Semana a Semana

Nessa seção disponibilizaremos nosso dia a dia de execução do projeto, semana a semana, até a entrega do produto final.

1ª Semana

Na primeira semana fomos apresentados à disciplina Gestão de Projetos ministrada pelo professor João Arantes. Recebemos informações sobre o conteúdo e a metodologia das aulas, assim como as formas de avaliação.

Nos foram apresentados os temas de projetos e as premissas para seu início. Assim, deveríamos formar um grupo de cinco pessoas e escolher um dos projetos.

Formamos o grupo composto por Matheus, Luis, Gabriel, Henrique e Thiago. Escolhemos o Projeto Ventiladores, no qual deveríamos obter três ventiladores de Parede totalizando o orçamento de 1.500,00 reais para a Comunidade Impacto.

Para acompanhamento do projeto, uma das atividades passadas pelo professor foi a criação deste website. No conteúdo de aula já tivemos de aprendizagem imediata que a organização e o comprometimento de todos os integrantes do grupo seria crucial para o bom desenvolvimento do projeto.

2ª Semana

Realizamos o primeiro contato com o cliente. Marcando uma reunião para a semana seguinte com a organizadora da ONG - Comunidade Impacto, Débora.

Em sala, tivemos acesso a exemplos de projetos anteriores e até mesmo projetos de outras instituições, com as quais o professor João Arantes trabalhou e realizou os projetos com sucessos.

O site começou a ganhar suas primeiras informações a respeito da descrição do projeto e a instituição envolvida. Adicionalmente, foi enviada a URL do site para o professor.

Aprendemos um pouco mais sobre a comunicação dos integrantes do grupo e começamos a pensar como seriam as divisões das tarefas, com qual tipo de tarefa cada um se identificaria mais e como planejar os próximos movimentos. O nosso primeiro contato com a Débora foi muito importante para nós, pois nos sentimos, de imediato, abraçados pela causa. Ela demonstrou total interesse tanto em marcar a reunião, como se dispôs a nos encontrar em qualquer lugar que fosse melhor.

Tiramos a conclusão que a união do grupo seria mais uma importante ferramenta a ser utilizada para o sucesso do projeto.

3ª Semana

Nessa semana aprendemos o primeiro documento necessário para o andamento do projeto: o Termo de Abertura do Projeto. Em aula, também tivemos a introdução da Estratégia de Captação de Recursos.

A Sra. Débora, organizadora da Comunidade Impacto, topou se reunir conosco na própria EPPEN. Na reunião foi nos passado as principais dificuldades da ONG e percebemos que os três ventiladores eram importantes, porém havia outro projeto que teria um impacto maior na comunidade, caso escolhido.

O projeto se intitulava Nota Fiscal Paulista, nele deveríamos conseguir 50 pessoas para se cadastrarem no sistema para doação automática da Nota Fiscal Paulista. Sendo assim, resolvemos mudar o escopo do projeto e marcamos uma visita pessoal à ONG.

Assim, definimos para nossa estratégia que cada integrante do grupo deveria conseguir convencer pelo menos 10 pessoas para o cadastro da doação automática da Nota Fiscal Paulista.

Vimos os projetos anteriores ao nosso, achamos o grupo que tinha realizado este mesmo trabalho para a Comunidade Impacto. Conseguimos nos comunicar com eles, e vimos que o nosso empenho deveria ser árduo, pois conseguir o convencimento da pessoas para o cadastro e atingir a meta seriam riscos grandes que teríamos que encarar.

Ao analisar o panorama destas três primeiras semanas, tivemos de aprendizagem que o cumprimento de prazos e datas seria crucial para a manutenção da organização das nossas atividades.

4ª Semana

Fizemos uma apresentação para a turma e para o professor, contendo informações sobre o projeto, o cliente, as responsabilidades dos integrantes e quais estratégias que o grupo pretendia seguir. Recebemos um feedback positivo do professor, porém fomos mais uma vez alertados sobre as dificuldades que nos aguardavam durante o projeto, principalmente para a realização dos cadastros.

Realizamos a visita à instituição com o intuito de conhecer de perto o projeto e as pessoas por ele atendidas. Notamos que de fato havia a necessidade da compra dos ventiladores para a instituição pois, as salas que receberiam os ventiladores eram muito quentes e a situação piorava muito em dias com temperaturas elevadas. Porém, ao ter acesso as demonstrações financeiras da ONG e ao sabermos de um projeto secundário que vinha sendo desenvolvido com os familiares das crianças atendidas, nós do grupo tivemos a certeza que realizando os cadastros ajudaríamos mais as pessoas envolvidas do que doando os ventiladores.

No caminho de ida até a ONG pudemos ter a dimensão da importância daquele projeto, pois a mesma está localizada na periferia de Osasco, em uma região com altíssimas taxas de criminalidade. Assim, a instituição tem um papel fundamental para a comunidade daquela região, pois são oferecidas atividades de recreação, de reforço escolar e é propiciado às crianças um ambiente apropriado para o desenvolvimento do caráter das mesmas, reduzindo a possibilidade de contato com a criminalidade que, como mencionado anteriormente, é um sério problema da região.

