Manuel d'utilisation

I.Les requis d’installation :

Avoir un système d’exploitation Windows 7, 8 ou 10 Type 64 bits

Avoir une version activée et complète d’office 2010 ou plus, de version 64 bits ; contenant notamment l’ACCESS

Etre protégé contre les programmes malveillants par un bon anti-virus

Régler votre ordinateur en nommant votre compte utilisateur Windows et la monnaie utilisé du pays

II.L’installation

III.Activation

IV.Gestion d'accés

1.Définition des utilisateurs et login

Les utilisateurs usuels de l'application sont définis avec des noms U1, U2, U3... avec leurs fonctions dans l'entreprise avec des mots de passe correspondants 1, 2, 3 ... .L'administrateur log avec U3 et mot de passe 3 ; change le U3 avec son nom ainsi que les noms de ces collègues, et laisse chacun des utilisateurs après l'activation de définir son mot de passe d'une façon confidentielle.

Si l'administrateur ajoute un nouveau utilisateur et l'attribut une fonction parmi la liste des fonctions; ce nouveau utilisateur aura "0" comme mot de passe par défaut. L'administrateur lui active l'application en cas de besoin et le laisse définir son mot de passe.

2.Conditions d’accès

La version d'essai ne fonctionne que si elle est ouverte par un seul utilisateur et que ce dernier soit connecté à l'internet. Ce pondant tous les utilisateurs restent informer de leur connectivités et de tous les mouvements effectués par ces collègues en temps réel grâce à la fenêtre de notification. Cette fenêtre peut rester ouverte notifiant l'utilisateur des informations adéquates. Si l'utilisateur oublie la fenêtre principale ouverte, l'application détecte l'absence d'activité dans 2 minutes et entre en mode veille pendant 1 minute avant de se fermer pour permettre à d'autres utilisateurs d'accéder.

NB: Avant d'ouvrir l'application soyez sûr de l’achèvement de la synchronisation lorsque la double flèche sur l'icone du drive disparu.

V.Paramétrage

Quelques données doivent être saisîtes avant l'exploitation de l'application. La précision de ces données influe la valeur ajoutée de l'application. Le paramétrage peut être effectuée par l'administrateur ou les utilisateurs concernés; et consiste à entrer les paramètres des clients, des fournisseurs, des matières premières, des produits finis et de l'entreprise utilisatrice de l'application.

NB: bien que les formulaires de paramétrage sont équipés de bouton de suppression, un fournisseur qui à déjà livré une marchandise, un client qui à passer une commandes, matière réceptionné...NE DOIT PAS ETRE SUPPRIME pour le bon fonctionnement de l'application.

1. Coordonnées de l'entreprise utilisatrice

Les coordonnées de l'entreprise utilisatrice servent comme information de l’entête et pied de page des documents édités par l'application. A la saisie du Gmail, le développeur intervient pour que l'application l'utilise pour envoyer les commandes de matières premières

2. Coordonnées des fournisseur

Le formulaire des coordonnées des fournisseurs contient le nom, l'adresse, les numéros de téléphone et surtout le mail vers lequel l'application envoie des courriers automatiques pour alimenter le stock de la matière première. Ce formulaire est équipé de une zone de recherche rapide où vous pouvez saisir une partie du non du fournisseur pour le trouver, d'un bouton d'affichage en liste et des boutons d'ajout, de déplacement, de suppression et d'impression.

3. Coordonnées des clients

De même architecture que le formulaire des fournisseurs. Le formulaire des clients contient en plus une case à cocher pour signaler s'il s'agit d'un client étranger (export = v) ou pas, avec une zone contenant le pourcentage de remise sur facture à attribuer aux clients solvables ou ayant un bon chiffre d'affaire; 0% si n'y a pas de remise à accordé.

4. Fiche technique produit fini ( ne pas utiliser le bouton PSF pour le moment")

Les champs du formulaire de la fiche technique des produits finis influence le comportement de l’application, d’ailleurs comme les champs de tous les formulaires de paramétrage. Donc il ne faut négliger aucun champ et savoir sa signification :

