Tietosuoja
Tietosuojaseloste yhteydenottolomakkeiden henkilötietojen käsittelystä
Rekisterinpitäjä
Pielaveden kunta, PL 27, 72401 Pielavesi
kunta@pielavesi.fi
Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Tiina Mikkonen-Reponen
040 195 2836, tiina.mikkonen-reponen@pielavesi.fi
Tietosuojavastaava ja yhteystiedot
Anne Kauhanen
040 489 4055, anne.kauhanen@pielavesi.fi
Rekisterin nimi
SavoGrow alueen kuntien perheiden sähköisen asiointikanavan yhteydenottorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta
Henkilötietojen käsittelyn laillisena perusteena on (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6)
☐ asiakassuhteen tai jäsenyyden hoitaminen (sopimuksen edeltävät toimenpiteet ja täytäntöönpano)
☐ yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttö
☐ lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, esim. perusopetus, varhaiskasvatus
☒ rekisteröidyn antama suostumus
☐ käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi
Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalain (1050/2018) 4 § tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti, kun
☐ kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden;
☐ käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi;
☐ käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden; tai
☐ henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden
Rekisterin tietosisältö
- mitä tietoja rekisteröidystä kerätään, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotikuntatieto
Rekisteröityjä ovat yhteydenottolomakkeen kautta yhteydenoton tehneet henkilöt
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
☐ Ei luovuteta
☒ Tietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa
Mihin: Kunnan sosiaali- tai terveystoimelle
Millä perusteella: Asiakkaan luvalla tai ilmoitusvelvollisuuden perusteella
Luovuttamistapa: Kirjallinen tai puhelimitse
☐ Tietoja luovutetaan Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Mihin: Kirjoita tekstiä napsauttamalla tai napauttamalla tätä.
☐ Kansainväliselle järjestölle
Mille: Kirjoita tekstiä napsauttamalla tai napauttamalla tätä.
Luovuttamistapa: Kirjoita tekstiä napsauttamalla tai napauttamalla tätä.
Suojaustoimet: Kirjoita tekstiä napsauttamalla tai napauttamalla tätä.
Henkilötietojen säilytysaika
(eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat)
Henkilötietoja säilytetään yhteydenottoa koskevan asian hoitamisen ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan.
Rekisterin suojauksen periaatteet
(yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista)
☒ Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä
☐ Rekisteritietojen käyttöä valvotaan
☐ Tiedot on säädetty salassa pidettäväksi (JulkL / GDPR artikla 9)
☐ Tiedot ovat osittain salassa pidettävää (henkilötiedot suojattu, muu tieto julkista)
Manuaalinen aineisto
☐ Valvonnan alaisena, lukitussa tilassa / arkistossa
☐ Muulla tavoin, miten: Kirjoita tekstiä napsauttamalla tai napauttamalla tätä.
Sähköisesti tallennetut tiedot
☒ Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat
☒ Palomuurisuojaukset
☐ Tietojen käyttöä valvotaan
☐ Muulla tavoin, miten: Kirjoita tekstiä napsauttamalla tai napauttamalla tätä. (esim. henkilötiedot huomioitu ja niiden käyttö rajoitettu ja turvattu tiedonhallintajärjestelmällä, tietojen salauksella)
Automaattinen päätöksenteko tai profilointi
(käsittelylogiikka sekä sen merkitys ja seuraukset rekisteröidylle)
☒ Ei sisällä
☐ Sisältää; millaista käsittelyä ja kuvaus sen tarkoituksesta: Kirjoita tekstiä napsauttamalla tai napauttamalla tätä.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä (art. 21 vastustamisoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Pielaveden kunta kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on kunnan ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tietosuojaselosteen ’Yhteydenotot ja lomakkeet’-kohdan mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Pielaveden kunta voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröity voi antaa Pielaveden kunnalle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, art. 15 ja 20)
Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän tulee samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.
Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö Pielaveden kunnan rekisteristä vastaavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen ei sovelleta viranomaistoimintaan, ainoastaan julkishallinnon vapaaehtoisten tehtävien rekistereihin ja järjestelmiin.
Oikeus suostumuksen peruuttamiseen
Mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on rekisteröityjen antama suostumus, on rekisteröidyillä myös oikeus suostumuksen peruuttamiseen. Suostumuksen peruutusta tai käsittelyn vastustamista koskeva pyyntö on esitettävä rekisterinpitäjän rekisteristä vastaavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, joka tulee esittää rekisterinpitäjän nimeämälle yhteyshenkilölle.
Tiedon korjaaminen, poistaminen ja käsittelyn rajoittaminen (art. 16–18)
Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.
Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisten tietojen levittäminen, mikäli tämä voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden tai hänen oikeuksiensa suojan.
Rekisterinpitäjän on myös rekisteröidyn vaatimuksesta rajoitettava käsittelyä
- mikäli rekisteröity on kiistänyt henkilötietojensa paikkansapitävyyden,
- mikäli rekisteröity on esittänyt väitteen käsittelyn lainvastaisuudesta ja rekisteröity on vastustanut henkilötietojen poistamista ja vaatinut sen sijaan niiden käytön rajoittamista, tai
- mikäli rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity ilmoittaa tarvitsevansa niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
- mikäli rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn esittämät perusteet.
Jos rekisterinpitäjä on rajoittanut käsittelyä mainituilla perusteilla, rekisterinpitäjän on tehtävä rekisteröidylle ilmoitus, ennen kuin käsittelyä koskeva rajoitus poistetaan.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun / tietosuojaviraston käsiteltäväksi.
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Yhteydenotot ja lomakkeet
Rekisteritietojen tarkastuspyyntö-, korjausvaatimus- sekä lokitietojen tarkastuspyyntölomakkeet löydät verkosta osoitteesta: www.pielavesi.fi/tietosuojaselosteet