Reeglid

1. Iga Narva Rüütlite Ordu (edaspidi NRO) liige kohustub kaitsma ja edendama ühingu mainet ning järgima Eesti Vabariigi seadusi, põhikirja, juhatuse otsuseid ja kehtivaid sisekorrareegleid.

2. Igal liikmel on õigus kasutada NRO vara heaperemehelikult ja ainult eesmärkidel, mis on kooskõlas ühingu põhikirjaga. Vara kasutamine isiklikuks kasuks või mitteliikmete käsutusse andmine on keelatud ilma juhatuse kirjaliku nõusolekuta.

3. NRO liikmete vahelised suhted peavad põhinema austusel, koostööl ja väärikusel. Konfliktid lahendatakse esmajärjekorras läbirääkimiste ja ühingu sisemiste vahendusmehhanismide kaudu.

4. Alkoholijoobes või narkojoobes olekus ei ole lubatud osaleda ühingu tegevustes ega kasutada NRO vara.

5. Iga liige osaleb võimaluste piires aktiivselt NRO tegevustes, toetab teisi liikmeid ja panustab vabatahtlikult organisatsiooni arengusse nii nõu kui jõuga.

6. Vara tahtliku rikkumise, hooletu kasutamise või mitteliikmetele loata edastamise korral on liikmel kohustus hüvitada tekitatud kahju ning tasuda trahv, mille suurus on kuni 3-kordne aastane liikmemaks. Otsuse langetab juhatus.

7. NRO ei võta ega jaga laene. Kõik tegevused rahastatakse liikmemaksudest, toetustest, annetustest, sponsorlusest ja muudest põhikirjalistest allikatest. Kõik kulutused peavad olema põhjendatud ja vastavuses kinnitatud eelarvega.

8. Iga liige hoiab ühingu sümboolikat, rüütlitunnust ja oma auastet väärikalt. Auastmetega seotud käitumis- ja moraalinormid on kohustuslikud ning nende rikkumine võib viia auastme või liikmestaatuse peatamiseni juhatuse otsusega.

9. NRO liikmete seas kehtib hierarhiline süsteem vastavalt põhikirja punktidele 3.12.7–3.12.15. Hierarhia eesmärk on motiveerida liikmeid kestvale ja ausale teenimisele ning tunnustada nende panust ühingu arengusse.

10. Kodukorra rikkumiste osas teeb otsuseid juhatus, vajadusel kaasates üldkoosolekut. Liikmel on õigus esitada selgitusi ja taotleda otsuse vaidlustamist.

1.1. Käesolevad privaatsustingimused (edaspidi privaatsustingimused) kehtivad kõikidel juhtudel, mil Mittetulundusühingu Narva Rüütlite Ordu (edaspidi Narva Rüütlite Ordu) töötleb füüsiliste isikute (andmesubjektide) isikuandmeid vastutava töötlejana seoses veebikeskkonna kasutamisega, milleks loetakse käesoleval leheküljel loodud veebipõhine platvorm, Signal-rakenduses loodud suhtluskeskkond ning Mittetulundusühingu Narva Rüütlite Ordu Discordi server (edaspidi ühiselt Veebikeskkond), samuti seoses erinevate teenuste (edaspidi Teenused) osutamisega Veebikeskkonna kasutajatele (edaspidi Kasutaja), sealhulgas füüsilisest isikust Kasutajatele. 

1.2. Käesolevad Privaatsustingimused ei kohaldu osas, kus Narva Rüütlite Ordu töötleb andmesubjektide isikuandmeid volitatud töötlejana mõne teise vastutava töötleja nimel. Näiteks olukorras, kus mõni koostööpartner töötleb Kasutaja andmeid, mille see on ise sisestanud mõnda kanalisse väljaspool Narva Rüütlite Ordu kontrolli. Sellisel juhul on vastutavaks töötlejaks vastav koostööpartner ning Narva Rüütlite Ordu tegutseb üksnes volitatud töötlejana.

1.3. Privaatsustingimused kehtivad alates nende avaldamise kuupäevast. Narva Rüütlite Ordul on õigus ühepoolselt Privaatsustingimusi muuta ja täiendada. Muudatustest teavitatakse andmesubjekte e-posti teel, Veebikeskkonnas, Signal-rakenduses või Discordi serveris, olenevalt sellest, milliseid kanaleid Kasutaja parasjagu kasutab.

2. Vastutav töötleja ja isikuandmete töötlemise põhimõtted

2.1. Andmesubjektide isikuandmete vastutav töötleja on Mittetulundusühingu Narva Rüütlite Ordu, registrikoodiga 80578931 kontaktisik ja andmekaitse spetsialist Pavel Gordijevski (grosdeberg@gmail.com, tel 5385 9054).

