A seguir, consta o passo a passo do andamento do projeto, desde o início do curso até a entrega do trabalho.

Semana 1

Na primeira semana de aula, o professor explicou o conteúdo programático da disciplina e nos deu as primeiras orientações para a elaboração do projeto. Sendo assim, a primeira etapa consistiu na organização do grupo de trabalho, escolha do tema do projeto e criação do site, que foi enviado para o e-mail do professor João Arantes através de um formulário.

Lições aprendidas:

Aprendemos sobre a importância da gestão de projetos, tendo em vista que lidaremos com projetos em todos os âmbitos da carreira acadêmica, profissional e vida pessoal. Com isso, entramos em consenso para escolher o tema do projeto e começamos a utilizar a ferramenta google sites para dar andamento aos próximos passos.

Semana 2

Na segunda aula, organizamos as funções de cada membro do grupo. Com isto, entramos em contato com o cliente, no qual retornou o e-mail marcando um horário presencial para ordenar o projeto. Além das divisões das funções, como o projeto já está estabelecido, foi possível criar um logo para site e especificar mais sobre a instituição e nossos objetivos.

Lições aprendidas:

A organização inicial foi importante tanto para mudar o site como para entrar em contato com o cliente. Vale ressaltar a necessidade de entrar em contato com o cliente o mais rápido possível, pois há muitas vezes conflitos de agendas que acaba postergando um pouco a data, e também, há possibilidades de mudanças do projeto inicial para o projeto efetivo. Por isso, a maior lição é a organização inicial de funções e velocidade de entrar em contato.

Semana 3

Na terceira semana de aula, continuamos a aperfeiçoar o design do site com as transformações do logo. Além disso, no contato com o cliente, remarcamos o dia da visita para determinarmos o escopo do projeto, ou seja, conciliamos as agendas.

Lições aprendidas:

Na redefinição do logo do site, foi importante a discussão e votação do grupo, além das contribuições e opiniões de cada um, ou seja, estamos continuamente aprendendo a trabalhar em grupo. O contato com o cliente foi importante para conciliarmos as agendas de ambos, do grupo do projeto e do cliente, com isso, aprendemos o melhor modo de contatar o mesmo e como negociarmos as possíveis datas.

Semana 4

Na quarta semana de projeto conseguimos fazer uma reunião presencial com o cliente, de modo que a temática do projeto mudasse. Ao invés de produzir um vídeo, ficamos com a responsabilidade de auxiliar na busca por personalidades para participarem do vídeo a fim de atrair mais padrinhos para o programa de apadrinhamento financeiro. Além disso, estudaremos o banco de dados sobre os apadrinhadores atuais na finalidade de traçar o perfil geral deles e detalhar melhores estratégias de impulsionamento de mídias, o que exigirá a criações de planilhas e gráficos para melhor compreensão. Foram feitas, então, mudanças na logo do site, assim como no nome do projeto, que passou a ser "Projeto Capital Afetivo", ornando melhor com o novo tema. Demos continuidade também à criação do termo de abertura do projeto, que foi abordado em sala de aula.

Lições Aprendidas:

Esta mudança na temática foi importante para melhorarmos nossa capacidade adaptativa, tendo em vista os vários contratempos que podem ocorrer ao longo do projeto. Além disso, a realização de uma reunião presencial destacou a importância da comunicação, em especial com o cliente, para o sucesso de uma iniciativa, apesar das dificuldades enfrentadas em relação a disponibilidade de ambas as partes.

Semana 5

Na quinta semana o professor explicou sobre estratégias iniciais de captação de recursos e ressaltou a importância de uma estratégia bem elaborada para atingir a meta estabelecida. Além disso, a ONG nos repassou a base de dados para podermos analisar e traçar o perfil dos doadores e, com isso, contatar possíveis personalidades que se enquadrem na proposta do projeto. Por fim, compartilhamos ideias e estabelecemos novas metas para o desenvolvimento do projeto, estabelecemos novos prazos e dividimos as tarefas.

Lições Aprendidas:

Apesar do nosso projeto não envolver captação a aula nos trouxe conhecimento e uma reflexão crítica sobre o processo de ensino-aprendizagem, outro ponto importante é que a mudança no objetivo do projeto nos fez realinhar as metas e responsabilidades de cada membro envolvido, sendo assim, foi uma semana onde aprendemos a nos adaptar diante dos novos desafios.

