STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi Pengurus dan Tugasnya

Struktur organisasi di pesantren Al-Hikmah Bahrul Ulum lapis kedua terdiri dari para pengurus harian yang tugasnya adalah sebagai tim pelaksana yang melaksanakan visi misi pendidikan yang cetak birunya telah dienvisi oleh Pengasuh dan Dewan Pengasuh. Baik yang berbentuk Tata Tertib Pesantren maupun aturan lanjutan di bawahnya.

1. Kepala / Ketua Pengurus

1. Melengkapi dan mereshuffle (merubah di tengah masa kepengurusan) personalia pengurus dengan persetujuan pengasuh.

2. Mengkoordinir penyusunan Pedoman tugas pengurus dan kalender kegiatan bersama sekretaris.

3. Bersama sekretaris menyelenggarakan dan memimpin rapat:

   1. Rapat program kerja.

   2. Rapat Pengurus Harian

   3. Rapat Koordinasi

   4. Rapat evaluasi kerja

   5. Rapat Luar biasa dan khusus.

4. Menyelenggarakan Training organisasi pengurus.

5. Bersama sekretaris menandatangai surat keluar.

6. Bersama Bendahara menentukan anggaran belanja pondok.

7. Membentuk dan mengesahkan kepanitiaan:

   1. PHBI

   2. Pendaftaran dan Pembekalan Santri baru

   3. Penyuluhan kesehatan

   4. Lomba, dll.

8. Bersama sekretaris mengangkat panitia penerimaan santri baru.

9. Mengkoordinir pendelegasian pengurus.

   1. Undangan ke pesantren lain atau instansi pemerintah

   2. ‘Iyadatul maridh (menjenguk orang sakit).

   3. Acara lainnya….

10. Berkonsultasi dengan pengasuh dan dewan pengasuh.

11. Melakukan kontrolling terhadap tugas-tugas pengurus.

12. Memberikan motivasi dan apresiasi terhadap pengurus.

13. Melakukan teguran kepada pengurus yang melanggar.

14. Membuat laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)

2. Sekretaris

Tugas dan Wewenang :

1. Melengkapi dan memelihara ATK.

2. Bersama ketua menyelenggarakan rapat dan mencatat hasil rapat.

3. Melengkapi buku-buku administrasi pesantren dan kepengurusan.

4. Buku Rapat

5. Buku data personalia.

6. Buku Induk Santri.

7. Buku Pedoman program kerja pengurus

8. Membuat dan melengkapi papan bagan organisasi.

9. Jadwal harian, bulanan, dan pengajian kutubus Salaf.

10. Mengatur keluar masuknya surat dan mencatat dalam buku agenda surat

11. Mengonsep dan membuat surat menyurat yang dibutuhkan pondok.

12. Bersama Ketua menandatangani surat keluar.

13. Membuat buku agenda surat keluar dan masuk.

14. Mengisi papan Pengumuman

15. Melakukan sensus santri.

16. Membuat Kartu Tanda Santri

17. Mendokumentasikan arsip dan foto organisasi

18. Bersama ketua membentuk Panitia Penerimaan pendaftaran santri baru dan melengkapi administrasinya.

19. Membuat kwitansi pembayaran untuk santri baru.

20. Mendata santri baru dan memasukkannya ke buku induk santri.

4. Wakil Sekretaris

Tugas dan wewenang :

1. Mewakili sekretaris jika berhalangan dengan mengindahkan pertimbangan bersama dan ketentuan yang berlaku.

2. Dalam kegiatan sehari-hari membantu sekretaris dalam mengatur jadwal kegiatan, menyiapkan dan membuat notulen rapat dan menertibkan surat-surat.

5. Bendahara

Tugas dan wewenang :

1. Merencanakan dan mengatur serta menentukan kebijaksanaan mekanisme keuangan secara keseluruhan.

2. Mengatur dan menentukan kebijaksanaan penggalian dana.

3. Mengadakan pencatatan terhadap sirkulasi keuangan secara keseluruhan.

4. Bertanggung jawab terhadap seluruh mekanisme keuangan Pondok Pesantren Al-Khoirot terhadap kepala.

6. Wakil Bendahara

Tugas

• Membantu pelaksanaan tugas Bendahara, dan membagi tugas bersama bendahara.

7. Kegiatan Belajar : Tarbiyah wat Ta’lim

1. Membuat jadwal kegiatan belajar

2. Melakukan koordinasi dengan pengurus Daerah terhadap pelaksanaan kegiatan belajar rutin, mingguan dan insidental.

3. Melakukan kontrol terhadap pelaksanaan kegiatan belajar santri

4. Melakukan pembinaan kemampuan baca Al-Qur’an dan Mu’allim Al-Qur’an

5. Membuat jadwal pengajian, baik yang di ampu oleh Pengasuh dan Dewan Pengasuh atau yang di ampu oleh Asatidz

6. Menyelenggarakan acara khitobah mingguan, bulanan dan diskusi ilmiah

7. Menyelenggarakan kegiatan bahtsul masail diniyah

8. Bersama bagian lain yang terkait melaksanakan pelatihan-pelatihan peningkatan kemampuan santri

8. Ubudiyah

1. Melaksanakan dan bertanggung jawab terhadap realisasi program sesuai dengan program seksinya.

2. Melaksanakan program seksi ubudiyah yang telah ditetapkan.

3. Bekerjasama dengan bagian ketertiban dan seluruh pengurus mempersilahkan santri melakukan sholat berjamaah

4. Menjaga dan mengontrol santri selama masa pelaksanaan sholatber jamaah dan kegiatan ubudiyah lainnya.

5. Menyusun piket kontrol santri pada masa kegiatan ubudiyah

6. Melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam upaya meningkatkan pemahaman dan pengalaman terhadap islam, seperti praktik sholat (bekerja sama dengan bagian kegiatan belajar), praktik tajhiz jenasah, dll.

