Om ontspannen te kunnen deelnemen, hecht de Tai Chi Vereniging Liedekerke veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tai Chi Vereniging Liedekerke houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Als Tai Chi Vereniging Liedekerke zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Tai Chi Vereniging Liedekerke

E-mailadres: martin.strynck@telenet.be

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.

2. Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

De meeste persoonlijke gegevens zijn nodig om in orde te zijn met de verzekering bij de Federatie waar we bij aangesloten zijn, met name Gezinssport Vlaanderen. Deze gegevens worden door de leden ingevuld op het inschrijvingsformulier en ondertekend (contractuele grond).

Naam en e-mailadres van leden worden gebruikt om info door te sturen (o.a. nieuwsbrief). Telefoon wordt enkel gebruikt bij dringende situaties (bv. afgelaste les). (gerechtvaardigd belang).

Voor occasionele activiteiten waar niet-leden aan deelnemen, wordt een aparte verzekering afgesloten (per activiteit) waarbij de deelnemers geen persoonlijke gegevens moeten doorgeven (tenzij de verzekering moet aangesproken worden, bij schade of ongeval). Voor deze laatste deelnemers wordt wel naam en e-mailadres gevraagd indien met inschrijving wordt gewerkt. Dit is om informatie te kunnen doorgeven en i.f.v. de organisatie van de activiteit (gerechtvaardigd belang). Enkel indien zij toestemming geven, wordt nadien info doorgestuurd van andere activiteiten van de vereniging (toestemming).

Dit laatste geldt ook voor ex-leden en mensen die blijk gegeven hebben van interesse in de activiteiten (bv. via een vraag per e-mail).

Van leden of deelnemers die een Vrijetijdskompas gebruiken, wordt hun code gevraagd en doorgegeven aan de gemeente Liedekerke om de financiële recuperatie te kunnen vragen (contractuele grond).

De betalingen en aanwezigheden van leden en deelnemers worden bijgehouden (gerechtvaardigd belang).

Voor de bekendmaking van onze werking (website, facebook, affiches, foto's voor de pers …) kunnen wij “niet-gerichte” foto's gebruiken, dit zijn foto's die een algemene en eerder spontane, niet geposeerde sfeeropname weergeven zonder daarvoor specifiek één of enkele personen er uit te lichten. Voor het nemen en gebruik van 'gerichte' foto's – voor de bekendmaking van onze vereniging – vragen we de toestemming.

Filmopnames worden enkel intern – exclusief voor leden – gebruikt voor educatieve didactische doeleinden.

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

• Identificatiegegevens : naam, voornaam

• Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail, adres

• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, nationaliteit

• Financiële bijzonderheden (betalingen)

• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

• Andere: lidmaatschap andere GSV-sportclub, code Vrijetijdskompas, aanwezigheid

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (Google Drive)

• het verzorgen van de internetomgeving (Simplesite, Facebook)

• het verzekeren van onze leden, deelnemers, vrijwilligers, bestuursleden en lesgever(s) (Gezinssport Vlaanderen)

• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Mailchimp)

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) die dezelfde doelstelling als onze vereniging nastreven (bv. andere Tai Chi Verenigingen).

5. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

- Gemeente Liedekerke i.v.m. subsidiëring en terugbetaling Vrijetijdskompas

- Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden

uitgewisseld)

- De sportfederatie, zijnde Gezinssport Vlaanderen

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

7. Bewaartermijn

De meeste persoonsgegevens worden de duur van het lidmaatschap plus 3 jaar bijgehouden. Alleen naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt voor onbepaalde duur bijgehouden voor het archief (bv. voor een uitnodiging voor een jubileum). Je hebt echter recht om 'vergeten te worden': zie daarvoor titel 9.

Ook worden de naam en het e-mailadres van ex-leden en geïnteresseerden voor onbepaalde duur bijgehouden om verder op de hoogte te blijven van activiteiten, dit enkel mits toestemming. Uitschrijven voor de nieuwsbrief kan gemakkelijk via de link onderaan in de nieuwsbrief. De contactgegevens worden dan onmiddellijk gewist.

De aanwezigheid in de lessen wordt 5 jaar bijgehouden en die van occasionele activiteiten 2 jaar.

8. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens de Tai Chi Vereniging Liedekerke van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Zij zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. De voorzitter en secretaris hebben toegang tot alle persoonsgegevens. De penningmeester heeft beperkte toegang (i.f.v. financies). De lesgever(s) heeft/hebben toegang tot deelname- en aanwezigheidslijsten.
• We gebruiken een firewall, wissen binnen de week gegevens op een USB-stick en zorgen voor updates van programma's.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig

9. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het e-mailadres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

10. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be

11. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

De Tai Chi Vereniging Liedekerke kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 30/07/18.