Semana 6

Na sexta semana o professor explicou sobre como montar um WBS (ou Work breakdown structure que traduzindo seria algo como Estrutura Analítica de Projetos) e apontou os principais erros cometidos (até mesmo por pessoas experientes em Gestão de Projetos). Através do WBS executado pelo programa "wbs schedule pro" (indicado pelo professor) conseguimos organizar de forma mais clara todas as tarefas que nosso projeto exige, tornando mais facilmente gerenciáveis nossas ações .

Lições Aprendidas:

O WBS parece ser um conceito simples, e talvez essa simplicidade pode levar a erros bastante frequentes, e que acabam prejudicando o entender geral do projeto (principalmente quando alguém de fora analisa o WBS, pois este deve ser claro para qualquer um entender o que é e o que faz aquele projeto). Neste ponto, acabamos errando alguns componentes do WBS, e tendo uma dificuldade para mexer no programa (pois, a interface não é tão intuitiva na primeira vista). Portanto, as lições aprendidas são: analisar de forma minuciosa e tentar colocar outra pessoa para ver o WBS (desta forma, caso ela entenda completamente o projeto, já existe uma grande chance do WBS estar mais claro).

Semana 7

Na sétima semana fizemos a primeira revalidação do andamento do projeto com o cliente, uma vez que essa era uma recomendação. Após isso podemos começar, de fato, a contatar as personalidades mapeadas. Além disso, tivemos algumas dificuldades com o cronograma e alocação de atividades, o que acarretou no adiamento de algumas delas, como as alterações recomendadas pelo professor na semana anterior (6).

Lições Aprendidas:

A partir disso pudemos aprender a importância de manter o cronograma atualizado e mapeamos algumas ferramentas que pudessem nos auxiliar na divisão de tarefas, como planilhas compartilhadas no Google Drive. O contato e validação do cliente também foi um ponto importante na semana, pois aprendemos a nos comunicar e focar nas premissas e restrições impostas no primeiro contato com o mesmo.

Semana 8

Na oitava semana o projeto ficou relativamente parado, nenhum dos membros compareceu à aula devido a uma semana intensa de provas e trabalhos; cuidamos apenas da manutenção do site e mantivemos contato com o cliente, que não deu um feedback definitivo sobre o nosso andamento e sem essa avaliação o andamento do projeto como um todo atrasou ainda mais.

Lições Aprendidas:

Nesta semana percebemos mais intensamente a dificuldade que se enfrenta ao tentar conciliar as etapas de um projeto e os estudos, entendemos na prática a necessidade de planejamento no cotidiano. Além disso, enfrentemos muitas dificuldades na comunicação com o cliente, o que prejudica o andamento do projeto, mas entendemos que nestes casos é necessária persistência para se obter o feedback necessário.

Semana 9

Na nona semana o professor explicou sobre a importância da comunicação e alertou sobre problemas decorrentes de falhas na comunicação interna e externa , além disso, tivemos o primeiro contato com a ferramenta PERT/CPM, que tem como função adicionar as etapas do projeto em ordem cronológica com os prazos de entrega.

Lições Aprendidas:

Nesta semana percebemos a importância de mantermos uma comunicação clara e objetiva para evitar falhas no processo, uma vez que, nosso projeto tem como objetivo contatar personalidades. Outro ponto importante é que buscamos validar com a cliente o que havíamos feito até o momento e se ela estava de acordo com a proposta do grupo.

Semana 10

Na décima semana, tivemos o contanto com a matriz de riscos (um WBS que têm como objetivo destacar os riscos envolvidos no projeto, de modo a mitigá-los, evita-los, aceitá-los ou transferi-los). Tivemos uma atividade em sala, para construirmos um WBS de risco, e também interagir com outro grupo, para debater como seria feito o WBS. No final, o professor apresentou um WBS de riscos genérico que pode ser encontrado no PMBOK, de modo a nos orientar para utilizarmos essa estrutura no nosso projeto.

Lições Aprendidas:

Nesta semana, tivemos um contanto de forma mais clara com os riscos que estavam no nosso projeto, e conseguimos tentar criar estratégias para lidar com eles. Tivemos a noção que, parte do projeto possuía alto risco, ou seja, com alta probabilidade de ocorrer, o que teria um grande impacto, fazendo repensarmos sobre o projeto.

Semana 11

Na décima primeira semana tivemos contato com alguns estudos de caso onde pudemos identificar os riscos de acordo com a matriz apresentada na semana passada. Além disso, continuamos as análises do banco de dados da Instituição, gerando gráficos e indicadores que serão apresentados ao cliente ao final. Também entramos em contato com o cliente e compartilhamos nossa preocupação acerca do contato com as personalidades, uma atividade de alto risco.

