Atividades Semanais

Nesta semana tivemos a abertura da unidade curricular “Elaboração e Gestão de Projetos” ministrada pelo professor João Arantes do Amaral aos discentes da Eppen/Unifesp. De acordo com as orientações preliminares, formamos a equipe que terá como tema “Preconceito e Discriminação Racial”.

Consequentemente, a partir da lista de e-mail disponibilizada pelo docente, iniciamos as conversações para a execução das primeiras tarefas. Deste modo, logo após a aula inaugural, realizamos uma reunião remota com os seguintes objetivos:

• Estabelecer os primeiros contatos síncronos;

• Especificar a temática do trabalho;

• Atribuir funções e dividir tarefas;

• Agilizar o andamento da agenda da primeira semana.

Destarte, após breve apresentação simultânea, delimitamos a temática do projeto. Assim, decidimos pela abordagem da problemática de como a pandemia de Covid-19 tem afetado a população afro-brasileira periférica no Estado de São Paulo, sobretudo no que concerne ao acesso desta parcela populacional a um conjunto de direitos: saúde, educação, moradia, trabalho e alimentação.

Até o momento não nos deparamos com dificuldades expressivas. Nesse sentido, logo resolvemos as questões de agenda. Todavia, há ainda lacunas que precisam ser preenchidas, como a definição mais precisa de tarefas/funções e a seleção da ferramenta que empregaremos na publicação do produto final do projeto. Outrossim, em razão da própria pandemia, lidaremos com algumas restrições peculiares atreladas à atual conjuntura, tais como a exclusividade de reuniões remotas, possíveis dificuldades de conexão/comunicação, a limitação do escopo de atuação, etc. Por fim, para enfrentarmos estes e outros problemas, entramos em consenso a respeito da necessidade de organização, planejamento e de encontros periódicos para a resolução dos possíveis obstáculos.

Na segunda semana de elaboração do nosso projeto, o grupo realizou sua segunda reunião no sábado (24/04), sendo este o dia da semana definido para os encontros. A reunião buscou alinhar algumas questões que foram levantadas pelo professor João Arantes sobre o tema do projeto que se intitularia “Preconceito e Discriminação Racial: os impactos da covid-19 na população negra e periférica do Estado de São Paulo”. Com o intuito de evitar uma interpretação de que o projeto tenha “uma conclusão de início", o grupo reformulou o título para “ Os impactos da covid-19 na população negra e periférica do Estado de São Paulo” por entender que, ainda que o trabalho busque compreender se há a existência de vulnerabilidade social étnica desse grupo na pandemia do covid-19, e se sim, qual sua potencialidade e condicionantes. A reformulação do título do projeto e a correção da introdução presente no site foram realizadas em grupo, e em troca de e-mails entre o representante do grupo, Antônio, e o professor da UC.

Ainda na reunião o grupo definiu algumas tarefas a serem realizada nos dias seguintes:

• Vinicius e Juliana se comprometeram a gravar o vídeo referente à atividade de entrega da Semana 02. Link do vídeo;

• James se comprometeu a escrever o roteiro para o vídeo de apresentação do projeto, e de atualizar o texto do website de gerenciamento do nosso projeto;

• Foi decidido iniciar o levantamento do referencial teórico do projeto;

• Ainda ficamos de acertar a definição final sobre a atribuição de tarefa da equipe;

• Vinicius se comprometeu em iniciar o Termo de Abertura do projeto programado para ser entregue na semana 03, a fim de adiantar a próxima entrega. O documento já se encontra criado e disponível no site, estando pendente algumas informações: Custo do projeto, a distribuição de tarefas da equipe, Premissas e o Cronograma Macro;

• Júlia se dispôs a montar o relatório da semana 02.

Os alunos marcaram a próxima reunião semanal no dia previsto (sábado) em que farão a avaliação do andamento da atividade da semana 03 e organizarão os próximos passos da produção do projeto.

No último sábado (01/05/2021), foi realizada a reunião do grupo para discutir: (i) As próximas etapas do cronograma do curso, para identificar o melhor momento de entregar os fichamentos referentes a pesquisa sobre o tema do projeto; (ii) a entrega da próxima semana: O Termo de Abertura do Projeto; (iii) as demais entregas: o relatório semanal, os fichamentos para composição da pesquisa e o WBS.