7. Bersama Ta’mir Masjid menyusun jadwal Muaddzin, bilal Jum’at dan Imam Badal

8. Bertang gungjawab terhadap kepala pengurus dan Pengasuh

9. Ketertiban dan Keamanan

1. Mengkoordinir dan mengikutsertakan santri dalam menjaga keamanan dan ketertiban.

2. Membuat tim patroli keamanan pondok.

3. Membuat jadwal pengabsenan santri

4. Membuka dan menutup gerbang pada waktu yang telah di tentukan.

5. Menangani pemberlakuan jam malam.

6. Ikut serta mengontrol ketertiban saat kegiatan berlangsung.

7. Mengontrol dan mengadakan penyidangan serta memberi sanksi bagi santri yang melanggar peraturan yg berlaku.

8. Menggeledah hp, alat pemutar music dan video (mp3/mp4) dan senjata tajam.

9. Mengadakan penggeledahan berkala

10. Menjaga stabilitas (menangani kegaduhan)

11. Menjadi mediator bagi santri yang bertikai.

12. Membuat jadwal piket petugas

13. Membuat Kartu Mahram Santri (KMS)

14. Mengontrol dan memberi sanksi bagisantri yang melakukan pelanggaran.

15. Menangani dan mengontrol perizinan santri

16. Mengoperasi rambut panjang

10. Kebersihan

1. Mengkoordinir dan mengikutsertakan santri dalam menjaga kebersihan.

2. Membuat jadwal dan mengontrol piket kebersihan harian dan kerja bakti (roan)

3. Mengkoordinir penertiban jemuran.

4. Mengurusi pakaian yang jatuh berserakan.

5. Mengontrol wadah-wadah kotor dan timbunan sampah pada setiap asrama dan lingkungan pondok.

6. Memberi sanksi bagi santri yang melanggar peraturan kebersihan.

7. Menilai kebersihan asrama dan daerah.

8. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian Pondok Pesantren.

9. Membuat jadwal piket dan memantaunya.

10. Melengkapi peralatan kebersihan.

11. Melengkapi dan memelihara alat2 kebersihan:

    1. Sapu

    2. tempat sampah

    3. Bersama kesehatan memberikan penyuluhan kebersihan.

    4. Mempelajari dan melakukan manajemen pengelolaan sampah.

11. Sarana Prasarana

1. Menangani bidang pengairan dan kelistrikan.

2. Melengkapi dan memelihara serta mengatur inventaris pondok.

3. Mendata barang-barang inventaris.

4. Memberi label.

5. Menangani penyimpanan barang-barang inventaris.

6. Membuat tatatertib peminjaman barang-baranginventaris.

7. Mendata keluar masuknya barang-barang inventaris.

8. Melakukan reparasi.

9. Menangani pengadaan mega phone dan salon pemanggilan.

10. Membuat kotak saran.

12. Olahraga dan Kesehatan

1. Melengkapi sarana dan prasarana kesehatan.

2. Pengadaan kotak P3K danmengontrol kelengkapan isinya.

3. Pengadaan peralatan kesehatan pondok.

   1. Termos

   2. Gelas

   3. Kasur

   4. Selimut, dll

4. Melengkapi dan melayani kebutuhan santri terhadap obat-obatan.

5. Melakukan kontrol kesehatansantri secara teratur.

6. Operasi/pemeriksaan kuku.

7. Mengkoordinir pelaksanaan posyandu remaja.

8. Mendata dan mengurusi santri yang sakit.

9. Merawat serta melayani kebutuhan santri yang sakit.

10. Mengantar santri yang sakit ke tempat periksa (berobat)

11. Membuat surat keterangan sakit bagi santri yang sakit untuk izin sekolah.

12. Mendata santri yang pulang karena sakit.

13. Mengadakan dan menjadwal aktifitas olahraga.

14. Mengadakan penyuluhan kesehatan.

15. Bekerjasama dengan bagian ketertiban dan keamanan membuat jadwal olahraga

13. Jama’ah

1. Memakmurkan (mensejahterakan) Musholla

2. Menjaga dan memelihara inventaris Musholla

3. Menjaga kebersihan Musholla

4. Bekerjasama dengan bagian ubudiyah dan kebersihan menyusun jadwal Mu’addzin,Istighotsah, dll

5. Melengkapi kebutuhan Musholla, seperti karpet, listrik, sapu, sound system, vacuum cleaner,dll.

6. Bersama bagian ubudiyah membuat jadwal muadzzin, bilal jum’at, imam badal.

7. Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola uang amal Masjid

8. Melaporkan kegiatan dan keuangan Masjid kepada Pengasuh dan Kepala Pengurus

14. Humas

1. Mengatur dan melaksanakan hubungan Pondok Pesantren dengan walisantri dan masyarakat umum

2. Membina hubungan Pondok Pesantren dengan pesantren lain, instansi pemerintah dan lembaga sosial lainnya

3. Merencanakan program kunjungan ke pesantren lain dan lembaga terkait, untuk study banding, dll