Hoe u uw Outlook-e-mail effectief kunt beheren

Een rommelige mailbox kan het voor gebruikers moeilijk maken om hun benodigde e-mail te vinden. Microsoft Outlook heeft behoorlijk handige tools geleverd die u helpen uw e-mails te filteren en uw berichten op een meer beheersbare manier te ordenen. Outlook kan zelfs helpenverhoog de efficiëntie en prestaties voor u. Of u nu Outlook 2010 gebruikt,Outlook 2007 of Outlook 2003 kunt u uw e-mails eenvoudig beheren met behulp van devolgende tools om uw Postvak IN op te schonen en het gemakkelijker te maken om deinformatie die u nodig heeft.

Filter de berichten snel.

Outlook 2010 heeft een nieuwe functie die helpt bij het sorteren van berichten op datum en rangschikken in Conversatie. Bij gebruik van deze functie verschijnen de berichten met hetzelfde thema als Conversatie en kunnen gebruikers ze bekijken, vergroten of verkleinen door op het pictogram te klikken links van de onderwerpregel. De berichten in elk gesprek zijn geclassificeerd met het nieuwste bericht bovenaan. Wanneer een nieuw bericht wordt ontvangen, wordt alle conversatie naar de bovenkant van de e-maillijst verplaatst, zodat u gemakkelijk de stroom van de e-mails kunt volgen. Om de conversatie te activeren, vinkt u in het tabblad Weergave van de groep Conversatie het vakje Weergeven als conversatie aan. U kunt de grootte van een gesprek verkleinen met de functie Opschonen. Deze functie helpt bij het verwijderen van de dubbele berichten in het gesprek. Klik op het tabblad Start in de groep Verwijderen op Opschonen en vervolgens op Gesprek opschonen. In alle versies van Outlook kunnen de gebruikers de berichten in de mailboxmap sneller vinden door de manier waarop ze in de e-mailmap zijn geclassificeerd te wijzigen. U kunt uw e-mails bijvoorbeeld sorteren op datum, afzender en bestandsgrootte of belangrijkheidsniveau.

Gebruik gestandaardiseerde onderwerpkoppen.

De mentale energie die nodig is om de focus te verschuiven tussen steeds veranderende onderwerpen, put je uit, niet het volume. Je hebt de neiging om in chronologische volgorde te lezen of op 'belangrijkste persoon'. Dit is een burn-out van de hersenen. Gebruik in plaats daarvan deze regel; Hetis van toepassing op e-mail van directe ondergeschikten en werkt beter dan conversatieketens. Identificeer de top 2-5 projecten waar u het meest mee bezig bent; maak onderwerpkoppen om deze weer te geven.Laat het team weten dat je in eerste instantie aandacht zult besteden aan al die e-mails met deze standaardonderwerpen. Deze onderwerpen zijn uw projecten met de hoogste prioriteit bij demoment––uw e-mail wordt gesorteerd op onderwerpregel en de hoogste prioriteit wordt als eerste gelezen/beantwoord. Maak duidelijk dat e-mails met een ongepaste titel de afzender van 1 x dagen op de zwarte lijst zetten.

Als deze stappen niet werken en u nog steeds met het probleem wordt geconfronteerd, neemt u contact op met het team voor hulp via het Outlook Support Nederland nummer. U krijgt real-time ondersteuning voor eenvoudig downloaden.

Originele bron