Semana 6

Na sexta semana o professor explicou sobre como montar um WBS (ou Work breakdown structure que traduzindo seria algo como Estrutura Analítica de Projetos) e apontou os principais erros cometidos (até mesmo por pessoas experientes em Gestão de Projetos). Através do WBS executado pelo programa "wbs schedule pro" (indicado pelo professor) conseguimos organizar de forma mais clara todas as tarefas que nosso projeto exige, tornando mais facilmente gerenciáveis nossas ações .

• Lições Aprendidas:

O WBS parece ser um conceito simples, e talvez essa simplicidade pode levar a erros bastante frequentes, e que acabam prejudicando o entender geral do projeto (principalmente quando alguém de fora analisa o WBS, pois este deve ser claro para qualquer um entender o que é e o que faz aquele projeto). Neste ponto, acabamos errando alguns componentes do WBS, e tendo uma dificuldade para mexer no programa (pois, a interface não é tão intuitiva na primeira vista). Portanto, as lições aprendidas são: analisar de forma minuciosa e tentar colocar outra pessoa para ver o WBS (desta forma, caso ela entenda completamente o projeto, já existe uma grande chance do WBS estar mais claro).

Na oitava semana o projeto ficou relativamente parado, nenhum dos membros compareceu à aula devido a uma semana intensa de provas e trabalhos; cuidamos apenas da manutenção do site e mantivemos contato com o cliente, que não deu um feedback definitivo sobre o nosso andamento e sem essa avaliação o andamento do projeto como um todo atrasou ainda mais.

• Lições Aprendidas:

Nesta semana percebemos mais intensamente a dificuldade que se enfrenta ao tentar conciliar as etapas de um projeto e os estudos, entendemos na prática a necessidade de planejamento no cotidiano. Além disso, enfrentemos muitas dificuldades na comunicação com o cliente, o que prejudica o andamento do projeto, mas entendemos que nestes casos é necessária persistência para se obter o feedback necessário.

Na décima semana, tivemos o contanto com a matriz de riscos (um WBS que têm como objetivo destacar os riscos envolvidos no projeto, de modo a mitigá-los, evita-los, aceitá-los ou transferi-los). Tivemos uma atividade em sala, para construirmos um WBS de risco, e também interagir com outro grupo, para debater como seria feito o WBS. No final, o professor apresentou um WBS de riscos genérico que pode ser encontrado no PMBOK, de modo a nos orientar para utilizarmos essa estrutura no nosso projeto.

• Lições Aprendidas:

Nesta semana, tivemos um contanto de forma mais clara com os riscos que estavam no nosso projeto, e conseguimos tentar criar estratégias para lidar com eles. Tivemos a noção que, parte do projeto possuía alto risco, ou seja, com alta probabilidade de ocorrer, o que teria um grande impacto, fazendo repensarmos sobre o projeto.

Na décima segunda semana do projeto demos prosseguimento à construção da nossa matriz de risco, tendo como base alguns outros casos apresentados pelo professor em sala de aula. Além disso, marcamos uma reunião presencial com o cliente para apresentar o relatório parcial referente ao estudo do doadores solicitado por ele. Entramos, também, em contato com mais algumas personalidades, porém, como esperado, não obtivemos resposta. Conversamos com o professor sobre essa questão e ele nos aconselhou a conversar com o cliente para não dar procedimento à essa parte do projeto, tendo em vista que é um risco que não pode ser mitigado. Contatamos o cliente sobre nossa decisão e ele aceitou sem problemas, tendo em vista que já estava ciente da dificuldade que teríamos, sendo assim, nos concentramos totalmente em terminar o relatório sobre os doadores.

• Lições Aprendidas:

Nesta semana entendemos melhor, através dos exemplos vistos em sala, como um risco do projeto pode expandir-se quanto ao seu impacto e magnitude. Também entendemos melhor a importância do contato com o cliente, tendo em vista que caso não tivéssemos contatado-o, estaríamos até então persistindo em um ponto que não daria certo, o que consumiria tempo e desgastaria os integrantes do grupo de maneira geral.

Na décima quarta semana do projeto, tivemos a apresentação final. Criamos um PowerPoint com tópicos relacionado ao formulário disponibilizado pelo professor, como por exemplo: explicar sobre a ONG e seus programas, passo a passo do projeto, apresentar o grupo e função de cada, principais problemas, lições aprendidas e os resultados e feedback.

O projeto sobre análise de banco de dados foi concluído, e será entregue antes da data final do término do projeto (semana 15). Em relação as personalidades, devido a impossibilidade de conseguir contatar celebridades por meios simples (direct, e-mail, mensagens nas redes sociais, etc) e a própria admitir que de fato, a abordagem foi erronia, não conseguimos contatar uma personalidade para participar do vídeo, todavia listamos celebridades possíveis, na qual a própria cliente usará (usando outras estratégias, como contanto com agentes ou usando parcerias).

• Lições Aprendidas:

No inicio do projeto, era a criação de um vídeo que tomou rumos completantes distintos daquele proposto (como contatar uma personalidade e lidar com o banco de dados da ONG, ou seja, mudança escopo do projeto), dessa forma, vale questionar se há condições de continuidade com o projeto (o professor considerou um equívoco da parte dele e da cliente, em ter disponibilizado este projeto e da cliente, tentar contatar personalidades inalcançáveis).

No entanto, houve boa comunicação com a cliente (apesar de alguma demora no feedback devido tempo escasso da cliente) e conseguimos entender melhor o planejamento e as formas de lidar com o risco. Conseguimos aplicar as ferramentas de WBS em outros projetos, o que mostrou que, ensinamentos da aula de Gestão de Projetos não são para aula de Gestão de Projetos apenas, e sim, para organizar e estruturar de forma clara e eficiente qualquer projeto que fizermos dentro e fora da universidade.