Інформаційні архіви — це «комп'ютерні бібліотеки», в яких зберігаються різноманітні матеріали і програми, що користуються тривалим попитом і нерідко мають значний обсяг. Інформація в архівах зберігається у вигляді файлів, які в залежності від їх тематичної спрямованості групуються в каталоги і підкаталоги, створюючи деревоподібну структуру (аналогічну файловій структурі операційних систем MS-DOS і UNIX). Каталог найвищого рівня називається кореневим каталогом архіву.
Основною функцією поштового серверу інформаційного архіву є пересилання по запиту користувачів необхідних файлів засобами електронної пошти. У процесі підготовки файлу до пересилання поштовий сервер автоматично виконує (у випадку необхідності або по запиту користувача) операції стиску і кодування інформації. Поштові програмні сервери, що працюють з інформаційними архівами, можна розділити на три види: