この細則は、平成３１年４月２１日から施行する

・細則4　　本会役員の手当に関する細則

細則４

本会役員の手当に関する細則

制定　　　 平成３１年４月２１日

一部改正　令和３年１２月１９日

桜が丘自治会細則第４号

会則第１２条の規定による役員の手当は、次のとおりとする。

　（１）　会長　　　年額１２,０００円

　（２）　副会長　　年額１２,０００円

　（３）　会計　　　年額１２,０００円

　（４）　会計監査　年額　２,０００円

　　附　則

　この細則は、平成３１年４月２１日から施行する。

　　附　則

　この細則（役員手当額の一部改正）は、令和３年１２月１９日から施行し、令和３年度の役員手当から適用する。 

・細則５　　本会会員の会費等に関する細則

細則５

本会会員の会費等に関する細則

制定　平成３１年４月２１日

桜が丘自治会細則第５号

　本会会則第２４条の規定に基づき、本会会員の会費及びその納入方法等について次のように定める。

（会費の額）

１　会員の会費は、１世帯月額２５０円とする。

２　賛助会員の会費は、年額３,０００円以上とする。

　(青少年育成会支部費)

３　会員は、会費に併せて青少年育成会支部費１世帯月額５０円を納入するものとする。

（集金の時期）

４　会費及び育成会費（以下「会費等」という。）の集金は、原則として半年ごとに行う。ただし、班の事情によっては、１年ごとに行うことができる。

（途中入会者について）

５　会計年度の途中で入会した会員は、入会した日が属する月から会費を納入する。

（途中退会者について）

６　会計年度の途中で退会した者から返金の申し出があったときは、退会した日が属する月の翌月からの会費を返金する。青少年育成会支部費については返金しない。

（複数世帯の取扱い）

７　同一の住居に複数の世帯が同居する家庭の会費等については、一つの世帯とみなすことができる。

（高齢者世帯の取扱い）

８　生計を共にする家庭であって、主たる生計者の年齢が会計年度の開始日において満８０歳以上の世帯については、その年度の会費等の納入を免除することができる。

（会費等の減免）

９　会費等の納入については、役員会の認定により減額又は免除することができる。

　　　附　則

  この細則は、平成３１年４月２１日から施行し、同月１日から適用する。

・細則６　　本会会員の慶弔等に関する細則

本会会員の慶弔等に関する細則

制　定　平成３１年４月２１日

一部改正　令和４年８月１１日

桜が丘自治会細則第６号

本会会則第２７条に基づき、慶弔及び災害見舞いの取扱いについて次のように定める。

（慶弔金）

１　慶弔金の額は次のとおりとする。

(１) 出産祝金　　１子５，０００円

(２) 香典　　　　１人５，０００円

（慶弔事の対応）

２　会員（同居している家族を含む。以下同じ。）に子が誕生したとき又は会員が死亡したときは、班長に連絡する。班長に連絡がつかないときは、副会長に連絡する。

３　上記の連絡を受けた班長は、無理のない範囲で別紙「慶弔関係連絡票」の事項を確認し、その書面によって副会長に連絡する。

副会長が連絡を受けた時も、同様に確認する。

（祝金又は香典の伝達）

４　副会長は、上記の事項を会長に報告するとともに祝金又は香典を立て替え、それを班長に託する。

５　班長は、当該会員の家族又は関係者にその金員をお渡しする。

（受領書等不要）

６　前項の場合、受領書や会葬御礼はがきなどを求めることを要しない。会計事務上の取扱いは、別紙「慶弔関係連絡票」によって処理する。

（訃報通知）

７　回覧等によって訃報を通知するか否か、及び通知するときの範囲は、遺族の意向に沿うこととする。

（被災見舞金）

８　会員が、火災又は災害に遭ったときの見舞金については、役員会に諮り、会長が決定する。ただし、役員会の開催が困難なときは、会長が決定することができる。

　　　附　則

  この細則は、平成３１年４月２１日から施行する。

　一部改正後のこの細則は、令和４年８月１１日から施行する。

・細則７　個人情報の取扱いに関する細則

細則７

個人情報の取扱いに関する細則

制定　平成３１年４月２１日

桜が丘自治会細則第７号

　本会会則第３０条の規定に基づき、個人情報の取得、利用、提供及び管理について次のように定める。

１　個人情報とは、本会に提出された次の事項を記したものとする。

　(１)　氏名（家族、同居人を含む。）及びその生年月日

　(２）住所及び電話番号

　(３)　その他必要とするもので本人の同意を得た事項

２　個人情報は、次の目的に沿った利用を行う。

　(１)　本会の活動及び運営並びに会員及び役員間の連絡

　(２)　災害時の避難、救助活動

　(３)　会員名簿の作成、改訂

３　個人情報の管理者は、会長又は会長が指定した役員とし、原本は鍵のかかる場所に保管し、適正に管理する。

４　不要となった個人情報は、遅滞なく廃棄する。

