Понятие об инвентаризации сроки проведения и задачи

Инвентаризация – это проверка фактического наличия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) путем их перемеривания, пересчета, взвешивания. Инвентаризация является основным средством контроля за сохранностью ТМЦ.

Основной принцип инвентаризации является – внезапность.

Частота проведения инвентаризации зависит от местных условий, от результатов работы материально-ответственных лиц, от их квалификации. Как правило, инвентаризация проводится не реже двух раз в год, а в книжных магазинах не реже одного раза в год.

Кроме того, инвентаризацию проводят: после краж, ограблений, стихийных бедствий, по требованию вышестоящих организаций и органов милиции, при смене материально-ответственных лиц (форм собственности), реорганизации.

Задачи инвентаризации:

· поверяют, соответствуют ли фактические остатки ТМЦ учетным данным;

· проверяют правила и условия хранения товаров и тары;

· выявляют товары с истекшим сроком хранения, снятые с производства, устаревших фасонов и моделей;

· определяют сумму естественной убыли на товары;

· выявляют возможные ошибки в документах.

Состав инвентаризационной комиссии

Инвентаризационную комиссию назначают руководители организации, назначение оформляется письменным распоряжением.

В состав комиссии входят:

1) председатель инвентаризационной комиссии (председатель администрации, ревизоры);

2) представитель общественности;

3) материально ответственные лица;

если инвентаризация проводится после краж, ограблений, стихийных бедствий в состав комиссии входят:

4) представитель милиции или местных советов;

5) представитель страховой компании.

При бригадной материальной ответственности комиссия может назначаться в большем составе так чтобы на одно материально-ответственное лицо (МОЛ), приходилось по два представителя комиссии. В этом случае перед началом инвентаризации комиссию разбивают на подкомиссии и между подкомиссиями распределяются участки работы. Если происходит смена МОЛ назначение такой комиссии не разрешается.

Комиссия несет ответственность за правильное оформление документов инвентаризации, за правильность подсчетов итогов в описях, за правильное внесение данных о фактических остатках товаров и тары, за внесение в опись данных со слов, МОЛ без проверки и внесения в опись неправильных данных с целью скрытия результатов инвентаризации представители комиссии привлекаются к уголовной ответственности.

Техника проведения инвентаризации

Прибыв на объект инвентаризации, представители инвентаризационной комиссии предъявляют письменное распоряжение материально-ответственным лицам.

Подготовительные работы:

1) пломбируются входы и выходы помещений, где хранятся ТМЦ;

2) проверяются весоизмерительные приборы;

3) товары складываются так, чтобы их было удобно считать;

4) составляется товарно-денежный отчет на данные инвентаризации;

5) МОЛ, дают первую подписку, о том, что все ценности предоставлены комиссии и все документы включены в отчет.

Инвентаризация начинается с проверки фактического наличия денег в кассе, на них составляется покупюрная опись и сумма денег записывается прописью на первой странице описи.

Товары проверяют в порядке их расположения каждое место должно быть проверено по количеству и качеству. Если товар испорчен, то в инвентаризационной описи он не записывается, на него составляется акт о порче, бое, ломе. Если во время инвентаризации поступил товар, то он принимается в присутствии комиссии и записывается в отдельную опись. Пересчет, перемеривание, перевешивание товара производится, МОЛ, под контролем представителей комиссии.

Тара перед проверкой сортируется по видам, по материалу изготовления, по ценам. На тару при смене, МОЛ, составляется две инвентаризационной описи. В одну опись записывают под товарами, в другую опись записывают тару, высвобожденную из под товаров.

После того как все товары и тара записаны в инвентаризационную опись, подсчитываются итоги в целом по описи и затем, МОЛ, дают вторую подписку, что все вещи проверены в их личном присутствии и внесены в опись правильно, претензий к комиссии не имеется.

Порядок оформления документов инвентаризации

Во время инвентаризации товары записываются в инвентаризационную опись, которая оформляется в трех экземплярах: 1-заполняется МОЛ, 2-под копирку заполняется представителями комиссии. Все экземпляры описи подписываются всеми представителями комиссии и считаются подлинными. Каждая страница описи нумеруется, приступать к заполнению следующей странице, можно только когда все реквизиты предыдущей заполнены.

Каждому наименованию отводится в описи одна строка. Единицы измерения должны соответствовать цене товара. Если товар не возможно проверить чистым весом, то в описи указывают количество мест, вес брутто и вес нетто. Товар, по которому предоставляется скидка на отходы, записывается в описи следующим способом: товары подготовленный к продаже записывают в описи с пометкой «очищенные» и их вес проставляют в графу нетто; товары, не подготовленные к продаже, записывают с пометкой «неочищенные» и их вес предоставляется в графу брутто.

Вес нетто определяется расчетным путем (брутто – вес отходов). Чтобы вычислить вес отходов нужно (вес брутто * процент дополнительной скидки на отходы: 100).

Порядок определения результатов инвентаризации

После получения второй подписки представитель инвентаризационной комиссии определяет предварительный результат инвентаризации, который указывает на свободном месте первой странице описи. Чтобы определить предварительный результат инвентаризации, нужно фактические остатки товаров и тары (взятые с последней странице описи) сравнить с остатками товарно-денежного отчета, который составлен на дату инвентаризации. Если остатки по счету больше, чем фактические, то результат – недостача. Если остатки по отчету меньше чем фактические остатки, то результат – излишки.

После этого все документы инвентаризации передаются в бухгалтерию за исключением одного экземпляра инвентаризационной описи, который заполняется под копирку представителем комиссии.

В бухгалтерии документы проверяют и определяют окончательный результат инвентаризации. При выведении окончательного результата инвентаризации, если по товарам выявлена недостача, составляют расчет естественной убыли на товары и на сумму естественной убыли уменьшают сумму недостачи по товарам.

Если сумма естественной убыли больше, чем сумма недостачи товаров, то естественная убыль списывается в пределах суммы недостачи товаров (сличительную ведомость по строке товаров в графу естественной убыли и нормируемые потери записывается сумма естественной убыли по сумме равной недостачи). Результат инвентаризации – баланс.