Panduan Hibah Barang - MPHL B/J/S

Pengesahan Hibah Barang/Jasa/Surat Berharga

Mekanisme pengelolaan hibah langsung bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 99/PMK.05/2017 tentang Administrasi Pengelolaan Hibah.

Penerimaan negara yang dapat dikategorikan sebagai Hibah merupakan penerimaan negara yang memenuhi ketentuan sebagai berikut :

1. tidak dimaksudkan untuk dibayarkan kembali kepada Pemberi Hibah;

2. tidak disertai ikatan politik, serta tidak memiliki muatan yang dapat mengganggu stabilitas keamanan negara;

3. barang/jasa/surat berharga yang diterima dari Pemberi Hibah digunakan untuk mendukung pencapaian sasaran keluaran kegiatan satuan kerja penerima Hibah, atau digunakan untuk mendukung penanggulangan keadaan darurat.

Tujuan Penggunaan Hibah untuk :

1. mendukung program pembangunan nasional;

2. memberikan manfaat bagi satuan kerja penerima Hibah guna mendukung pencapaian sasaran kerja keluaran kegiatan

3. mendukung penanggulangan bencana alam dan bantuan kemanusiaan termasuk bencana non alam, antara lain :

   • gagal teknologi,

   • gagal modernisasi,

   • epidemi, dan wabah penyakit,

   • bencana sosial meliputi konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas masyarakat,

   • teror.

Urutan Tahapan Pengelolaan Hibah Langsung Dalam Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga

1. Pengajuan Permohonan Nomor Register

A. Untuk Hibah Luar Negeri (HLN) ke Ditjen PPR (Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko) :

• Pimpinan Lembaga/Satker selaku PA/Kuasa PA mengajukan permohonan nomor register atas hibah langsung bentuk bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga kepada DJPPR c.q. Direktur Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen (EAS).

• Permohonan nomor register dilampiri :

  • Perjanjian Hibah (Grant Agreement) atau dokumen lain yang dipersamakan

  • Ringkasan Hibah (Grant Summary) sesuai dengan Lampiran huruf C dalam PMK No : 99/PMK.05/2017

• Jumlah yang diregister Sejumlah Perjanjian Hibah

• Dapat dengan sarana elektronik (fax/email), namun tetap diwajibkan menyampaikan hardcopy (asli bertandatangan basah) ke alamat :

  • Gedung Frans Seda Lantai 7,  Jl. Wahidin Raya No. 1 Jakarta 10710,

  • Telp. 021-3505052/3865330 ekstensi 2726 (untuk Hibah Langsung) atau ekstensi 2615 (untuk Hibah Terencana),

  • Fax 021-3846635

  • Email: aklap_eas@dmo.or.id atau webmaster.djpu@kemenkeu.go.id

  • Website : http://www.djppr.kemenkeu.go.id/

B. Untuk Hibah Dalam Negeri (HDN) ke Kanwil Ditjen Perbendaharaan :

• PA/KPA mengajukan permohonan nomor register atas Hibah langsung dalam bentuk bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga dari dalam negeri kepada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan dengan melampirkan : 

  1. Permohonan nomor register atas Hibah Langsung (format Lampiran B dalam PMK No : 99/PMK.05/2017)

  2. Perjanjian Hibah;

  3. Ringkasan Hibah (format Lampiran huruf C dalam PMK No : 99/PMK.05/2017)

  4. Surat Kuasa pendelegasian kewenangan untuk menandatangani perjanjian Hibah

• Dalam hal penggunaan Hibah langsung untuk mendukung penanggulangan bencana alam dan bantuan kemanusiaan , permohonan nomor register untuk Hibah langsung dalam bentuk uang, dilampiri dengan :

  1. SPTMHL

  2. Rekening koran

• Dokumen persyaratan yang disampaikan untuk pengajuan nomor register merupakan dokumen asli/salinan yang dilegalisir penerima Hibah.

2. Penandatangan BAST

• Pimpinan K/L/Satker yang menerima hibah dalam bentuk B/J/S membuat dan menandatangani BAST bersama dengan Pemberi Hibah.

• Format BAST disusun sesuai dengan kebutuhan yang disepakati oleh masing-masing pihak.