1. Référence du produit : correspond à chaque unité d’article produite par l’entreprise. Une unité produite doit avoir la même définition par les membres de l’entreprise. Si le service production considère un paquet comme unité, le service commercial doit passer les commandes en paquet. De même si l’unité correspond à une caisse carton contenant un nombre de paquet, dans ce cas la création d’un modèle de caisse contenant un nombre différent de paquet constitue un nouvel article et donc une nouvelle référence. A suivre le référence par un tiret et la version (nombre à incrémenter à chaque changement de ces caractéristiques)
2. Date de MAJ fiche technique : saisir la date de la journée de la dernière mise à jours de la fiche technique.
3. Date de MAJ fiche composition : saisir la date de la journée de la dernière mise à jours de la fiche composition.
4. Date limite de validité (en jours) : c’est la DLC ou la DLUO pour les produits alimentaires. Ce champ doit être rempli même pour un produit inchangeable avec le temps. Dans ce cas à mettre 2 à 3 ans par exemple.
5. Taille série/mélange : en nombre d’unité pour les entreprises travaillant avec des opérations unitaires de transformation (avec des mélanges à mélangeur plein, une heure d’assemblage….) et que si l’entreprise décide de fabriquer un nombre d’unité inférieur à un nombre recommandé cela peut engendrer des pertes au niveau de la productivité ou la qualité du produit.
6. NB : pour les entreprises travaillant avec un processus de production continue et de grand tirage par article. La taille série/mélange sera égale à 1.
7. Q min de production : la quantité de produit fini en stock au-dessus de laquelle l’application averti l’utilisateur que ce produit est en court de stock. A choisir le nombre selon la politique de l’entreprise si elle travaille sur commande ou sur stock, selon la durée de vie de ses produits, l’espace de stockage…
8. Prix unitaire, TVA et timbre fiscal : sont des valeurs qui servent à l’édition de la facture, leurs mise à jours ne nécessite pas l’incrémentation de la version ou le changement de la date de MAJ de la fiche technique
9. Autre que les boutons d’ajout, de suppression, de déplacement et d’affichage en liste ; nous avons en plus le bouton de la fiche d’autocontrôle et le bouton de la fiche de composition et la partie explicative :
   • La fiche d’autocontrôle sert à mettre les contrôles qualités à appliquer à un lot de produit fini pour sa libération. Ces contrôles et les critères d’acceptation sont définis par le responsable qualité directement ou par l’administrateur de l’application relativement pour chaque article.
   • La fiche de composition sert à mettre la composition d’une opération unitaire de fabrication en unité de matière première pour comprendre il suffit de remarquer dans l’exemple de produit PF1 que pour produire 50 unité de PF1 il faut consommer 2.5 unité de matière première M1 ; 1.6 unité de M2 et 5 unité de M3.
   • Dans la partie paramètre figure les caractéristiques qualitatives et quantitatives pour une transformation convenable du produit.
   • Dans la partie pièces jointes, la méthode de joindre, d’effacer et d’afficher la photo ou le schéma démonstratif est illustrée dans la vidéo

5. Fiche technique matière première

1. Référence de la matière : même remarque que le produit fini, l’unité de matière première doit être la même pour la réception ou pour la saisie des fiches composition. Si les fournisseurs déclarent dans leurs bons de réception des unités différentes le magasinier doit les convertir selon l’unité de l’entreprise. La syntaxe de la référence de la matière première suit celui du produit fini.
2. Quantité nominale de réapprovisionnement: Est la quantité que l'entreprise à l’habitude de commander de la matière concernée et sert à l'édition des mails de commande.
3. Quantité minimale de réapprovisionnement: Est la quantité de matière en stock au dessous de laquelle application averti l'utilisateur que la matière concerné est en court stock.
4. Date de MAJ fiche technique : saisir la date de la journée de la dernière mise à jours de la fiche technique.
5. Unité: Kg, litre, pièce...
6. Date de MAJ fiche contrôle : saisir la date de la journée de la dernière mise à jours de la fiche de contrôle à la réception.
7. Traçable: Pour standardiser le numéro de lot des matières première, une case à cocher est disponible pour les matière jugé influentes sur la qualité du produit tel que les ingrédients et l'emballage primaire. Une matière cochée traçable reçoit à la réception un numéro de lot, édité automatiquement par l’application, de longueur fixe soit 6 nombre dans la version actuelle.
8. Nature: Sélectionner composant ou emballage; ne pas sélectionner "PSC" ça sera expliqué plus tard.
9. Prix unitaire : c’est le prix approximative de la matière pour une comparaison du prix dans la facture à la réception leurs mise à jours ne nécessite pas l’incrémentation de la version ou le changement de la date de MAJ de la fiche technique.
10. Délai maximal de livraison: en jour est la duré habituelle que met le fournisseur de la matière de la réception de la commande à la livraison.
11. Autre que les boutons d’ajout, de suppression, de déplacement et d’affichage en liste ; nous avons en plus le bouton de la fiche du contrôle à la réception et la partie explicative :
    • Dans la fiche de contrôle à la réception de responsable qualité saisi les contrôles à la réception à effectuer pour chaque matière selon ses caractéristiques et les critères correspondants à chaque contrôle.
    • Dans la partie paramètre figure les caractéristiques qualitatives de la matière conformément à la fiche technique interne de l’entreprise.
    • Dans la partie pièces jointes, la méthode de joindre, d’effacer et d’afficher la photo ou le schéma démonstratif est illustrée dans la vidéo.

