Företagsstödet värt miljoner som få använt

Bakgrund
Såhär i Corona-tider behöver vi alla göra vad vi kan för att hushålla med kapital och stötta varandra för att framtidssäkra vårt näringsliv. Har funderat mycket på vad jag i hemma-karantän, som CFO i ett högteknologiskt bolag - PulPac, som hållbart ersätter plastprodukter - kan göra för att stötta samhället och andra företag i denna svåra tid.

Vi företagare har fått ett rejält stöd för forskning och utveckling (FoU) från Riksdagen sedan 2014, men det är kantat av byråkrati och svårt för många att ta till sig. Detta utmärkta verktyg är tänkt att stärka och försvara Sveriges ledarskap inom teknologi och kommersiell utveckling. 2017 var det endast 2247 företag som använde sig av detta verktyg (SCB). Skatteverket har mycket bra information och hjälper gärna till.

Personligen får jag ofta frågor kring hur FoU-stöd fungerar i praktiken och många verkar dra sig för den något krångliga processen för att använda stödet.

Därför tänkte jag i denna guide göra min kunskap och erfarenhet fritt tillgänglig att använda för företag som kvalificerar för villkoren.

Vad är det värt?
I mitt fall tog det mig 3-4 dagar att gå igenom, sammanställa och räkna fram data på individnivå och ytterligare 4 dagar för att ta det i mål med underlag, omprövning och till slut godkännande. Totalt 1-2 veckor effektivt jobb men det resulterade i flera miljoner retroaktiv vinst för företaget och sänkte löpande kostnader med hundratusentals kronor därefter.

Hoppas att denna guide kommer till nytta och att det inspirerar andra till att dela kunskap och erfarenheter i denna kristid.

Lycka till!
Roderick Nilsson

P.S. jag konsultar inte inom detta och kan inte svara på om just ditt företag är kvalificerat eller ej, utan den bedömningen måste man själv som företagare göra och sedan visa mot Skatteverket, om det efterfrågas. D.S.

Guide till FoU-avdraget

Personligen kom jag i kontakt med lagstiftningen när jag ledde processen i ett företag där vi framgångsrikt omprövade historiska arbetsgivaravgifter värda miljoner och sparade löpande hundratusentals kronor årligen därefter.

Inledningsvis gäller det att produkt/lösning/tjänst är baserad på aktuell och strukturerad vetenskaplig forskning såsom universitetsstudier, publikationer, facklitteratur och open-source etc.

Därtill behöver bolaget ha anställda med gedigen akademisk utbildning och/eller erfarenhet, vars uppgift är att utveckla sådan produkt/lösning/tjänst kommersiellt med hjälp av den nyvunna kunskapen från forskningen.

FoU-stödet

En arbetsgivare som i kommersiellt syfte bedriver forskning eller utveckling får göra avdrag om:

• Forskningen innebär ett systematiskt och kvalificerat arbete med att ta fram ny kunskap (1 kap. 11 § SAL)

• Utvecklingen innebär ett systematiskt och kvalificerat arbete med att använda resultatet av forskning för att utveckla nya varor, tjänster eller produktionsprocesser eller väsentligt förbättra redan existerande sådana (1 kap. 12 § SAL).

Det saknar egentligen betydelse i vilken form eller omfattning företaget bedriver sin verksamhet. För varje anställd som arbetar inom utveckling av produkter/lösningar/teknik för kommersialisering (d.v.s. FoU) på mer än 75% av sin arbetstid och mer än 15h i månaden, kan bolaget sedan 2014 yrka avdrag på 10 procentenheter av Arbetsgivaravgifterna (AGA), upp till 230 000 kr i månaden.

Exempelvis kan ett företag, för varje sådan FoU-anställd med månadslön på omkring 60 000 kr, spara drygt 70 000 kronor per år och anställd mellan 2014-2020.

Ett företag med 10 utvecklare anställda 2014–2020 med samma lön, inom kriterierna för stödet, kan totala stödet vara värt omkring 4 320 000 kr över dessa sex år, vilket man kan ompröva retroaktivt. Därigenom kan man både få sänkta kostnader och tillkommande likviditet nu i dessa kristider.

Stödet utökas 2020-04-01

Dessutom har Riksdagen från 1 april 2020 ökat avdragsmöjligheten till max 450 000 SEK per månad och bolag samt att man höjt avdraget till hela 19,59 procentenheter (av 31,42 procentenheter). Vilket motsvarar en årsvis besparing på 144 000 SEK för motsvarande anställd som i exemplen ovan. Läs mer här i Regeringens Press Release.