Como principal aprendizado da semana, ficou que teríamos muita dificuldade em realizar os cadastros pois, nenhum grupo anterior ao nosso havia conseguido chegar a meta estabelecida de 50 cadastros. para alcançarmos esse número, o grupo chegou a conclusão de que seria necessário estabelecer uma meta semanal e que essa meta teria que ser alcançada de maneira ortodoxa em todas as semanas.

5ª Semana

Cada integrante já havia convencido e/ ou cadastrado pelo menos 4 pessoas no site da Nota Fiscal Paulista. O gerente do projeto Luis, demonstrando um grande engajamento com a causa, conseguiu realizar 8 cadastros nessa semana, gerando uma margem confortável para o desenvolvimento das demais etapas do trabalho. Durante a reunião semanal, definimos a estratégia utilizada para comprovação da realização dos cadastros e armazenamento dos dados dos voluntários para entregá-los a administradora da ONG ao final do projeto. A documentação para a comprovação do cadastro foi revisada e verificamos que já havíamos conseguido 11 cadastros.

Entretanto, no decorrer dessa semana nos deparamos com a primeira e talvez a maior adversidade que enfrentaríamos no nosso projeto: Recebemos a notícia que o integrante Henrique, teria que desistir do projeto por motivo de um sério problema de saúde. Com isso, tivemos que passar a contar com uma meta individual maior de cadastros por pessoa, tendo em vista que já se passaram cinco semanas, foi uma perda impactante para o desenvolvimento do projeto.

Em sala, aprendemos a técnica de gestão de projetos denominada Work Breakdown Structure (WBS). Essa técnica tem como função principal fornecer um panorama das atividades que serão desenvolvidas ao longo do projeto. A sua elaboração consiste na identificação das macroatividades e, das atividades "filhas" dessa macroatividade. É importante ressaltar que as atividades filhas devem ser coerentes com a macroatividade a qual estão relacionadas.

O grupo se reuniu em sala e, a partir da técnica demonstrada pelo professor, desenvolvemos o WBS do nosso projeto, definido as macroatividades e as atividades filhas, com o intuito de alcançar uma maior organização das atividades e de visualizar, de uma maneira geral, o que era preciso ser feito passo a passo para alcançar êxito no desenvolvimento do projeto.

6ª Semana

Após sabermos da perda de nosso integrante, durante a reunião semanal, estabelecemos algumas novas diretrizes do projeto. Nos planejamos para fazer um ajuste da meta individual de cadastros, visando suprir a lacuna deixada pela desistência do nosso integrante. Cada um deveria realizar 13 cadastros, assim superando a média de 50, mas tendo uma folga para alguns problemas, com uma margem de segurança de 2 cadastros no total.

Tivemos também que definir como ficaria a atualização do site, pois essa tarefa estava entre as atribuições do Integrante Henrique. Definimos que o Gabriel seria o responsável porém, todos os demais integrantes deveriam contribuir na realização dessa tarefa.

Em sala, aprendemos a fazer um dos principais métodos de análise de planejamento de projetos: A rede de atividades do projeto. A rede de atividades tem como função primordial demonstrar a sequência de atividades que serão realizadas durante a realização do projeto. A partir daí, conseguimos obter o caminho crítico do projeto, que são as atividades que demandam maior atenção dos envolvidos, pois necessitam de uma maior aplicação dos recursos disponíveis para que sejam desenvolvidos e, no caso de um atraso das atividades envolvidas no caminho crítico do projeto, todo o desenvolvimento do projeto e o prazo de entrega serão diretamente afetados, causando problemas para o grupo e, por conseguinte, gerando atraso na entrega do serviço.

Nos reunimos na sala após a explanação do professor acerca da técnica mencionada anteriormente, e desenvolvemos a rede de atividades do projeto. Com o desenvolvimento da rede de atividades, pudemos concluir que a principal atividade integrante do caminho critico do nosso projeto, era a realização dos cadastros pois, sem os cadastros não teríamos êxito em nossa tarefa.

7ª Semana

Foi realizada a reunião semanal do projeto e, durante esta fizemos o acompanhamento dos cadastros já realizados e das pessoas convencidas a colaborar. Após a reunião, concluímos que os cadastros estavam dentro da meta, respeitando o prazo estabelecido pelo caminho crítico do projeto.

Nessa semana surgiu como um plano B, caso nosso projeto estivesse atrasado, no inicio do mês de Outubro realizar um mutirão de cadastramentos em algum grande comércio de Osasco. Foi feita uma sondagem em alguns hipermercados da região central de Osasco, porém não obtivemos sucesso em realizar o evento.

Na sétima semana, o tema da aula foi como lidar com os riscos relacionados ao projeto. A aula abordou desde riscos simples, até riscos complexos e a maneira como deveríamos lidar com eles. Vimos em aula prática como deve ser feita a Matriz de Responsabilidades que estabelece um responsável pelo desenvolvimento de cada atividade referente ao projeto com a finalidade de esclarecer e organizar quem é responsável pelo que.