• BAST sekurang-kurangnya memuat :

  1. Tanggal serah terima,

  2. Pihak Pemberi dan Penerima,

  3. Nilai nominal,

  4. Bentuk hibah,

  5. Tujuan BAST dan

  6. Rincian harga per barang

3. Pengajuan Pengesahan SP3HL-BJS dan MPHL-BJS ke KPPN

• Dalam rangka pengesahan pendapatan Hibah yang bersumber dari Hibah langsung dalam bentuk barang/jasa/surat berharga, PA/KPA menerbitkan SP3HL-BJS (Surat Perintah Pengesahan Pendapatan Hibah Langsung bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga).

• Dalam rangka pencatatan beban dan/atau aset yang bersumber dari Hibah langsung dalam bentuk barang/jasa/surat berharga, PA/KPA menerbitkan MPHL-BJS (Memo Pencatatan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga).

• Kedua dokumen tersebut harus diajukan pengesahannya ke KPPN Padang sebelum mencatat barang di dalam SIMAK-BMN dan mencatat transaksi pengesahan hibah di SAIBA

• Tahapan perekaman MPHL-BJS melalui Aplikasi SAS yaitu :

  1. Login ke level Admin :

     • Menu Referensi I >> Pejabat : Pastikan KPA sudah direkam di referensi dengan kode Keterangan 1

     • Menu Referensi II >> Register : Rekam kode register hibah sesuai Surat Penerbitan Register Hibah

       • Nomor & Tanggal NPLN diisi Nomor & Tanggal Surat Perjanjian Hibah

       • Kode Valas diisi IDR (jika merupakan dana rupiah)

       • Kode Donor & Kode Kreditor dapat dikosongkan

       • Nama Donor diisi nama pemberi hibah (misal : Pemda Kabupaten xxxxx)

  2. Login ke level PPSPM :

     • Menu SPM >> RUH SPM Pengesahan Hibah >> MPHL-BJS :

       • Fungsi, sub fungsi, program, kegiatan, output diisi sesuai DIPA

       • Sumber dana diisi :

         • HLBD (12) untuk hibah langsung Barang dari dalam negeri

         • HLBL (13) untuk hibah langsung Barang dari luar negeri

         • HLJD (14) untuk hibah langsung Jasa dari dalam negeri

         • HLJL (15) untuk hibah langsung Jasa dari luar negeri

         • HLSD (16) untuk hibah langsung Surat Berharga dari dalam negeri

         • HLSL (17) untuk hibah langsung Surat Berharga dari luar negeri

       • Dasar Pengeluaran : PP Nomor 10 Tahun 2011

       • Jenis Dokumen : (01) DIPA

       • Jumlah Penerimaan diisi jumlah dana hibah yang diterima

       • Jumlah Pengeluaran diisi jumlah dana hibah yang telah dibelanjakan

       • MAK/MAP (Kode akun) untuk Belanja Hibah (kolom sebelah kiri) diisi akun belanja hibah sesuai kolom MAK belanja di bawah halaman ini (Daftar Akun Debet MPHL-BJS)

       • MAK/MAP (Kode akun) untuk Pendapatan hibah (kolom sebelah kanan) diisi :

         • 431121 – Pendapatan Hibah Dalam Negeri – Langsung Bentuk Barang

         • 431221 – Pendapatan Hibah Luar Negeri – Langsung Bentuk Barang

         • 431122 – Pendapatan Hibah Dalam Negeri – Langsung Bentuk Jasa

         • 431222 – Pendapatan Hibah Luar Negeri – Langsung Bentuk Jasa

         • 431123 – Pendapatan Hibah Dalam Negeri – Langsung Bentuk Surat Berharga

         • 431223 – Pendapatan Hibah Luar Negeri – Langsung Bentuk Surat Berharga

       • Uraian : “Pengesahan Hibah dalam bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga Triwulan ke …. untuk kegiatan ………… sesuai Surat Perjanjian Hibah (NPHD/NPHLN) Nomor : ……………… Tanggal ………………”

       • Penandatangan SP2HL adalah Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) lalu klik simpan

     • Untuk mencetak MPHL-BJS melalui : menu SPM >> Cetak SPM

     • Transfer ADK MPHL-BJS melalui : menu Utility >> Transfer SPM ke KPPN lalu isi pilihan :