Ergo, en FoU-anställd medför fr.om. 2020-04-01 bara 11,83% i direkta sociala kostnader om man som företag uppfyller kraven kring FoU, vilket är ett fantastiskt stöd för startups och alla bolag som investerar i vår framtid – om man använder det.

Vad gäller för att använda det?

Företag behöver inte godkännas på förhand för att börja redovisa FoU-avdrag, men verksamheten ska självklart vara kvalificerad och tåla granskning. Det finns sedan en tid tillbaka standardfält på arbetsgivardeklarationer där man fyller i löneunderlag för FoU (dvs totala lönerna för FoU-klassad personal) och det effektiva avdraget på avgifterna det innebär (fält 73-74 i gamla deklarationerna, 470-475 i nya).

Observera att vanlig produktutveckling inte omfattas, utan utvecklingsarbetet måste vara systematiskt och kvalificerat, alltså vila på resultatet av forskning för att utveckla nya varor, tjänster eller processer eller väsentligt förbättra redan befintliga.

Skatter kan omprövas inom sju år men lagen om FoU-stödet introducerades from 2014-01-01. Det kan alltså finnas stora besparingar att göra bakåt i tiden. Därmed, om ert bolag uppfyller kraven så börja rapportera redan idag och gå igenom företagets historiska lönekostnader och utvecklingsprojekt.

Hur gör man som företagare som sannolikt har FoU-arbete?

1. Börja med att kartlägga senaste löneutbetalning och nuvarande personals inför Arbetsgivardeklarationen.
Delar en exempelmall på hur man kan ställa upp det - länk till excelfil (tack Rena Rama Rolf för casting listan)

• I kartläggningen bör man inkludera tjänst, roll, titel, utbildning och avgöra om personen och dess arbete/projekt faller inom FoU.
  

• Säkerställ också att det är inom tidsreglerna (minst 75% av arbetet, minst 15h i mån ska vara FoU).
  

• Det är inte realistiskt att alla gör FoU i en organisation. Så för dem som inte har tydliga avdelningar hjälper det att visa i kartläggningen hur man resonerar kring operativ personal såsom sälj, ekonomi osv och hur man resonerat kring FoU-personalens insats inom underhåll/leverans. Det måste finnas en kvarstående förädling och inte bara en kundleverans.

2. På nästa arbetsgivardeklaration kan nu FoU-löneunderlag redovisas (fält 470-475). Skriv i ”Övrig upplysning” fältet att man kartlagt FoU-arbetet. Stödet är därefter aktivt för dig och bolaget sparar större delen av arbetsgivaravgifterna per FoU-anställd - men förvänta dig att Skatteverket kan höra av sig snart och efterfråga motivering. Dokumentation är viktigt.

3. Företaget sparar nu upp till 19.59 procentenheter av arbetsgivaravgifterna för FoU-personal. Detta är nära på 2/3 av kostnaden, och effektivt stöd finns ända upp till 450 000 kr i månaden för bolaget/koncernen.

Sök Retroaktivt FoU-stöd sedan 2014 - gå över historiska arbetsgivaravgifter och begär omprövning

4. Efter FoU-stödet är aktiverat för innevarande år rekommenderas en kartläggning på alla betalda löner från och med januari 2014.

5. Analysera hur mycket som betalats ut till personal per individ månadsvis.
Bifogar exempel på hur man kan genomföra utredningar och få stöd vid rättelsen - länk till excel här.

• Gå igenom vad medarbetare jobbat med tillsammans med Produktchef/VD/CTO för att säkerställa att kraven efterlevs både i arbete utfört men också tidskrav.
  

• För att vara tydlig och balanserad i sin analys rekommenderas att även inkludera och visa vad som är leverans eller underhållsarbete och om detta utfört av alla på t.ex. 10–15% av arbetstiden, eller om detta bara sköts av vissa individer.
  

• Sammanställ löner, räkna ut beloppen för FoU-klassad lön och avdraget per individ månadsvis. Bra att ha med titlar, tjänst och akademisk utbildning. Man kan behöva redovisa och ändra varje månads deklaration historiskt, då besluten är månatliga.
  

Om potentiella beloppen är relevanta att gå vidare med och dokumentation finns för arbetet

6. Säkerställ vetenskaplig grund tillsammans med VD/Arkitekt/Produktchef/CTO och be om källhänvisningar till olika vetenskapliga handlingar kopplade till bolagets projekt så långt tillbaka man vill gå (universitetsstudier/publikationer/facklitteratur/open-source).

7. Sätt samman en företagspresentation riktad till Skatteverket som presenterar produkt, lösning, kundnytta och teknisk komplexitet samt vad man lyckats göra inom de olika FoU-projekten – med syftet att kommersialisera nya vetenskapliga/tekniska förädlingar. Exempelvis kan du använda Vinnova-projekt, patent, publicerade artiklar, finansierings-case och vunna priser som bakgrund till varför bolaget förtjänar stödet. Google Scholar och Google Patents är tacksamma sökmotorer här.