５　個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意なしに第三者に提供してはならない。

　(１)　法令に基づく場合

　(２)　人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合

　　　附　則

  この細則は、平成３１年４月２１日から施行する。

・細則８　　災害対応準備金の運用に関する細則

細則８

災害対応準備金の運用に関する細則

制定　令和２年８月２６日

桜が丘自治会細則第８号　

　本会が設ける災害対応準備金（以下、「準備金」という。）の適正な運用を期すため、次のとおり細則を定める。

（準備金の目的及び使途）

１　準備金は、本会会員が地震、火災、風水害等の災害によって被災したときの救援活動を迅速かつ適切に行うための財源を確保することを目的とし、次のような使途に充てる。

　(１)　被災者に対する見舞金

　(２)　被災者に提供する物品及びサービスの購入

　(３)　被災者を支援するボランティア（本会会員を含む。以下同じ。）に提供する物品の購入及びボランティアに対する謝金

　(４)　その他、被災者の救援に必要な支出

（準備金会計への繰り入れ）

２　一般会計に剰余金が生じた場合、役員会は、適当額を次年度の準備金会計に繰り入れる予算案を作成することができる。

（準備金の積立上限額）

３　準備金の積立上限額は、１万円×本会会員世帯数を想定し、おおむね３００万円とする。

（準備金からの支出の決定）

４　災害発生時における準備金からの支出は、役員会において決定する。ただし、役員会の開催が困難なときは、会長又は会長の職務を代行する副会長が決定することができる。特に緊急を要するときも同様とする。

５　前項ただし書きによる支出を行ったとき、会長又は会長の職務を代行する副会長は、遅滞なく役員会に報告しなければならない。

（準備金に関する報告）

６　会長は、準備金の状況について総会に報告しなければならない。

　　　附　則

　この細則は、制定の日から施行する。

・細則９　桜が丘自治会防犯カメラ管理運用規程

細則９

桜が丘自治会防犯カメラ管理運用規程

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　制定　令和５年１２月１６日

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　桜が丘自治会細則第９号　　

１　趣旨

この規程は、個人のプライバシーの保護に配慮しつつ、次項に定める設置目的を達成するため、桜が丘自治会（以下「当自治会」という。）に設置する防犯カメラの設置及び運用に関し必要な事項を定めるものとし、もってその適正な設置運用を図るものとする。

２　設置目的

防犯カメラは、当自治会内における犯罪防止や事故防止のために設置するものとする。

３　管理責任者等

(1) 防犯カメラの適正な設置運用を図るため、管理責任者を置くものとする。

(2) 管理責任者は、当自治会会長とする。

(3) 管理責任者は、防犯カメラの操作を行わせるため、操作取扱者を置くものとする。

(4) 操作取扱者は、管理責任者が指定した者とする。

４　設置の場所等

(1) 配置の場所及び設置台数

別紙配置図のとおり、当自治会内に防犯カメラを設置する。

(2) 設置の表示

防犯カメラの撮影区域の見やすい位置に、「防犯カメラ作動中」と記載した表示板を掲示する。表示板には、設置者名を記載するものとする。

５　SDカードの管理

1. 保管場所

当自治会長宅とし、画像の外部への持ち出し・転送を原則禁止する。

2. 保存期間

保存期間は原則２週間とし、保存期間を経過した画像は、重ね撮り等により消去する。ただし管理責任者が特に必要があると認める場合、保存期間を延長することができる。

3. 画像の消去・廃棄

SDカード内の画像を消去・廃棄する場合は、管理責任者を含め複数人で完全に消去されたことを確認の上廃棄する。

６　画像の利用及び提供の制限

記録された画像は、設置目的以外の目的のために利用しないものとする。また、次の場合を除き第三者へ閲覧させ、提供しないものとする。

(1) 法令に基づく場合

(2) 人の生命、身体または財産に対する差し迫った危険があり、緊急の必要性がある場合

(3) 捜査機関等から犯罪・事故の捜査等のため情報提供を求められた場合画像の提供を行う時は、提供日時、提供先、提供理由、提供した画像の内容等を記録するものとする。

７　保守点検

防犯カメラの機能維持のため、１２ヶ月ごとに保守点検を行うものとする。

８　苦情等の処理

設置者及び管理責任者は、防犯カメラの設置及び管理に関する苦情や問い合わせを受けたときは、迅速かつ誠実に対応するものとする。

附　則

この規程は、令和５年１２月１６日から施行する。