O panorama geral da semana foi abordado e, ao entrar nas próximas etapas, o grupo levantou uma questão sobre a possibilidade de solicitar a ajuda do DA (sigla para Diretório Acadêmico, entidade estudantil da UNIFESP) e do coletivo negro da EPPEN para realizar o webinar, bem como para suporte na divulgação de um evento relacionado ao tema do projeto de pesquisa. No debate, o grupo entendeu que poderia solicitar o uso do DA como meio de transmissão do webinar, para ter um maior alcance de público do projeto e maior engajamento sobre os temas abordados. Entretanto, a organização seria feita pelo próprio grupo do projeto. Foi decidido que um e-mail seria enviado ao professor para identificar algum tipo de impedimento. O professor prontamente respondeu com seu aval, e a Júlia e o Vinicius se comprometeram a levar essa questão para o DA. No entanto, devido ao fato de que as entidades estudantis estão cuidando dos eventos de recepção dos calouros, chegou-se à conclusão de que o grupo vai organizar o Webinar e chamar os especialistas em cada tópico da pesquisa para falar. Caso seja necessário, pedirá o suporte do DA e da EPPEN Preta.

Próximas etapas:

• Antônio já iniciou a elaboração do WBS;

• Juliana ficou responsável pelo relatório semanal;

• O grupo deliberou a seguinte divisão de tarefas para cada integrante:

  • Gerente do projeto: Antonio

  • Apresentação do projeto: Vinicius

  • Comunicação e Website: Juliana e Júlia

  • Revisão: James

Apresentação do termo do projeto: Júlia e Juliana irão elaborar o que foi estruturado inicialmente pelo Vinícius, e o material será revisado pelo James.

Leitura e fichamento dos tópicos da pesquisa: James pontuou a necessidade de organizar com antecedência → cada integrante do grupo ficará responsável por uma parte da pesquisa. Após a elaboração dos referenciais teóricos e os fichamentos de cada tópico, outros integrantes do grupo farão a leitura dos materiais para que todos possam discutir sobre os temas (revezamento entre 2 a 3 integrantes do grupo) e obter diferentes abordagens que sustentem o projeto e assim, iniciar a elaboração do texto final. O grupo conversou também sobre qual a melhor linguagem para utilizar no site.

• A divisão de texto será feita de forma proporcional entre os integrantes.

• Uma das tarefas da semana é pré-determinar as datas para: levantamento e divisão dos textos, entrega dos fichamentos, discussões e elaboração do texto final e data para revisão dos textos antes de subir no site.

Tarefas da próxima semana:

• Julia e Juliana fizeram o termo de abertura do projeto;

• Juliana ficou responsável pelo Relatório da semana 03;

• James ficou responsável pela revisão do termo;

• James e Vinicius ficaram responsáveis pela definição das datas de entrega dos fichamentos, textos e discussões para elaboração do texto final.

Nessa semana criamos o WBS (Work Breakdown Structure) do Projeto, através do software gratuito Gantt Project, que é um programa livre licenciado como GPL, baseado em linguagem Java. Género de projeto de programa de gestão, que roda nos sistemas operativos Windows, Linux e Mac OS X. Inclui Diagrama de Gantt para projetos de calendarização de tarefas e recursos. Tem um número de opções de relatórios. Nos pautamos nos vídeos apresentados pela Unidade Curricular, através do professor João Alberto, e em vídeos de apoio no site da UC, além de pesquisas na internet para melhor utilização da ferramenta.

A operação e acompanhamento do WBS ficou a cargo do aluno Antonio Carlos Pinheiro, pois o programa não oferece a opção de compartilhamento em sua versão gratuita, sendo assim, o responsável alimentou o programa e irá enviar relatórios ao restante do grupo semanalmente para o acompanhamento e deliberações de todos os componentes. Ficou também responsável pela inserção dos prints nas atividades semanais e criação e inserção do andamento do WBS através de documento em link específico no site do projeto.

Lições aprendidas: A ferramenta é de simples utilização, sendo que as atividades referentes a continuidade do projeto são definidas e inseridas conforme deliberação do grupo, as dificuldades apresentadas são a pouca flexibilidade de acompanhamento on line, pois o programa não oferece a possibilidade de compartilhamento, sendo assim, teve que ser instalado em apenas uma máquina, o que dificulta a comunicação, além disso, o programa é um pouco lento, e assim, prejudica uma maior agilidade em sua utilização. Como não há uma interação em tempo real, temos que copiar as telas para a apresentação do andamento, o que dificulta a leitura dos gráficos em imagem, porém buscamos sanar essa questão através de um outro programa, o Lightshot, para melhorar e facilitar essa visualização, e consequentemente a formatação do documento que apresenta o andamento completo do WBS.

