Nagoya Hash House Harriers (hereinafter referred to as "NH3") is committed to protecting the privacy of event participants (hereinafter referred to as "Participants") and ensuring the security of their personal information. This Privacy Policy outlines the collection, use, and storage of personal information provided by Participants during event registration.

1. Personal Information Collected

During the event registration process, we collect the following personal information:

• Email address

• Full name

• Hash name

• Home kennel

• Phone number

• Emergency contact (name, relationship, phone number)

2. Purpose of Collection and Use of Personal Information

The personal information provided will be used for the following purposes:

Publication of Participant List: To create a list of event participants and publish it on the website (only hash names and home kennels will be made public).

Event Operation: To operate the event, including providing running activities, meals, organizing parties, producing related merchandise, and communicating with Participants.

Emergency Contact: To contact the designated emergency contact person in the event of accidents, illness, or other emergencies during the event.

3. Data Storage and Security

Participants' personal information will be securely stored on Google Drive. Access to this data is limited to authorized members of NH3 who require access for the purposes described in Section 2. NH3 will take reasonable measures to protect Participants' personal information from unauthorized access, use, or disclosure.

4. Data Retention

Participants' personal information will be retained for the period necessary to achieve the purposes outlined in this Privacy Policy, or as required by applicable laws and regulations. Generally, this will be for the duration of the event and a reasonable period thereafter for follow-up communications and record-keeping. Emergency contact information will be promptly deleted after the event concludes.

5. Participants' Rights

Participants have the right to access, correct, or delete their personal information held by NH3. To exercise these rights, please contact us at nagoyahashhouseharriers@gmail.com.

6. Information Sharing

Except for the publication of the participant list as described in Section 2, we will not share Participants' personal information with third parties. However, we may share personal information in the following limited circumstances:

Emergency Situations: When necessary to protect the health and safety of Participants themselves or other participants during the event.

Legal Requirements: If disclosure is required by law or legal process.

7. Changes to the Privacy Policy

NH3 may update this Privacy Policy from time to time. We will notify Participants of any significant changes by posting the updated policy on our website or by email.

8. Contact Us

If you have any questions or concerns regarding this Privacy Policy or NH3's handling of Participants' personal information, please do not hesitate to contact us at nagoyahashhouseharriers@gmail.com.

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名古屋ハッシュハウスハリヤーズ（以下「NH3」といいます）は、イベント参加者（以下「参加者」といいます）のプライバシーを尊重し、ご提供いただいた個人情報の保護およびセキュリティの確保に努めております。本プライバシーポリシーは、イベント登録時に参加者からご提供いただく個人情報の収集、利用、保存方法についてご説明するものです。

1. 収集する個人情報

イベント登録手続きにおいて、以下の個人情報を収集いたします。

• Eメールアドレス

• 氏名

• ハッシュネーム

• ホームケネル

• 電話番号

• 緊急連絡先（氏名、続柄、電話番号）

2. 個人情報の収集および利用目的

ご提供いただいた個人情報は、以下の目的のために利用いたします。

参加者リストへの掲載: イベント参加者リストを作成し、ウェブサイトに掲載するため（ハッシュネームとホームケネルのみを公開します）。

イベントの運営: ランニング、食事の提供、パーティーの開催、関連グッズの製作、参加者への情報提供および連絡のため。

緊急連絡: イベント中に事故、急病、その他の緊急事態が発生した場合に、ご指定いただいた緊急連絡先へ連絡するため。

3. データの保存とセキュリティ

参加者の個人情報は、Googleドライブにて安全に保管いたします。このデータへのアクセスは、上記２に記載された利用目的を達成するために必要とする、NH3の許可されたメンバーに限定されます。NH3は、参加者の個人情報を不正なアクセス、利用、または開示から保護するために、合理的な措置を講じます。

4. データの保持

参加者の個人情報は、本プライバシーポリシーに記載された利用目的の達成に必要な期間、または適用される法令により保持が義務付けられている期間、保管されます。一般的に、これはイベントの開催期間およびその後の連絡や記録保持に必要な合理的な期間となります。緊急連絡先に関する情報は、イベント終了後、速やかに削除いたします。

5. 参加者の権利

参加者は、NH3が保有するご自身の個人情報へのアクセス、訂正、または削除を要求する権利を有します。これらの権利を行使するには、nagoyahashhouseharriers@gmail.com までご連絡ください。

6. 情報の共有

上記２に記載した参加者リストへの掲載を除き、ご提供いただいた参加者の個人情報を第三者と共有することはありません。ただし、以下の限定的な状況においては、個人情報を共有する場合があります。

緊急事態: イベント中に参加者ご自身または他の参加者の生命、健康、財産などを保護するために緊急の必要性がある場合。

法的要件: 法律または法的手続きに基づき、開示が要求された場合。

7. プライバシーポリシーの変更

NH3は、本プライバシーポリシーを随時更新することがあります。重要な変更がある場合には、当社のウェブサイト上にて告知、またはご登録の電子メールアドレス宛にご連絡いたします。

8. お問い合わせ

本プライバシーポリシーまたはNH3による参加者の個人情報の取り扱いについて、ご質問やご懸念がある場合は、nagoyahashhouseharriers@gmail.com までお気軽にご連絡ください。