2.2. Kõikides privaatsustingimuste ja isikuandmete töötlemisega seotud küsimustes saab pöörduda Narva Rüütlite Ordu andmekaitse eest vastutava isiku poole, saates päringu e-posti aadressile grosdeberg@gmail.com või kasutades muid Veebikeskkonnas kättesaadavaid kontaktivahendeid.

2.3. Narva Rüütlite Ordu töötleb isikuandmeid kooskõlas Euroopa Liidus tunnustatud andmekaitse põhimõtetega – sealhulgas seaduslikkuse, õigluse, läbipaistvuse, eesmärgipärasuse ja minimaalsuse printsiipidega – ning kõigi kohalduvate õigusaktidega.

3. Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja töödeldavad isikuandmed

3.1. Narva Rüütlite Ordu töötleb andmesubjektide isikuandmeid alljärgnevatel eesmärkidel:

(a) liikmelisusest või koostööst tulenevate õiguste ja kohustuste täitmiseks (näiteks liikmeks astumise või osaluse registreerimine, suhtlus, osalemine üritustel ja tegevustes);

(b) kasutajate vahelise suhtluse ja koostöö võimaldamiseks Veebikeskkonnas (sh Signal-rakenduses ja Discordis);

(c) liikmetele ja huvilistele infoteavituste (sh ürituste, koosolekute ja teadete) edastamiseks e-posti, sõnumirakenduste või muude kanalite kaudu;

(d) statistilistel ja analüütilistel eesmärkidel – näiteks osalemisaktiivsuse analüüs, sisu arendamine ja organisatsiooni tegevuste parendamine;

(e) seadusest või ühingu sisemistest regulatsioonidest tulenevate kohustuste täitmiseks;

(f) õiguste kaitsmiseks ja vajadusel vaidluste lahendamiseks.

3.2. Narva Rüütlite Ordu võib töötleda järgmisi isikuandmeid, sõltuvalt eesmärgist ja andmesubjekti tegevusest:

(a) ees- ja perekonnanimi, sünniaeg, e-posti aadress, telefoninumber, elukoht või piirkond;

(b) liikmelisust või osalust puudutavad andmed – näiteks liikmeks astumise kuupäev, tasutud liikmemaksud, osalemine tegevustes ja üritustel;

(c) kasutajakonto andmed (vajadusel) – näiteks kasutajanimi, suhtluskanalite identifikaatorid (nt Discordi või Signali nimi), profiilipilt;

(d) suhtluslogid või sõnumid, mis on tekkinud Veebikeskkonnas, juhul kui need on seotud liikmetevahelise suhtluse või tegevuse korraldamisega;

(e) muud vabatahtlikult esitatud andmed, mis on seotud liikmelisuse või tegevusega (nt hobid, huvid, oskused, vabatahtlikud rollid ühingus, soovitused jms).

3.3. Kui andmete esitamine on nõutav liikmelisuse või osalemise võimaldamiseks (nt osalemine Discordi või Signali tegevustes), siis on vastavate andmete esitamine kohustuslik. Kui andmete esitamine on vabatahtlik, ei kaasne esitamata jätmisel otseseid tagajärgi, kuid see võib piirata osalemisvõimalusi või suhtlust ühingu sees.

3.4. Üldjuhul kogub Narva Rüütlite Ordu isikuandmeid otse andmesubjektilt, aga mõnel juhul võib andmeid saada ka järgmistest allikatest:

(a) kui Kasutaja liitub Discordi serveriga, on nähtavad tema kasutajanimi, profiilipilt ja muud avalikud andmed;

(b) kui Kasutaja liitub Signal-keskkonnaga, edastatakse organisatsioonile kasutaja telefoni number ja profiilinimi (olenevalt seadetest);

(c) ürituste või tegevuste kaudu kogutud andmed (nt osalejate nimekirjad, kohalolek);

(d) vabatahtlikult avaldatud info sotsiaalmeedias või muudes suhtluskeskkondades, kui see on seotud Narva Rüütlite Ordu tegevusega.

4. Isikuandmete töötlemise õiguslik alus

4.1. Narva Rüütlite Ordu töötleb isikuandmeid eelkõige selleks, et täita Kasutajaga sõlmitud liikmelisus- või koostöösuhetest tulenevaid kohustusi ja võimaldada teenuste või tegevuste kasutamist (vt punkt 3.1(a), (b)). Sellisel juhul on isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks leping või lepingueelsed meetmed, mida võetakse andmesubjekti taotlusel.