6. Exportation des données vers Excel

Pour sécuriser ses données, il est conseillé d’exporter les données des tables vers un tableau Excel. Ce tableau peut servir comme support pour faire des statistiques peu fréquentes ou une enquête quelconque.

VI. Utilisation de l’application :

Exemple d’une commande client local pour fabrication

1. Passer une commande

Le service commercial passe la commande et indique les produits demandés et leurs quantités. Le service approvisionnement ne peut passer qu’une commande vers son entreprise en tant que client. Le service approvisionnement peut lancer des commandes de produits finis et semi-fini tant disque le service commercial passe uniquement des produits finis.

2. Réception des matières premières et validation

Les matières commandées par l’entreprise et livrées sont enregistrées par le magasinier. L’application génère automatiquement les numéros de lot interne, édite les étiquettes d’identification et affiche les matières pour le contrôleur de la qualité pour valider la réception.

3. Validation et affectation de la commande

Le responsable approvisionnement choisi s’il veut renvoyer la commande pour qu’elle soit fabriquée ou de l’honorer en utilisant le stock du produit fini. La commande passe l’examen de faisabilité par l’application selon l’affectation choisi et sera prête pour la validation. En cas d’un défaut de faisabilité l’application affiche les matières ou les produits en court de stock et s’occupe de passer la commande des besoins.

4. Lancement d’un ordre de fabrication

Le chef de la production affiche les produits à fabriquer et lance un ordre de fabrication. L’application attribue un numéro et défini les matières premières nécessaires pour la fabrication en cédant la priorité à l’utilisation des matières en admission temporaire pour les commandes export.

5. Vérification des entrants

Les matières définis par l’application s’affichent au magasinier sous forme d’une check-list. Chaque matière cochée comme étant préparée s’affichent au contrôle qualité pour être vérifier en numéro de lot.

6. Clôture de l’ordre de fabrication

Le chef de production peut en fin réaliser la fabrication demandée et saisir les produits et les sous-produits. L’application édite les étiquettes nécessaires pour les produits, assure la mise à jour du stock matières premières en cas d’ajout supplémentaire ou de retour de matière.

7. Validation de la production

Les quantités produites s’affichent dans le stock des produits finis. Mais elles ne sont facturables qu’après la validation qualitative.

8. Facturation

La facture est éditée selon les prix des produits, des quantités validées, des remises clients, TVA produits, N° de commande saisi à la clôture … Un bon de commande est édité ainsi que fiche de caractéristique selon le besoin.

VII. Utilisation de l’application :

Exemple d’une commande client export pour fabrication

Dans cet exemple, avec un client coché au paramétrage comme client étranger, nous allons reproduire les mêmes étapes de l’exemple précédant, et l’application choisira en priorité les matières en admission temporaire au dépends du principe du FIFO.

VIII. Utilisation de l’application :

Exemple d’un système de production sur stock

Le responsable approvisionnement lance des commandes internes vers l’entreprise. L’entreprise est considérée comme client. La commande suit les mêmes étapes pour alimenter le stock des produits finis.

En traitant la commande venue du service commercial, le responsable approvisionnement peut en ce moment affecter cette commande pour être honorer par le stock produit fini déjà constitué.

IX. Utilisation de l’application :

Exemple d’un système de production à l’assemblage

Une fois l’administrateur rempli la fiche technique du produit semi-fini en tant que produit fini ; l’application lui contribue un double rôle : produit et matière.

Le responsable approvisionnement alimente son stock matière en produit semi-finis par des commandes internes.

Les commandes client des produits qui compte parmi ces composantes un produit semi-fini peuvent être traitées facilement.

X. tableau de bord de l’entreprise

Plus que d’assurer une activité quotidienne dans les règles de l’art, l’entreprise à besoin d’assurer sa traçabilité et de visualiser l’évolution des paramètres pour définir ou affiner sa politique.

Un ensemble d’indicateur est proposé par l’application, personnalisable selon l’entreprise utilisatrice.