       • Tanggal SPM sesuai tanggal MPHL-BJS

       • Jenis ADK SPM : (01) Satker

       • Pilih Non Kontraktual

       • Pilih Non GUP

     • ADK MPHL-BJS tidak perlu diinject PIN

     • Sampaikan MPHL-BJS beserta lampirannya ke loket Front Office Seksi Vera

     • Perekaman Persetujuan MPHL-BJS di SAIBA dilakukan secara Manual (tidak dapat impor dari SAS) karena nomor Persetujuan MPHL-BJS berjumlah 16 digit, sedangkan pada SAS hanya dapat diinput 15 digit nomor SP2D

     • Perekaman Persetujuan MPHL-BJS di SAIBA melalui menu Transaksi lalu sub menu Daftar Memo PHLBJS dan Persetujuan MPHLBJS

• Pengesahan MPHL-BJS diajukan ke KPPN Padang (melalui seksi Vera) dengan melampirkan :

  1. Hardcopy dan ADK MPHL-BJS

  2. Surat penetapan nomor register Hibah

  3. BAST

  4. SPTMHL (Surat Pernyataan Telah Menerima Hibah Langsung)

  5. SP3HL-BJS (Surat Perintah Pengesahan Pendapatan Hibah Langsung bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga)

Pengesahan Hibah Barang/Jasa/Surat berharga Tahun Anggaran Yang Lalu (TAYL)

Setiap Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga yang diterima K/L agar dilakukan proses administrasi hibah sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 99/PMK.05/2017 mengingat terdapat ketentuan sanksi sebagaimana tercantum pada Pasal 43 ayat (1) yang berbunyi: “Apabila K/L tidak melaporkan Hibah yang diterimanya kepada Menteri Keuangan sesuai dengan laporan hasil pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan selama 2 (dua) tahun berturut- turut, K/L tersebut dikenakan sanksi tidak diperkenankan menerima Hibah yang penarikannya tidak melalui Kuasa BUN pada tahun-tahun anggaran berikutnya“.

Menunjuk Surat Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor : S-6799/PB/2018, Kementerian/Lembaga yang mempunyai Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga yang diterima pada tahun 2017 dan/atau tahun-tahun sebelumnya namun belum dilakukan pengajuan nomor register dan/atau proses pengesahan hibah agar melakukan inventarisasi hibah dimaksud. Sedangkan untuk Hibah Langsung Bentuk Uang yang diterima pada tahun 2017 dan/atau tahun-tahun sebelumnya namun belum dilakukan pengajuan nomor register dan/atau proses pengesahan juga agar dilakukan inventarisasi dan penatausahaan dokumen hibah uang berkenaan sambil menunggu pengaturan lebih lanjut.

Perekaman MPHL-BJS Tahun Anggaran Yang Lalu (TAYL) :

Dalam hal Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga TAYL belum mempunyai nomor register, Satker mengajukan permohonan nomor register kepada:

1. Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan untuk Hibah yang berasal dari Dalam Negeri

2. Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko (DJPPR) c.q. Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen untuk Hibah yang berasal dari Luar Negeri.

Format MPHL-BJS TAYL:

• Kode akun kolom Pendapatan (sebelah kanan) : 391133 (Pengesahan Hibah Tahun Anggaran Yang Lalu)

• Kode akun kolom Aset/Beban Jasa (sebelah kiri) :

  1. Diisi kode akun Aset Tetap/Aset Lainnya sesuai dengan jenis barang yang diterima dari donor, untuk mencatat hibah bentuk barang

     • Untuk pencantuman akun aset tetap agar menggunakan akun yang sama dengan perolehan selain dari hibah. Misal : untuk hibah langsung berupa tanah agar menggunakan akun 131111 (tanah), bukan menggunakan akun 131112 (Tanah dari Hibah).

  2. Diisi kode akun Beban Jasa sesuai dengan jenis jasa yang diterima dari donor, untuk mencatat hibah bentuk jasa

• Uraian untuk MPHL-BJS atas hibah langsung bentuk barang TAYL agar disebutkan pada uraian MPHL-BJS: “Penerimaan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga pada tahun 20xx)”

• Penerbitan SP3HL-BJS dan MPHL-BJS agar diberi tanggal aktual.

Pengesahan MPHL-BJS TAYL diajukan ke KPPN dengan melampirkan :

1. Surat penetapan nomor register Hibah

2. BAST

3. SPTMHL (Surat Pernyataan Telah Menerima Hibah Langsung)

4. SP3HL-BJS (Surat Perintah Pengesahan Pendapatan Hibah Langsung bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga)