Privacyverklaring

Informatie en digitale middelen zijn belangrijke pijlers in de ondersteuning van het onderwijs.  De stijgende digitalisering heeft als gevolg dat onderwijsinstellingen steeds meer gebruik maken van digitale middelen en systemen, zowel voor de administratie en het opvolgen van de leerlingen, het beheer van personeels- en andere gegevens als voor het lesgeven zelf.

 Deze informatie wordt niet enkel geregistreerd maar ook uitgewisseld/overgedragen met andere diensten en tussen systemen onderling. Dit bevordert enerzijds de efficiëntie van de eigen werking en de samenwerking met andere organisaties, maar anderzijds mogen we ook niet blind zijn voor een aantal risico’s.

De uitdagingen zijn groot.  De aard van de dreigingen en risico’s op inbreuken wordt steeds complexer en het aantal steeds groter. Dit vereist adequate afspraken voor de omgang met en bescherming van informatie -zowel analoog als digitaal en de locaties waar met deze informatie wordt omgegaan.

Het stijgend gebruik van internet en sociale media, de groeiende cybercriminaliteit en de toenemende media-aandacht rond incidenten, maakt dat mensen zich bewuster worden van hun privacy en de noodzaak om deze te beschermen.  Bovendien verplicht wet- en regelgeving rond gegevensbescherming elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt, aandacht te besteden aan een veilige omgang met deze gegevens.  Leerlingen, medewerkers, ouders en andere betrokkenen hebben recht op een veilige omgeving waarbinnen hun gegevens zorgvuldig en correct worden verwerkt.

Het belang van informatieveiligheid wordt reeds langer herkend in onze scholengemeenschap.   Saeftinghe Oostkust zet dan ook in op de uitbouw, implementatie en communicatie van een informatieveiligheidsbeleid in al haar scholen.
Als schoolbestuur zijn we verplicht om op een transparante wijze te communiceren over de gegevens die wij opslaan en gebruiken van leerlingen en eventueel hun ouders. Wij willen graag toelichting geven bij deze verwerking van persoonsgegevens.

Wie zijn we?
Het schoolbestuur VZW Saeftinghe Oostkust is verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens binnen de onderwijsinstellingen : vbs De Lisblomme, vbs Roezemoes, vbs Buo De Vuurtoren, vbs OLVO, vbs De Driemaster, vbs Sint-Jansschool, vbs Heilige Hartschool en vbs Margaretaschool 


Waarom verwerken we persoonsgegevens?
Als wij jouw gegevens verwerken, dan doen we dit omdat het noodzakelijk is om onze taken en verplichtingen als school te kunnen nakomen.

>  Voor onderwijsorganisatie en leerlingenadministratie  

Wanneer je kind ingeschreven is in één van onze scholen willen we in de school natuurlijk weten in welke klas je kind zit of hoe we ouders of contactpersonen kunnen contacteren. We houden ook toets- en huiswerkresultaten bij om je kind zo goed op te volgen om z'n talenten te kunnen ontwikkelen. Andere voorbeelden van gegevens die we verwerken zijn de momenten waarop je kind aan-, of afwezig is op school, de reden van de afwezigheid, of je kind al dan niet in de middagopvang blijft en welke kosten daaraan verbonden zijn.

 Saeftinghe Oostkust voorziet je kind ook een eigen mailadres waarmee je kind kan communiceren met de leerkrachten en leerlingen en zorgt ook voor een officiële leer-ID  die kinderen verder in het vervolgonderwijs verder kunnen gebruiken.
Kortom gezegd: het zijn de persoonsgegevens die we verwerken zodanig dat we onderwijs kunnen organiseren en dat we kinderen leermiddelen ter beschikking kunnen stellen.  

Als school gebruiken wij deze gegevens om een aantal wettelijke verplichtingen te kunnen vervullen die terug te vinden zijn in decreet basisonderwijs maar ook om bijvoorbeeld fiscale attesten rond kinderopvang uit te reiken. Wij hebben de mogelijkheid om gegevens te verzamelen en te verwerken omdat je als ouders  een overeenkomst getekend hebt met de school waarin er jaarlijks akkoord wordt gegaan met het schoolreglement en ons pedagogisch project.

> Voor leerlingenbegeleiding 

Als school bieden we kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding aan.  We willen je ondersteunen en begeleiden in een verdere studiekeuze, in het psychische en sociale welzijn op school. Dit zijn opdrachten die wettelijk opgelegd worden aan scholen. 


