Na primeira semana da aula de gestão de projetos, após a apresentação e introdução da unidade curricular, formamos o grupo e o nomeamos de RR-1000, criamos o website e escolhemos a Associação A gente Ajuda como parceira, para auxiliarmos com a captação de cobertores para moradores de rua. Utilizamos projetos de anos anteriores para melhor entendermos o funcionamento desse método de ensino, além de tomar como base para a criação desse website. Aparecimento do primeiro problema: a demora da equipe para entrar em um consenso para definição do tema do projeto, fez com que os temas pré-selecionados pela equipe ficassem indisponíveis. Ocasionando a escolha de um tema não tão desejado.
Lições aprendidas: Na primeira semana aprendemos sobre a importância desse modelo de ensino por projetos, e através do projeto, poderemos aplicar a teoria aprendida na sala de aula e no final refletir sobre os erros e acertos que tivemos no nosso projeto.
Na segunda semana fizemos o primeiro contato com a ONG A Gente Ajuda para marcarmos um encontro, definimos o Matheus Vasconcelos como líder do grupo e começamos a discutir as responsabilidades que serão atribuídas aos membros.
Lições Aprendidas: Aprendemos a ser mais proativos e compreensíveis, no qual tivemos que ter a iniciativa de procurar a ONG para o primeiro contato, e nos organizar para nos adequar com os horários da mesma. A definição do líder também nos ensinou sobre esse processo de escolha e como a autoridade desse líder é importante no futuro, principalmente para a resolução de possíveis conflitos no projeto.
Na terceira semana, apesar da pequena demora por parte da ONG para responder nosso primeiro e-mail, conseguimos marcar rapidamente, o encontro com a ONG para o dia 10 de setembro para nossa primeira visita. A partir das ideias apresentadas pelo professor e métodos utilizados em projetos anteriores que foram eficientes, pensamos nas nossas primeiras estratégias para a arrecadação de dinheiro, por meio de rifas, doações, vendas de alimentos ou algum evento.
Lições Aprendidas: Nessa etapa, apareceram certas divergências de ideia na equipe sobre as formas de arrecadação. Dessa maneira, após discussão, compreendemos que alguns tipos de estratégias poderiam não ser viáveis para o nosso contexto. E que a falta de comoção por parte da maioria das pessoas com o tema (aos olhos da equipe) poderia afetar nas arrecadações.
Na quarta semana visitamos a ONG, e para melhor atendermos as necessidades do cliente, foi definido que apenas 30% do valor arrecadado será para aquisição de cobertores, e os 70% restantes serão direcionados para elaboração de kits de higiene (sendo 80% para kits masculinos e 20% para kits femininos). Nessa Semana, criamos o termo de abertura do projeto, disponível em "documentos", onde definimos prazos, responsabilidades de cada integrante e riscos do projeto.
Lições Aprendidas: Aprendemos a importância de ouvir a demanda do cliente, já que ela pode afetar o futuro do projeto, no nosso caso, foram adicionados os kits de higiene. A criação do termo de abertura nos mostrou a importância de bom um planejamento para a concretização do projeto no final, além de nos deixar a par sobre futuros problemas que podem aparecer no projeto.
Na quinta semana discutimos para estabelecer a premiação da rifa, que será uma cesta de chocolates.
Lições Aprendidas: Com base nos estudos sobre trabalhos anteriores e artigos escritos pelo professor, decidimos fazer rifa e venda de produtos. Aprendemos também, sobre outras formas de arrecadação feitas pelos grupos e os prós e contras de cada uma, como a dificuldade, retorno e garantia.
Na sexta semana de projeto, elaboramos a Estrutura Analítica do Projeto (WBS). Nesta semana foi definido efetivamente as estratégias de arrecadação de recursos para o projeto, sendo elas doações de terceiros e vendas de rifas.
Lições Aprendidas: Aprendemos a fazer o WBS e sua importância no decorrer do projeto, já que serve para lembrar das principais atividades a serem realizados, permitindo uma visão das macro e micro atividades.
Na sétima semana, o grupo apresentou para o professor o panorama geral do projeto, para orientações. Realizamos pequenos ajustes no website e nos documentos. Após críticas e comparações com outros projetos, percebemos erros no planejamento inicial e cronograma, o que provocou um replanejamento com maior atenção. Nesta semana iniciamos, tardiamente, a venda das rifas, e preocupados com os prazos e metas, vendemos e venderemos apressadamente.
Lições Aprendidas: Utilizamos as orientações do professor para redefinirmos algumas ideias, tornar o website mais organizado quanto a página inicial e as lições aprendidas; percebemos a dificuldade de realizar um planejamento bem elaborado, que mesmo feito por nós, seguir o cronograma estabelecido é uma tarefa que se mostrou mais complicada do que parecia, subestimada pela equipe, fazendo-se necessário uma reconsideração das estratégias.
Na oitava semana, após apanhado geral dos três documentos, recentemente apresentados, iniciamos a elaboração dos mesmos para melhor organização do grupo, sendo eles: a rede de atividades do projeto, a matriz de responsabilidade e o plano de comunicação. Onde o primeiro é um passo-a-passo das atividades que vamos fazer e essas devem estar no WBS. O segundo é o documento, no qual, cada atividade do WBS dever ser atribuída para pessoas responsáveis para realizar e supervisionar. E o ultimo, é documento que consta como a comunicação deverá ser feita, internamente e externamente.
Lições Aprendidas: Aprendemos sobre a importância desses documentos para maior controle e facilidade na hora de execução. Com um mapeamento da ordem que cada atividade deve ser feita, fica mais fácil saber se estamos ou não atrasados; Sobre a importância da atribuição de somente um responsável por atividade, pois evita que ela tenha vários responsáveis e nenhum acabe realizando efetivamente, o excesso de tarefas para um só membro, além dos conflitos que poderiam acontecer dentro de cada atividade; e, aprendemos também, como a comunicação é essencial para a projeto dar certo, visto que, a falta de informação e o excesso dela pode atrapalhar a continuidade do projeto.