Lições Aprendidas:

Nesta semana pudemos ter um contato mais aproximado com a matriz de riscos, e a reflexão acerca das nossas atividades continuou durante essa semana, isso foi importante para contatarmos o cliente e propor algumas alternativas (como mudança de escopo do projeto, por exemplo). Foi interessante essa reflexão pois aprendemos a avaliar os tipos de riscos que estamos suscetíveis e como podemos enfrentá-los.

Semana 12

Na décima segunda semana do projeto demos prosseguimento à construção da nossa matriz de risco, tendo como base alguns outros casos apresentados pelo professor em sala de aula. Além disso, marcamos uma reunião presencial com o cliente para apresentar o relatório parcial referente ao estudo do doadores solicitado por ele. Entramos, também, em contato com mais algumas personalidades, porém, como esperado, não obtivemos resposta. Conversamos com o professor sobre essa questão e ele nos aconselhou a conversar com o cliente para não dar procedimento à essa parte do projeto, tendo em vista que é um risco que não pode ser mitigado. Contatamos o cliente sobre nossa decisão e ele aceitou sem problemas, tendo em vista que já estava ciente da dificuldade que teríamos, sendo assim, nos concentramos totalmente em terminar o relatório sobre os doadores.

Lições Aprendidas:

Nesta semana entendemos melhor, através dos exemplos vistos em sala, como um risco do projeto pode expandir-se quanto ao seu impacto e magnitude. Também entendemos melhor a importância do contato com o cliente, tendo em vista que caso não tivéssemos contatado-o, estaríamos até então persistindo em um ponto que não daria certo, o que consumiria tempo e desgastaria os integrantes do grupo de maneira geral.

Semana 13

Na décima terceira semana, tivemos uma dinâmica em grupo para preparação do relatório final, o professor apresentou algumas questões para orientar nossa entrega. As perguntas abordadas foram: o que motivou a escolha do projeto, sobre o produto, papeis e responsabilidades, sobre captação de recursos e sobre os problemas enfrentados ao longo do projeto. Além disso, nesta semana fizemos a última visita na ONG e apresentamos o relatório que havíamos feito utilizando a base de dados que foi fornecida pela Virgínia, durante a explicação do relatório nossa cliente pediu para acrescentarmos na análise a relação entre idade e forma de pagamento e quantidade doada.

Lições Aprendidas:

Nessa semana já na reta final do projeto, ter participado da dinâmica em grupo com objetivo de nos preparar para a apresentação final, proposta pelo professor João Arantes, foi essencial para nos fazer refletir sobre tudo o que havíamos desenvolvido e sobre todas as ferramentas que aprendemos ao longo da disciplina. Além disso, conseguimos conversar de forma presencial com a nossa cliente e foi super importante para fazermos os últimos ajustes antes da entrega final.

Semana 14

Na décima quarta semana do projeto, tivemos a apresentação final. Criamos um PowerPoint com tópicos relacionado ao formulário disponibilizado pelo professor, como por exemplo: explicar sobre a ONG e seus programas, passo a passo do projeto, apresentar o grupo e função de cada, principais problemas, lições aprendidas e os resultados e feedback.

O projeto sobre análise de banco de dados foi concluído, e será entregue antes da data final do término do projeto (semana 15). Em relação as personalidades, devido a impossibilidade de conseguir contatar celebridades por meios simples (direct, e-mail, mensagens nas redes sociais, etc) e a própria admitir que de fato, a abordagem foi erronia, não conseguimos contatar uma personalidade para participar do vídeo, todavia listamos celebridades possíveis, na qual a própria cliente usará (usando outras estratégias, como contanto com agentes ou usando parcerias).

Lições Aprendidas:

No inicio do projeto, era a criação de um vídeo que tomou rumos completantes distintos daquele proposto (como contatar uma personalidade e lidar com o banco de dados da ONG, ou seja, mudança escopo do projeto), dessa forma, vale questionar se há condições de continuidade com o projeto (o professor considerou um equívoco da parte dele e da cliente, em ter disponibilizado este projeto e da cliente, tentar contatar personalidades inalcançáveis).

No entanto, houve boa comunicação com a cliente (apesar de alguma demora no feedback devido tempo escasso da cliente) e conseguimos entender melhor o planejamento e as formas de lidar com o risco. Conseguimos aplicar as ferramentas de WBS em outros projetos, o que mostrou que, ensinamentos da aula de Gestão de Projetos não são para aula de Gestão de Projetos apenas, e sim, para organizar e estruturar de forma clara e eficiente qualquer projeto que fizermos dentro e fora da universidade.

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