Soms worden bepaalde gegevens genoteerd in het zogenaamde leerlingendossier of het leerlingenvolgsysteem (LVS). Het gaat daarbij om gegevens die noodzakelijk zijn om je kind goed te kunnen begeleiden en die van invloed kunnen zijn op allerlei vlakken.  Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn hoe we jouw zoon of dochter kunnen helpen met lezen, schrijven of rekenen. Maar het kan ook gaan over de houding in de klas, in de groep, een ruzie met andere leerlingen of omdat er zich pestgedrag voordoet of omdat je kind een moeilijke periode doormaakt.
Alleen op verzoek van de ouders verwerken wij ook medische gegevens van de leerling. Het gaat dan om gezondheidsgegevens die nodig zijn om vast te stellen welke extra ondersteuning de leerling nodig heeft of om in noodgevallen goed te kunnen handelen.  


> Andere 

Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt om andere redenen, zal er vaak om uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Dit is bijvoorbeeld het geval als onze school beeldmateriaal wil publiceren op haar website waar je herkenbaar op staat of omdat we een adressenlijst willen verspreiden naar medeleerlingen van de klas toe.  



Hoe verkrijgen we persoonsgegevens ? 


De persoonsgegevens worden verkregen bij de aanmelding en/of inschrijving op school. Een ander deel van de gegevens wordt verzameld tijdens de periode dat je ingeschreven bent op school. Sommige gegevens kunnen we vanuit je oude school verkrijgen, van het CLB of vanuit het leersteuncentrum waarmee de school samenwerkt. Andere gegevens (zoals de resultaten van de Vlaamse Toetsen), krijgen we dan weer terug vanuit het Agentschap voor onderwijsdiensten.

Delen we persoonsgegevens ? 


Ja, onderwijs maken we niet alleen.
 Bepaalde persoonsgegevens die jij aan de school bezorgt, worden doorgegeven aan een aantal andere partners met wie we samenwerken.
 Zo werkt de school samen met  CLB De vrije Havens  die de school extra gaat ondersteunen met de leerlingbegeleiding.

 Heeft je kind een GC ? (gemotiveerde verslag wordt een GC-verslag: een verslag voor het volgen van het Gemeenschappelijk Curriculum met ondersteuning of een IAC-verslag (individueel aangepast curriculum), dan werken we samen met het leersteuncentrum West-Vlaanderen Noord om jouw kind en het lerarenteam extra te ondersteunen. Verder worden identificatiegegevens, de aanwezigheden en je behaalde attest of getuigschrift doorgegeven aan het Agentschap voor onderwijsdiensten (AgODi).   Zij controleren onder andere of je kind aan de leerplichtwet voldoet en of je kind voldoende op school aanwezig is. 
Als je onze school verlaat, kunnen we bepaalde gegevens doorgeven aan je nieuwe school. Wil je dit niet, dan kun je als ouder je hiertegen verzetten. 

Fiscale gegevens (voor het opmaken van fiche voor kinderopvang) worden aan de FOD-financiën doorgegeven.  


Je persoonsgegevens worden binnen vzw Saeftinghe Oostkust enkel gedeeld met de medewerkers die deze informatie effectief nodig hebben in de uitoefening van hun taken. Zij handelen steeds onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
Wij kunnen commerciële derde leveranciers verzoeken om de school te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan toepassingen om leerlingen in de les te ondersteunen, een leerlingadministratie-, of een leerlingenvolgsysteem.

 Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van vzw Saeftinghe Oostkust.  Met deze leveranciers sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.  

Wij proberen gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden trachten we ervoor te zorgen dat je gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze partners en proberen we te bijkomende waarborgen te nemen. 


Hoelang bewaren we persoonsgegevens? 


Wij bewaren de gegevens maximaal 2 jaar nadat je de school verlaten hebt. Maar voor sommige gegevens is er echter een (langere) wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Hoe lang we deze gegevens moeten bewaren hangt af van het soort gegeven en kan je nalezen in het document
 Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten :
    


Welke rechten heb jij ? 


Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:  

 


Contacteren ? 


Wil je als ouder je rechten uitoefenen kan je het "aanspreekpunt informatieveiligheid" contacteren.
Voor Saeftinghe Oostkust is dit de coördinerend directeur Patrick Timmerman.  Je kan dat doen via het mailadres: privacy@sgsaeftinghe.be

 Het aanspreekpunt informatieveiligheid staat in voor het actualiseren en bijhouden van het register van de incidenten die betrekking hebben op zijn/haar scholengroep. De directies van de scholen zijn gehouden het aanspreekpunt informatieveiligheid te informeren bij incidenten.
Het incidentenregister en het register van de verwerkingen van persoonsgegevens moeten te allen tijde actueel worden gehouden.


Het aanspreekpunt informatieveiligheid handelt evenwel als gedelegeerde van de raad van bestuur van vzw Saeftinghe Oostkust

Daarnaast doen we beroep op de Data Protection Officer (DPO) van het Katholiek onderwijs Vlaanderen.