No último domingo (16/05) o grupo se reuniu para discutir o feedback da entrega anterior e distribuir as tarefas da próxima semana (entrega da rede de atividades do projeto).

Com base nos comentários do professor na última aula, o WBS foi ajustado e os gráficos foram publicados no site: (acesse aqui). Além disso, as discussões sobre a estrutura das entrevistas que farão parte do projeto já foram iniciadas.

O grupo também discutiu quanto às próximas entregas:

• Organização dos textos que serão utilizados para a composição da pesquisa: James ficou responsável pela organização de arquivos por pessoa, de forma que fique adequado a todes;

• Rede de atividades do projeto: Vinícius Borges e Júlia de Lúcio ficaram responsáveis pela criação e publicação da rede de atividades no site do projeto (acesse aqui);

• Relatório semanal: Juliana ficou responsável pela elaboração do relatório;

• WBS: Antonio Carlos Pinheiro: ficou responsável pelas atualizações para as próximas entregas;

Foi definido que o responsável pelo relatório semanal vai se certificar de que todas as entregas estarão publicadas no site.

Lições aprendidas:

Quanto ao WBS, o grupo entendeu que a atualização é fundamental para um acompanhamento mais preciso do projeto, tanto por parte do professor quanto do próprio grupo. A elaboração da rede de atividades foi estruturada manualmente e logo após, desenvolvida no programa Lucidchart. O programa ajuda não só na rede de atividades deste projeto, mas também em qualquer outro arquivo que necessite de algum organograma ou algo do gênero. Houve dificuldades para conciliar a rede do projeto com o WBS, mas depois de conversas entre o grupo foi possível acertar as diretrizes do projeto final, de forma que todes estejam de acordo com o objetivo do projeto. A elaboração deste último foi menos complexa do que se esperava.

Na última segunda (14/05) o grupo se reuniu para discutir o feedback da entrega anterior e realizar um panorama geral do andamento do projeto até então, levantando pontos importantes para dar melhor continuidade no trabalho e evitar atrasos e pendências no andamento do projeto. Além disso, a reunião serviu para distribuir as tarefas da semana.

Dessa forma, os pontos levantados e as tarefas estabelecidas, foram:

• Revisão do WBS e correção na rede de atividades do projeto: Antônio realizou as correções baseada no último feedback referente ao WBS e a rede de atividades. Além disso, foi definido que ainda nessa semana o grupo iria se reunir novamente para revisar, juntos, o WBS mais uma vez para evitar que o mesmo continue com pendências.

• Fichamentos do levantamento bibliográfico: Após a divisão e organização dos arquivos por pessoa, realizada por James, foi levantado a importância de todos se atentar ao andamento dessa parte da atividade, evitando atraso na elaboração dos textos que serão um dos conteúdos que alimentará o site do projeto;

• Relatório semanal: Julia ficou responsável pela elaboração do relatório da semana e checar a atualização do site na semana. O mesmo documento poderá ser utilizado para a construção do roteiro para o vídeo sobre o andamento do projeto (atividade da semana).

• Roteiro do vídeo- entrega da semana: James ficou responsável em escrever o roteiro do vídeo, atividade da semana, em que o grupo terá que fazer um panorama do andamento do projeto.

• Gravação do vídeo-entrega da semana: Júlia, Juliana e Vinicius ficaram responsáveis em gravar o vídeo do andamento do projeto até quarta feira (26/05) -Link do vídeo

• Revisão site administrativo e esboço do site final: Vinicius ficou responsável em realizar uma revisão no site administrativo, evitando que o grupo deixe passar alguma pendência. Vinícius se propôs também a realizar um esboço da estrutura base do site final do projeto.

• Substituição do Webinar: Tendo em vista a sobrecarga de atividades individuais dos integrantes do grupo e a complexidade de se organizar um Webinar, o grupo, por consenso, achou melhor substituir a realização do Webinar, que traria estudiosos acerca do tema do projeto, por uma construção de um acervo de conteúdos como vídeos, indicação de livros, documentários e divulgação de eventos que se relacionam com o tema do projeto.

A fim de manter alinhado o andamento do projeto com o cronograma desenvolvido, o grupo irá se encontrar novamente ao final da semana para organizar as próximas atividades.

Lições aprendidas:

Como lições aprendidas desta semana, o grupo entendeu que é de extrema importância revisar as atividades da semana antes da data de entrega para evitar erros e pendências que podem acarretar no andamento do projeto. Dessa forma, revisar o WBS e realizar as correções feitas no último feedback é o primeiro ponto que o grupo achou importante sanar. Após as correções e a realização da rede de atividades pela ferramenta GanttProject (o grupo havia entendido que a mesma poderia ser feita em outra ferramenta mesmo utilizando o WBS como base) , o grupo entendeu também a necessidade de se atentar à realização das atividades no tempo proposto, possibilitando uma revisão antes da data de entrega para evitar esses possíveis erros.