Na nona semana, nos aprofundamos ainda mais na importância da comunicação para o projeto, percebemos pelos exemplos citados na sala de aula. Fatores externos ao projeto, como a conciliação dessa unidade curricular com as outras, provocaram lentidão no andamento no projeto, então dedicamos nosso tempo de projeto apenas para vender a rifa.
Lições Aprendidas: Aprendemos sobre como é imprescindível para os projetos, a existência de um departamento de comunicação, com um gerente de comunicação, que controla todo o fluxo de informação, internamente e externamente ao projeto, por meio de um plano de comunicação. Esse gerente tem a capacidade de filtrar as informações e repassar somente o necessário para cada gerente dos departamentos, evitando assim, sobrecarregamento dos mesmos.
Na décima semana, fomos convidados a pensar sobre todos os riscos que um projeto qualquer está exposto, e todas as suas consequências. Colocamos em uma cartolina todos esses riscos, separando eles de forma parecida com WBS, depois apresentamos e analisamos os nossos erros e acertos em comparação com a matriz de risco apresentada pelo professor. A falta de comprometimento da equipe, tendo em vista a conciliação dos problemas externos e internos impediu a finalização de documentos, porém sem afetar de maneira significativa no andamento do projeto.
Lições Aprendidas: Aprendemos a identificar alguns riscos de maneira mais apropriada, uma vez que realizamos previamente, no termo de abertura, a identificação inicial de riscos. Como por exemplo, a análise de severidade, consequência e probabilidade, nos dando a capacidade de priorizar os riscos mais graves e prováveis.
Na décima primeira semana, o professor nos mostrou um exemplo de uma cidade, que para se recuperar do impacto econômico da saída de montadoras, resolveu construir enormes projetos para atrair turismo para cidade, porém esse projeto não levou em consideração diversos riscos. Assim, com a ajuda do professor analisamos e identificamos os risco que aquele projeto estava exposto.
Nesta semana, iniciamos a elaboração da matriz de risco do nosso projeto, discutimos sobre as estratégias de arrecadação e o andamento da venda de rifas. Com objetivo de se aproximar mais da meta, vendemos rifas em festas de familiares e buscamos outras soluções para arrecadação. Com poucas semanas restantes para o fim do projeto, não encontramos alguma forma viável e com retorno garantido. Reconhecemos que não demos urgência apropriada para tal tarefa.
Lições Aprendidas: Aprendemos que essencial identificar corretamente os riscos na matriz de riscos e tentar evitar, mitigar, aceitar ou transferir o mesmo, para o projeto ser realizado sem problemas ou com mínimo de problemas possíveis. E também, vimos todos esses aspectos metodológicos na análise de riscos, para usarmos no nosso projeto e conseguirmos lidar com os riscos que estamos expostos.
Na décima segunda semana, foi discutido na sala de aula a questão da gestão de conflitos, os geradores, os níveis de abrangência, os tipos e o processo de resolução. E nos foi apresentado um case sobre o tema para tentarmos solucionar.
Lições Aprendidas: Aprendemos que os conflitos tendem a aparecer nos projetos, pois quando se trata de relações humanas a possibilidade de conflito é grande, porém é fundamental que os envolvidos, não só no conflito, como também no projeto, possam resolver, de maneira rápida e efetiva, com conversas e discussões.
Na décima terceira semana, fizemos uma avaliação em grupo de como foi o projeto até aquele momento, com auxílio do professor. Revimos tudo que realizamos até o momento, todos os caminhos escolhidos e atitudes, além de refletirmos sobre o que poderia ter sido melhor no projeto em geral.
Lições aprendidas: Aprendemos diversas coisas sobre o nosso projeto, como revimos tudo desde o momento de escolha do projeto até o atual momento, vimos nosso principais erros e acertos, e como poderíamos ter feito melhor e o que ainda pode ser feito. Nesse momento também, foi possível ver o melhor como a aprendizagem por projetos é um método muito eficaz de ensino, porque revendo as atividades feitas e as teorias conseguimos assimilar melhor o conteúdo.
Na décima quarta semana, pegamos o dinheiro arrecado e montamos a cesta de chocolate para a rifa. Confirmamos com o cliente a composição dos kits e se as proporções de cobertores e kits, e kits masculinos e femininos devem ser mantidas, tendo em vista o valor arrecadado. Fizemos o orçamento novamente dos kits, considerando as doações recebidas e valor arrecadado. Iniciamos a elaboração da apresentação final do projeto.
Como desejamos ajudar a ONG na entrega dos produtos finais aos moradores de rua, que ocorrem nas terças, e nos adequando com a agenda deles e a nossa, estipulamos a entrega para 3 de dezembro.
Lições Aprendidas: Aprendemos que apesar da vontade de finalização da equipe, o encerramento do projeto é uma etapa difícil do projeto, já que apresenta várias atividades ao mesmo tempo, no qual algumas dependem de fatores, como a disponibilidade do cliente e a entrega dos fornecedores para montagem dos kits
Na última semana do projeto, assistimos as primeiras apresentações finais, no qual utilizamos como base para a criação a nossa. Ajudamos a ONG na entrega de alimentos e roupas para melhor conhecermos sua rotina.
Nesta semana, realizamos as compras dos produtos via internet e em mercados para os kits de higienes com prazo de chegada máxima para dia 02/12. Com todos os produtos, elaboramos os kits e entregamos para o cliente dia 03/12, assim finalizando o projeto.