Autorizzazione e rimborsi missione

Di seguito le linee guida burocratiche per ottenere l'autorizzazione per una missione (esempio: conferenza o scuola) ed ottenere il rimborso / il pagamento delle spese.

Informazioni aggiornate a Novembre 2019.

  1. Decidere preventivamente con il proprio responsabile, su quali fondi graverà la missione: fondi propri (o fondi dottorando) o fondi di un progetto/laboratorio. I fondi dottorando sono disponibili solo a partire dal secondo anno, e sono pari al 10% dell'importo della borsa annua, cumulabili nei due anni di dottorato.
  2. Seguire le istruzioni sul sito dell'evento per l'iscrizione o la registrazione
    1. Anticipare il pagamento della quota d'iscrizione, se possibile. È possibile ottenere il rimborso anche prima di partire: nel modulo di autorizzazione si può chiedere l'anticipo della spesa purché documentata.
    2. Nota: se si preferisce non anticipare il pagamento, o se il sito richiede esplicitamente che il pagamento sia effettuato direttamente dall'università (per esempio per l'esenzione IVA), bisogna compilare e consegnare il modulo richiesta autorizzazione missione PRIMA di completare la registrazione (l'amministrazione deve richiedere all'ente fornitore del servizio di registrazione la fatturazione elettronica e altri dati amministrativi).
  3. Compilare il modulo online di Richiesta autorizzazione missione (www.ingegneria.uniroma3.it --> clicca su "Albo" --> circolari e modulistica)
    1. Compilare la sezione "Progetto su cui graverà la spesa" secondo la scelta presa al punto 1 (il titolare fondi dottorandi attualmente è Stefano Panzieri)
    2. Inserire la spesa sostenuta per la registrazione obbligatoriamente. Non è obbligatorio inserire le altre spese (soggiorno, trasporto) in questa fase, se non sono ancora state sostenute.
    3. In caso di problemi con il form online, è disponibile un modulo cartaceo sul sito http://www.inf.uniroma3.it --> Servizi --> Modulistica servizi amministrativi --> Richiesta autorizzazione missione. Contattare Ivana Perri (perri [chio] ing.uniroma3.it) per chiedere se è ancora valido.
  4. Se la missione è in Paesi extra-europei, compilare il modulo polizza assicurativa paesi extra UE e consegnarlo debitamente compilato in amministrazione nello stesso momento della richiesta di autorizzazione. L'amministrazione dovrà poi inviarlo con ad altro ufficio almeno 15 gg prima della partenza, prevedere quindi un certo anticipo.
  5. Attenersi al regolamento missioni per sapere quali sono le spese rimborsabili (trasporto, vitto, pernottamento ecc.)
  6. Dopo la partecipazione alla conferenza, completare il modulo online di richiesta liquidazione missione, e consegnarla in amministrazione. NB:
    1. Data e ora di inizio e fine missione: si riferiscono all'orario di inizio e fine del viaggio (e non all'arrivo in loco)
    2. "Missione al seguito del Docente": lasciare vuoto per dottorandi
    3. Indicare tutte le spese e specificare se sono state anticipate al ricercatore. Le eventuali spese sostenute direttamente dall'università, come la partecipazione al convegno nel caso, non vanno inserite in questo modulo, neanche come "anticipate".
    4. Le ricevute delle diverse spese vanno allegate in una mail e inviate a Ivana Perri. Per i voli sono necessarie le carte d'imbarco.
    5. L'incaricato missione è la persona che ha partecipato al convegno/evento.
    6. Come prima, in caso di problemi e previa richiesta alla segreteria, è disponibile un modulo cartaceo.