Arkivering

Ett arkiv hos en förening består dels av handlingar som upprättats hos föreningen, dels av handlingar som inkommit till föreningen. Lagkrav på arkivering föreligger i vissa fall, t.ex. vad gäller räkenskapsmaterial såsom exempelvis årsredovisning med resultat- och balansräkning, förvaltningsberättelse, verifikationer med underlag etc. I detta fall gäller en arkiveringstid om sju år enligt 7:e kapitlet i bokföringslagen, SFS 1999:1078,

Vad som ska arkiveras utöver lagkrav är en bedömningsfråga. Det material som är unikt för föreningen bör bevaras i arkivet. Till det kan exempelvis höra:

- Protokoll; från årsmöten och styrelsemöten samt från andra protokollförda möten

- Medlemsregister

- Statistik (t.ex. medlemsstatistik och mötesstatistik)

- Fotografier och filmer

- Föremål (t.ex. standar, flaggor, pins, märken, knappar)

- Trycksaker (t.ex. egenproducerad affisch, broschyrer)

- Inkomna handlingar (brev som mottagits)

- Utgående handlingar (skrivelser som föreningen skickat ut)

- Ämnesordnade handlingar (t.ex. dokument från medlemsmöten eller -konferenser).

Arkiveringsreglerna är en uppdatering av de som ursprungligen togs fram för Teleseniorernas Förbund.