4.2. Isikuandmeid võidakse töödelda ka nõusoleku alusel, näiteks kui andmesubjekt on andnud loa teavituste saamiseks, profiilipildi kasutamiseks või muu vabatahtliku info edastamiseks (vt punkt 3.1(c), (d)). Andmesubjektil on õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta, saates vastava teate e-posti aadressile grosdeberg@gmail.com või muul organisatsiooni poolt määratud viisil. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne seda toimunud töötlemise seaduslikkust.

4.3. Narva Rüütlite Ordu võib töödelda isikuandmeid ka õigustatud huvi alusel, näiteks selleks, et parandada oma organisatsioonilist toimimist, korraldada sisemist statistikat või tagada liikmete turvalisus suhtluskeskkondades (vt punkt 3.1(d), (f)). Sellisel juhul kaalub ühing oma huvide ja andmesubjekti õiguste vahelist tasakaalu ning töötleb andmeid minimaalselt.

4.4. Osade isikuandmete töötlemise aluseks võib olla ka õigusaktidest tulenev kohustus, näiteks kui organisatsioon peab säilitama teatud andmeid raamatupidamise või aruandluse jaoks (vt punkt 3.1(e)).

5. Isikuandmete edastamine

5.1. Narva Rüütlite Ordu ei edasta isikuandmeid kolmandatele isikutele ilma andmesubjekti nõusolekuta, välja arvatud järgmistel juhtudel:

(a) kui see on vajalik liikmelisuse või tegevuses osalemise võimaldamiseks (näiteks kui osalejate nimekiri edastatakse ürituse korraldajale või koostööpartnerile);

(b) kui isikuandmete edastamine on vajalik seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks (näiteks avalikule sektorile aruandluse eesmärgil);

(c) kui andmesubjekt on selgesõnaliselt nõustunud oma andmete edastamisega konkreetsele kolmandale isikule.

5.2. Teatud isikuandmed võivad olla nähtavad ka teistele Veebikeskkonna Kasutajatele, sõltuvalt kasutatud platvormi seadistustest:

(a) Discordi serveris võivad teised liikmed näha Kasutaja kasutajanime, profiilipilti ja sõnumeid, mis Kasutaja on ise avaldanud;

(b) Signal-rakenduses võivad grupi liikmed näha Kasutaja telefoninumbrit ja profiilinime;

(c) veebilehe kaudu võib avalikustada nime, kui Kasutaja osaleb tegevuses või projektis, mille kohta info jagatakse (nt uudiskiri, tegevusaruanne, ürituste kava).

5.3. Narva Rüütlite Ordu võib edastada andmeid ka tehnilistele teenusepakkujatele (nt serverimajutus, IT-toe või e-posti teenuse pakkujad), kes töötlevad isikuandmeid üksnes lepingulisel alusel ja Narva Rüütlite Ordu juhiste kohaselt.

5.4. Isikuandmeid ei edastata üldjuhul väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda. Kui andmete edastamine siiski osutub vajalikuks, teeb Narva Rüütlite Ordu seda üksnes juhul, kui on tagatud isikuandmete kaitse piisav tase vastavalt Euroopa Liidu andmekaitse nõuetele.

6. Isikuandmete säilitamine

6.1. Narva Rüütlite Ordu säilitab isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik käesolevates privaatsustingimustes kirjeldatud eesmärkide täitmiseks või kohalduvatest õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks. Säilitustähtajad sõltuvad andmete liigist ja töötlemise eesmärgist:

(a) liikmestaatuse või osaluse andmeid säilitatakse kuni 3 aastat pärast liikmestaatuse lõppu või osalemise lõpetamist;

(b) suhtlusega seotud andmeid (nt e-kirjad, sõnumid) säilitatakse kuni 1 aasta pärast viimast aktiivset suhtlust, välja arvatud juhul, kui need on seotud olulise sisulise otsusega (nt liikmelisuse või korralduslike vaidluste lahendamine);

(c) kui andmesubjekt on andnud nõusoleku teavituste või muu vabatahtliku töötlemise jaoks, säilitatakse andmeid kuni nõusoleku tagasivõtmiseni;

(d) raamatupidamise ja finantsandmeid, sealhulgas liikmemakse andmeid, säilitatakse 7 aastat vastavalt raamatupidamisseadusele;

(e) Discordi ja Signali kasutamise logid (kui neid üldse säilitatakse) kustutatakse regulaarselt ja hoitakse minimaalse perioodi jooksul vastavalt tehnilistele seadistustele ja vajadustele.

