¿Eres emprendedor en Colombia y tienes empleados? Entonces debes saber que estás obligado a emitir nómina electrónica, un requisito exigido por la DIAN que garantiza el cumplimiento tributario y la legalidad de los pagos laborales. No cumplir con esta obligación puede costarte millones en sanciones.
En esta guía te explicamos de manera sencilla qué es la nómina electrónica, por qué es importante, cómo implementarla y qué beneficios tiene para tu empresa.
La nómina electrónica es un documento digital obligatorio que reporta a la DIAN cuánto pagas a tus empleados cada mes. Este documento contiene sueldos, bonificaciones, deducciones, aportes y cualquier ajuste, y debe enviarse a la DIAN mensualmente.
🧾 Dato clave: Según la Resolución 000037 de 2021, toda persona natural o jurídica con empleados bajo contrato debe generar y transmitir la nómina electrónica para deducir esos gastos en su declaración de renta.
Desde 2021, la DIAN exige que todas las empresas —sin importar su tamaño— reporten electrónicamente los pagos laborales si desean deducirlos del impuesto de renta. Esto incluye negocios como restaurantes, tiendas, startups, servicios digitales, etc.
📊 Dato: La DIAN ha señalado que más del 80% de las empresas en Colombia ya han implementado este sistema. Su incumplimiento puede generar multas de hasta 15.000 UVT (más de $636 millones COP en 2024) según la Resolución 013 de 2021.
Aquí te explicamos los pasos simples para cumplir:
Escoge un software autorizado por la DIAN: Hay opciones como Alegra, Siigo, Softland y TNS.
Solicita tu certificado digital para firmar los documentos.
Genera el archivo XML con los datos de tus empleados.
Envíalo mensualmente a la DIAN desde el portal o desde tu software.
Guarda el archivo digital por 5 años.
Corrige errores en máximo 3 días hábiles si ocurre algún problema.
🔧 Tip útil: Muchos software ofrecen pruebas gratuitas o tarifas para microempresas que incluyen soporte y capacitación.
Implementar la nómina electrónica te ayudará a:
✅ Cumplir con la DIAN
Evitas sanciones y mantienes tus deducciones tributarias
✅ Ahorrar tiempo
Automatizas procesos repetitivos
✅ Tener orden financiero
Centralizas pagos, deducciones y registros
✅ Mostrar formalidad
Proyectas profesionalismo ante empleados y clientes
✅ Tomar mejores decisiones
Tienes datos claros sobre costos laborales
Sí. Si tienes empleados con contrato laboral, estás obligado a emitir nómina electrónica ante la DIAN, sin importar el tamaño de tu empresa.
La DIAN puede sancionarte con multas de hasta 15.000 UVT. Además, no podrás deducir esos costos en tu declaración de impuestos.
Sí, siempre que uses un software autorizado por la DIAN. Algunos tienen interfaces simples y guías paso a paso para emprendedores.
Debes enviarla cada mes, dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al pago. Por ejemplo, si pagaste en abril, debes enviarlo antes del 16 de mayo de 2024.
Algunos software como Softland, Alegra, Siigo y TNS están certificados por la DIAN y ofrecen precios accesibles para pequeñas empresas.
Como pequeño empresario, al principio pensé que la nómina electrónica era un proceso complejo. Pero después de usar Siigo Pyme, me di cuenta de que el sistema es amigable y me ahorró muchas horas de trabajo manual. Además, pude deducir correctamente los costos laborales y evité sanciones.
💬 Mensaje a otros emprendedores: No le tengas miedo a lo digital. La nómina electrónica no es tu enemigo, es tu escudo frente a la DIAN.
La nómina electrónica en Colombia es obligatoria, pero también es una gran oportunidad para organizar tus pagos, reducir riesgos y proyectar una imagen más profesional. No importa si tienes una tienda pequeña, una agencia creativa o una cafetería: si tienes empleados, debes cumplir con este proceso.
👉 ¿Quieres un software simple, económico y validado por la DIAN? Conoce Softland o Alegra y empieza hoy mismo.