A substituição do webinar por outros conteúdos no site foi uma forma que o grupo encontrou ao perceber que organizar tal evento seria de tamanha complexidade no momento e que seria mais coerente elaborar outra alternativa que mantenha o objetivo do projeto, como um acervo que tivesse recomendações de conteúdos (documentários, filmes, vídeos, livros, eventos) que versam a temática.

Por fim o grupo aprendeu que, devido aos atravessamentos e contratempos de cada integrante, é de extrema importância manter as reuniões semanais como estão sendo feitas, para alinhar o andamento do projeto e evitar que o trabalho tenha feedbacks que apresentam pendências.

No dia 31/05 o grupo se reuniu novamente para realizarmos um balanceamento do andamento do projeto, definirmos os responsáveis das tarefas desta semana e lidar com um problema inesperado. De antemão, constatamos que todos integrantes estão em sincronia e o projeto segue dentro do cronograma determinado pelo WBS, no qual estamos no momento de construção dos fichamentos que fornecerão as bases teóricas para os textos do website final.

Dificuldades e definições levantadas:

• Criação do Plano de Riscos - as integrantes Júlia e Juliana ficaram responsáveis por desenvolver a atividade dessa semana, o qual finalizaram no dia 02/06 e pode ser visto na íntegra aqui. A principal dificuldade enfrentada foi entender em que software essa atividade deveria ser feita, pois não queríamos cometer o mesmo erro quando desenvolvemos a Rede de Atividades do Projeto. Porém, para solucionar as integrantes entraram em contato com demais alunos da turma e verificaram projetos feitos anteriormente, e finalizaram sem mais problemas.

• Relatório semanal - Vinicius ficou responsável por desenvolver o relatório desta semana.

• Novas atividades - como informado no relatório da semana passada, optamos por substituir o webinar por outros conteúdos que sintetizem o mesmo objetivo do webinar, ou seja, passar informações de modo mais dinâmico. Assim sendo, definimos que cada integrante que ficou responsável por criar os textos também buscaria por arquivos de vídeo que abordassem seu respectivo tema. O prazo para ambas atividades (texto e vídeo) ficou determinado para o dia 23/06. Antônio atualizou o WBS conforme prints abaixo.

• Saída de um integrante - o integrante James teve que lidar com alguns problemas pessoais e se retirou do projeto. Por isso, tivemos que adaptar nossa proposta e nossas pendências de acordo com a nova realidade do grupo:

  • Nós retiramos um dos temas bases para que ninguém do grupo fique sobrecarregado e o prazo de entrega não seja comprometido. Desse modo, escolhemos retirar o tema ‘educação’, pois dentre todos esse é o que menos está diretamente ligado a proposta do projeto, então sua retirada não irá comprometer o resultado;

  • Readequamos o Termo de Abertura, corrigindo a presença do James apenas até o dia de sua saída oficial (30/05). O mesmo pode ser visto aqui;

  • Antônio ficou responsável por entrar em contato com o professor da UC para informá-lo sobre a saída de James e explicar as novas diretrizes do nosso projeto;

Lições aprendidas:

Conforme descrito acima, essa semana foi bem conturbada, na qual lidamos simultaneamente com a saída de um integrante e o desenvolvimento de uma ‘análise de riscos’. De fato, além dos conhecimentos teóricos e práticos acerca do estudo de possíveis problemas que o projeto pode ter ao longo do seu desenvolvimento, o principal aprendizado esteve relacionado com a capacidade analítica que o grupo aprimorou ao balancear quais mudanças eram necessárias a serem feitas com a redução no número de participantes, ao mesmo tempo que minimizarmos o impacto negativo nas nossas demandas. Assim sendo, acreditamos ter conseguido permanecer com o objetivo do nosso trabalho, estando alinhados com os parâmetros exigidos e progredindo com o desenvolvimento do projeto final.

Na reunião desta semana, o grupo deliberou sobre o status dos fichamentos de texto, além das definições sobre as próximas entregas. O grupo permanece alinhado em relação às datas das entregas, mesmo tendo em vista outras entregas das demais matérias do curso e a saída de um dos integrantes.

