スケジュール

8月下旬

WEBサイトの更新

【主催者】

前年の情報をもとに、今年の内容に一部修正して公開。

• 実施日程の決定

• コミュニティーセンター予約

• 今年の事前受付フォームを作成

• 協力者へ連絡

ルートマップなどは協力店舗と参加者数が決まってから作成し、WEBサイトにアップします。

8月下旬

コミュニティーセンター予約

【主催者】

実施日程を検討時にコミュニティーセンター2Fの空き状況をコミュニティーセンター運営者に連絡し確認します。運営者は新百合ヶ丘自治会と第五自治会の管理部が半期ずつ交代で運営しています。電話をかけて空き状況を確認し、仮押さえいただき、その後申込書（コミュニティーセンターの玄関に設置もしくは自治会発行の冊子にあり）を記入後、メールに申込書（写真）を添付し【shinyurigaoka.cc@gmail.com】へメール。その後、担当者の確認を経て費用の連絡が入り、指定の銀行へ振り込みを行って予約が完了となります。

交番裏にある新百合ヶ丘自治会エリアの新百合ヶ丘コミュニティーセンター2Fを事前に予約します。集合場所としての利用のほか、雨天時の利用や協力店舗数が少なかった際などで活用予定です。利用時に費用がかかります。

枠は午後を想定、場所は2Fを予約します。費用は午後のみ2,500円（2Fの場合、午前2,000円、午後2,500円、夜2,000円）

コミュニティーセンター運営連絡先
070-4295-7247
shinyurigaoka.cc@gmail.com

9月下旬〜10月上旬

王禅寺こども文化センターへ装飾利用の相談

【主催者】

王禅寺こども文化センターで利用しているハロウィンイベント装飾をお借りできるか相談し、可能な場合は前もってどれくらいの装飾物があるかを確認にうかがいます。実際にお借りするのは王禅寺こども文化センターでのハロウィンイベントが終わった後となります。日程が重なる場合は別の方法を検討します。

2023年は開催日は重ならないよう調整しました。
2024年は開催日が重なったため、運営チームで用意しました。

王禅寺こども文化センター
044-989-1601（館長に相談します）

9月中旬〜下旬

事前申し込み者に受付完了メール送信

【主催者】

事前申し込みされた方の情報をまとめながら、受付完了メールを個々にお送りします。受付完了メールが迷惑メールに届いていることが多いようなので新しい方法も検討の余地ありです。

9月中旬〜10月上旬

店舗様へお菓子配布協力依頼

【主催者】

クリエイトゆりストア周辺の店舗様に協力を依頼します。9月の段階で開催の挨拶とご協力のお願いをし、10月に人数が確定したところで、改めて当日のスケジュール、お菓子を持っていく時間や手順など共有します。

過去に協力店様へ配布した資料はこちら

9月30日〜10月上旬

事前申し込み受付終了

【主催者】

9/30もしくは定員に達し次第受付を終了します。

• WEBサイトからの申し込みを終了バージョンに変更

• 申し込み者のリストを作成、人数確定

10月上旬〜中旬

お菓子買い出し／ラッピング

【主催者】

事前登録者数にあわせて買い出しとラッピングを行います。10月中旬でタジマヤのハロウィン商品がほとんどなくなります。早々に参加人数を確定し、購入する方がベターです。

お菓子の購入はタジマヤ川崎北部支店

ラッピングはダイソー島忠ホームズ町田三輪店

を予定しています。

※ラッピングなどご協力いただける方は、事前登録フォームにその旨ご記入いただけますと幸いです。

10月中旬

協力店舗数からルートを作成

【主催者】

当日まわっていただくルートは出来上がり次第こちらのサイトで発表させていただきます。当日もグループごとにお知らせします。

13:00

コミュニティーセンターで飾り付けと準備

【主催者】

コミュニティーセンター2Fでお菓子や装飾の準備をします。

14:00

店舗様へお菓子の受け渡し

【主催者】

お渡しいただくお菓子を各店舗に持参し、開始時間や手順を再度お伝えします。

16:30

イベント終了／解散

【主催者】

ご参加いただいた皆さんに感謝のご挨拶し、参加者は解散となります。

17:00-17:30

協力店様へご挨拶

【主催者】

ご協力いただきました店舗様に感謝のご挨拶をして備品（お菓子の入れ物など）を回収します。そして来年の参加協力をお願いをします。会場の片付けをしてイベント終了となります。装飾を王禅寺こども文化センターで借りた場合は当日もしくは翌日に返却ください。