6.2. Kui isikuandmete töötlemiseks ei ole enam eesmärki ega õiguslikku alust, kustutab Narva Rüütlite Ordu andmed turvalisel viisil.

6.3. Andmesubjektil on õigus igal ajal esitada taotlus oma andmete kustutamiseks. Kui kustutamine on võimalik ja lubatud (vt punkt 9), teostatakse see ühe kuu jooksul alates taotluse saamisest.

7. Isikuandmete kasutamine liikmete ja huviliste kaasamisel

7.1. Selleks et edendada organisatsiooni tegevust ja luua toimiv kogukond, võib Narva Rüütlite Ordu töödelda isikuandmeid, et:

(a) võtta ühendust inimestega, kes on avaldanud huvi liikmeks astumise vastu;

(b) kutsuda olemasolevaid või potentsiaalseid liikmeid osalema tegevustes, koolitustel, koosolekutel ja üritustel;

(c) koostada nimekirju, mille alusel korraldada töö- ja rollijaotust üritustel ning jagada teavet osalejatele;

(d) pakkuda võimalust liituda organisatsiooni struktuuris kindla rolli või ülesandega;

7.2. Isikuandmete töötlemine ei ole automatiseeritud ega too kaasa andmesubjektile õiguslikke või märkimisväärseid tagajärgi. Kõik kutsete ja infovahetusega seotud tegevused põhinevad vabatahtlikkusel ja selgel huvil osaleda.

7.3. Kui andmesubjekt on andnud nõusoleku, võib tema andmeid säilitada ja kasutada ka tulevikus, et saata kutseid või infot uutest tegevustest, millele ta võiks sobida.

7.4. Narva Rüütlite Ordu ei tee isikuandmete alusel profiilianalüüsi ega automatiseeritud valikuid ilma inimese osaluseta.

8. Andmesubjekti õigused

8.1. Igal andmesubjektil on õigus oma isikuandmete suhtes ja võib igal ajal pöörduda Narva Rüütlite Ordu poole e-posti aadressil grosdeberg@gmail.com või muu sobiva kanali kaudu, et:

(a) saada teavet selle kohta, milliseid isikuandmeid tema kohta töödeldakse;

(b) taotleda juurdepääsu enda isikuandmetele;

(c) nõuda ebatäpsete või ebaõigete andmete parandamist;

(d) taotleda oma isikuandmete kustutamist (nt kui andmeid ei ole enam vaja või töötlemise alus on kadunud);

(e) piirata andmete töötlemist teatud juhtudel (nt vaidluse korral);

(f) esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemisele, mis põhineb õigustatud huvil;

(g) nõuda andmete ülekandmist endale või teisele teenusepakkujale struktureeritud kujul, kui töötlemise aluseks on nõusolek või leping ja andmeid töödeldakse automatiseeritult;

(h) võtta tagasi oma nõusolek isikuandmete töötlemiseks;

(i) esitada kaebus järelevalveasutusele, eelkõige Andmekaitse Inspektsioonile (www.aki.ee), kui andmesubjekt leiab, et tema andmeid on töödeldud õigusvastaselt.

8.2. Kõik taotlused täidetakse mõistliku aja jooksul, üldjuhul mitte hiljem kui 30 päeva jooksul alates taotluse saamisest. Keerukamate või mahukamate taotluste korral võib tähtaega pikendada, millest andmesubjekti teavitatakse.

9. Isikuandmete kustutamine

9.1. Andmesubjektil on igal ajal õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist, kui:

(a) andmeid ei ole enam vaja selleks eesmärgiks, milleks neid koguti või töödeldi;

(b) andmesubjekt on tagasi võtnud oma nõusoleku ja puudub muu õiguslik alus andmete töötlemiseks;

(c) andmesubjekt esitab õigustatud vastuväite töötlemisele ning puudub ülekaalukas õigustatud alus töötlemiseks;

(d) isikuandmeid on töödeldud ebaseaduslikult;

(e) kustutamine on vajalik seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks.

9.2. Konto kustutamise ja isikuandmete eemaldamise saab andmesubjekt teha, saates vastavasisulise sooviavalduse e-posti aadressile grosdeberg@gmail.com või kasutades Veebikeskkonnas pakutavat kontohalduse võimalust (kui olemas).

9.3. Pärast konto või andmete kustutamise taotluse täitmist kustutatakse kõik seotud isikuandmed mõistliku aja jooksul, välja arvatud juhul, kui säilitamine on vajalik seadusest või õiguslikest nõuetest tulenevalt (nt raamatupidamisdokumendid, vaidlustega seotud tõendid).