Entregas da semana

A organização foi feita conforme a seguir:

• Relatório Semanal - Ficou sob responsabilidade da Juliana Monteiro;

• Andamento/finalização dos fichamentos - todos deverão fornecer um status dos fichamentos nas reuniões semanais para entender se houve alguma dificuldade na leitura, ou não, no ato do fichamento. A data prevista para finalização das leituras e fichamentos é para dia 23/06/2021;

• Atividade da semana de acordo com o cronograma: Criação do plano de gestão da qualidade do projeto - Ficou sob responsabilidade da Julia de Lúcio e do Vinícius Borges e pode ser vista clicando aqui;

• Atualização do WBS - Ficou sob responsabilidade do Antônio Carlos e pode ser conferida aqui;

Lições Aprendidas:

Apesar de a maioria do grupo estar em turmas diferentes do mesmo curso e, portanto, com diferentes dificuldades entre si, foi possível acompanhar as entregas individuais a partir das reuniões semanais e dar maior suporte um ao outro em caso de necessidade, a fim de garantir que a entrega seja feita dentro do prazo. Além disso, o grupo decidiu que com a saída do James, que tinha a função de revisor das entregas, haverá um revisor e será a pessoa que ficará responsável pelo relatório semanal. Isso ajuda a garantir que as entregas estão de fato publicadas no site do projeto. Entre as reuniões semanais, também foi feito um acompanhamento das tarefas para que em caso de problemas, houvesse tempo suficiente para solução/revisão.

Tendo em vista que na semana 9 e semana 10 não haverá entrega de atividade para que os grupos possam realizar as tarefas de pesquisa/criação do website, na reunião dessa semana, o grupo se atualizou sobre o andamento dos fichamentos e encaminhou os seguintes pontos:

• Correção do plano de gestão de qualidade de acordo com o feedback do professor, que pode ser visto aqui → Responsável: Vinicius

• Relatório Semana 9 → Responsável: Júlia

• Desenvolvimento dos fichamentos, caminhando para finalização dos mesmos → Responsável: todos

Lições aprendidas

O grupo está conseguindo se organizar para que o deseolvimento do projeto esteja dentro da programação planejada, é claro que alguns contratempos de cada integrante atravessam o andamento do projeto mas como os integrantes sempre estão em contato um com o outro (grupo no whatsapp para comunicação), quando há algum problema conseguimos evitar que esse prejudique o andamento do trabalho. Nessa semana, o grupo está comprometido em manter o desenvolvimento dos fichamentos para que os mesmos sejam finalizados até o dia 23/06 (data limite conforme o WBS), e assim iniciar os conteúdos que irão alimentar o website final. Além disso, foi decidido que na próxima semana não terá uma reunião virtual, a comunicação vai ser mantida pelo grupo no Whatsapp, pois todos estarão empenhados na elaboração dos fichamentos para, em seguida, começar a escrever o conteúdo do website final.

A partir das considerações do professor na última aula sobre a nova estrutura do projeto, o qual será a entrega de um artigo desenvolvido com base nas pesquisas realizadas pelos grupos, o grupo se reuniu novamente para discutir sobre as próximas tarefas e as atividades a serem realizadas com base no novo escopo do website, a fim de facilitar a construção do artigo final. Os fichamentos foram concluídos nesta semana e já foi iniciada a estruturação do formato para o artigo.

As tarefas foram distribuídas da seguinte forma:

• Atualização no site administrativo: o responsável pela atualização foi o Vinícius Borges.

• Relatório semanal: Juliana Monteiro ficou responsável pelo relatório desta semana.

• Estruturar o corpo do artigo final: Júlia de Lúcio ficou responsável pela estrutura do artigo final.

• Finalizar fichamentos: Todos ficaram responsáveis por esta tarefa.

• Dividir a elaboração do artigo final: Todos ficaram responsáveis por esta tarefa.

• Organizar como será a revisão: Todos ficaram responsáveis pela revisão, tendo em vista a saída do integrante do grupo que faria essa tarefa.

Lições aprendidas

Apesar da mudança de escopo do projeto, o grupo conseguiu se manter dentro do cronograma e não foram necessárias alterações no WBS, tendo em vista sua atualização na última semana. Ainda que não seja mais feita a publicação do website-produto, a realização dos fichamentos (tarefa principal da última semana) é indispensável para a elaboração do conteúdo que será desenvolvido agora em forma de artigo. A partir da aula passada, o grupo pôde debater sobre o formato do artigo final para que em caso de imprevistos ou correções a serem feitas nele, haja tempo suficiente para ajustá-lo, com o mínimo de impacto para o cronograma do projeto e consequentemente, futuras entregas.