8. Kontakta Skatteverket för information kring omprövning och hur de vill att ni går till väga. Skatteverket är i min mening en av Sveriges bästa myndigheter och de vill gärna hjälpa oss företagare göra rätt.

I mitt fall skickade jag in ett fribrev och begärde omprövning hos Regionkontoret (motsvarar blankett SKV 6891) för de deklarationer som inte gick att ändra på e-deklaration och så skickade jag med rättade historiska deklarationer på papper tillsammans med alla underlag. Fribrevet skrev jag som ett yrkande med sammanfattande motivering och förklaring till materialet och att vi upptäckt avdraget och därmed ville ändra underlaget för beskattning.

9. Det tar någon vecka sedan följer sannolikt ett par uppföljningssamtal med handläggaren för genomgång av materialet av de historiska ändringarna och en granskning att verksamheten motiverar att det är kommersialisering/utveckling av vetenskapligt baserad forskning.

10. Viktigt att tänka på - om bolaget dessutom har bokslut under tiden, eller att man gör analysen per 2019-12-31 - kan man ev. aktivera en fordran mot Skatteverket i sitt bokslut. Naturligtvis förbehållet att processen, dokumentation och verksamheten linjerar med sin revisors utlåtande.

Branschspecifikt resonemang
"Det har heller ingen betydelse om personen är anställd i det företag som bedriver forsknings- eller utvecklingsprojektet eller i ett annat företag, t.ex. ett konsultföretag eller ett bemanningsföretag. Det finns inga formella begränsningar för vilka branscher som kan omfattas eller något krav på att arbetsgivaren måste ha en viss SNI-kod som omfattar forskning eller liknande. Det avgörande för bedömningen är i stället arbetets art, dvs. att det är ett systematiskt och kvalificerat forsknings- eller utvecklingsarbete hos det företag som bedriver FoU-projektet (jfr prop. 2013/14:1 s. 522)" (Skatteverket)

Gällande programmering och mjukvaruutveckling finns det tonvis med forskningsrapporter och vetenskapliga artiklar kring alla olika open source platform, tekniker, algoritmer osv. Likaså kan man argumentera att Open Source är vetenskaplig forskning från andra bolag som man tar rygg på. Om man systematiskt ovanpå det utvecklar och tillämpar sådan ny teknik, i kommersiellt syfte, för att väsentligt förbättra sin platform/app/program m.m kan det kvalificera inom FoU-stödet.

För industriföretag finns det mycket kring patent, processer, styrsystem, kvalitetsarbete som man kan hämta och lära från vetenskapliga studier.

Likaså inom logistik om man har dedikerad personal som väsentligt utvecklar sådana system/metoder/algoritmer baserat på forskning.

För materialbolag finns det mycket kring teknik, patent, kemi, hållfastlära och man kan resonera kring.

För innovationsbolag och konsulter är det extra viktigt hur man dokumenterar projekt, säkerställer spårbarhet på personer, tid och deras insatser över tid, samt kopplar detta till forskning, nya rön och tekniska landvinningar.

Återigen, underhåll och kundleverans samt vanlig produktutveckling är inte skäl för FoU-stöd utan det ska följa Skatteverkets riktlinjer.

Mer om kraven
Vanlig produktutveckling omfattas inte. Systematiskt arbete innebär att undersöka, genomföra eller följa upp enligt en viss metod (planering). Kvalificerat arbete innebär i sin tur att det ska ha ett riktigt forsknings- eller utvecklingsinnehåll. Stödet ska vara begränsat till faktiskt och direkt arbete med forskning eller utveckling. Olika stöd-/kring-funktioner ingår inte.

Utveckling är ett systematiskt och kvalificerat arbete med att använda resultatet av forskning för att utveckla nya varor, tjänster eller produktionsprocesser eller väsentligt förbättra redan existerande sådana.

Det har heller ingen betydelse om personen är anställd i det företag som bedriver forsknings- eller utvecklingsprojektet eller i ett annat företag, t.ex. ett konsultföretag eller ett bemanningsföretag. Det finns inga formella begränsningar för vilka branscher som kan omfattas eller något krav på att arbetsgivaren måste ha en viss SNI-kod som omfattar forskning eller liknande. Det avgörande för bedömningen är i stället arbetets art, dvs. att det är ett systematiskt och kvalificerat forsknings- eller utvecklingsarbete hos det företag som bedriver FoU-projektet

Läs mer på Skatteverkets site:
https://www4.skatteverket.se/rattsligvagledning/edition/2020.3/1334.html