Desenvolvemos também a técnica da montagem da matriz de riscos que tem como principal objetivo identificar e estabelecer uma ação a ser tomada com a finalidade de prevenir, mitigar ou eliminar a incidência dos riscos sobre o trabalho.

Tivemos a ciência de que na 9ª Semana seria realizada a segunda apresentação do curso.

Os cadastros estavam sendo atualizados e as tentativas de novos interessados era cada vez mais procurada, cada um estava com a meta traçada em mente e em busca de realizá-la

8ª Semana

Na oitava semana, em sala de aula tivemos a apresentação das Matrizes de Risco e de Severidade e contato com integrantes da turma para divulgar nosso projeto e, assim, na faculdade tentarmos buscar mais cadastros de CPFs.

Elaboramos a segunda apresentação para o professor e nossa turma. Deveríamos apresentar o que tinha sido feito até o momento.

A apresentação em slides contém todos os documentos elaborados: Cronograma Macro, WBS, Rede de Atividades, Estratégia de Captação, Matriz de Responsabilidade, Plano de Comunicação e a Matriz de Risco.

Entretanto, havia apenas um erro conceitual na nossa Rede de Atividades. Nós havíamos segregado a etapa "Planejamento" do WBS em partes na nossa Rede de Atividades, sendo que, segundo o professor, bastaria apresentá-la como uma etapa única, uma vez que já havíamos passado por esta etapa. Além disso, com o intuito de aprimorar ainda mais esta documentação, o professor nos orientou a colocar em série as etapas de "Divulgação" e "Cadastramento dos CPFs" , a princípio apresentadas em paralelo, facilitando o seu entendimento.

9ª Semana

Aconteceu na aula dessa semana a apresentação do desenvolvimento do projeto de alguns grupos. Nela, percebemos que havia como melhorarmos ainda mais a documentação do nosso projeto, ao observarmos alguns dos documentos apresentados pelos outros grupos.

Nosso planejamento de metas individuais segue conforme planejado, estando ainda acima desta em 2 cadastros no somatório de todos os integrantes.

10ª Semana

Nos deparamos com um problema sério nesta semana. Todas as tentativas de cadastrar os CPFs estão dando problemas, em distintas etapas do processo no próprio site do governo. Tentamos realizar o cadastro em horários distintos, utilizando links de internet diferentes, web browsers distintos e em todos os dias desta semana, porém, tivemos sucesso apenas com a realização de um único cadastro no sábado à noite. Tentamos contato pelo email e telefone de atendimento fornecidos através do próprio portal do governo e fomos informados de uma instabilidade crítica a qual não possuía ainda um prazo para resolução. Felizmente, ficamos apenas 1 cadastro abaixo da meta estipulada para essa semana, resultado o qual foi possível apenas devido ao esforço individual proativo de cada um nas semanas anteriores.

11ª Semana

O problema da semana anterior persistiu, nos possibilitando cadastrar apenas 2 CPFs e totalizando 43 cadastros ao todo, ou seja, ainda 7 abaixo do nosso objetivo final. Para o nosso alívio, fomos informados pela Sra. Débora, organizadora da Comunidade Impacto, de que é comum o site ficar fora do ar por 10-15 dias eventualmente, principalmente quando passada a metade do mês vigente. Sendo assim, seguimos com as nossas tentativas diárias de cadastramento, porém, com um índice de sucesso inferior ao esperado.

12ª Semana

Chegamos na reta final dos cadastramentos. Nessa semana resolvemos "negociar" com o pessoal que faz o curso conosco. Compramos rifas de diversos grupos e os mesmos também nos ajudaram com o cadastro do CPF. Finalizamos os cadastramentos! Batemos a meta!

13ª Semana

Em sala, o professor nos passou uma atividade que consistia em desenhar o que o curso de projetos representava para nós. Nosso grupo desenhou uma bomba relógio, que tinha como tempo de explosão 15 semanas. Além disso escrevemos no pavio da bomba o que deveríamos fazer para conseguir desativá-la a tempo: Ter comprometimento, trabalho em equipe, comunicação com o cliente, organização, gestão de pessoas e entrega final do serviço.

14ª Semana

Nessa semana fizemos a apresentação final do nosso trabalho, apesar de na última apresentação não nos destacarmos e recebermos muitas críticas, principalmente sobre os nossos documentos, não nos deixamos abater e reformulamos tudo, até recebemos uns elogios do professor João, foi muito gratificante para nós.

Além de obtermos sucesso no desenvolvimento do trabalho, ouvir um elogio pela organização de quem leciona a matéria não tem preço, agendamos também junto com a nossa Instituição, Comunidade Impacto, como seria realizado a entrega dos dados e dos documentos dos cadastros realizados para que tudo ocorresse conforme o prazo determinado.

15ª Semana

Foi a última semana do projeto, outros grupos apresentaram a versão final de seus projetos. Nosso grupo se intensificou nas atividades finais com a ONG, Comunidade Impacto, e na formulação dos últimos requisitos pedidos pelo professor João, visto que nosso trabalho foi bem apresentado e estava tudo em ordem segundo ele.

As atividades foram: o registro fotográfico do grupo, avaliação do cliente pelo serviço prestado e a formulação de uma apresentação para o journal.