Bestyrelsens Forretningsorden

Forretningsorden.

Forretningsordenen er gældende for bestyrelsen i Foreningen for et godt hav- og strandmiljø i As Vig og omegn.  Ændringer kan besluttes af et flertal i bestyrelsen, indtil Forretningsordenen er godkendt på generalforsamlingen.

Forretningsordenen skal godkendes på generalforsamlingen.

Under det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med næstformand og kasserer samt nedsætter evt. stående udvalg.

§ 1.

Foreningen for et godt hav- og strandmiljø i As Vig og omegn er en forening med det formål at arbejde for beskyttelse og forbedring af natur og miljø i As Vig og omegn.

Foreningens opgaver er at arbejde aktivt for, at der ikke placeres aktiviteter eller produktion, der skader natur og havmiljø, fx havbrug i As Vig og omegn. Foreningens opgave er endvidere at understøtte det arbejde, andre grupper iværksætter med henblik på at bedre hav- og strandmiljøet.

Det er bestyrelsens primære funktion at sikre foreningens overordnede virke i forhold til formålet.

Bestyrelsen består foruden formand af 4 øvrige bestyrelsesmedlemmer samt 2 suppleanter.

§ 2.

Bestyrelsen udøver sin virksomhed gennem møder. Rutinesager eller sager af hastende karakter kan dog afgøres ved skriftlig behandling, hvis alle bestyrelsens medlemmer tiltræder dette.

Bestyrelsen afholder et antal ordinære møder i et forenings år efter behov. Udover de ordinære møder kan formanden indkalde til ekstraordinære møder.

§ 3.

Bestyrelsen kan invitere gæster til at deltage under behandlingen af enkelte punkter.

Ansvarlig for Facebookgruppen NEJ TAK til havbrug i As Vig er naturlig deltager indtil videre.

§ 4.

Bestyrelsens møder ledes af formanden. Formanden konkluderer så vidt muligt de enkelte punkter, der kræver beslutning.

Suppleanterne opfordres til at deltage i møderne og har taleret, men ikke stemmeret, medmindre suppleanten er indkaldt som suppleant for et fraværende bestyrelsesmedlem.

Tilstedeværende medlemmer af bestyrelsen og suppleanterne har pligt til at informere om deres kendskab til forhold, der skønnes relevante for den fulde oplysning af dagsordenens punkter og andre emner af interesse for foreningen, så længe tavshedspligten ikke forhindrer dem deri.

§ 5.

I det omfang det er muligt, træffes bestyrelsens beslutning alene ved formandens konklusion, jf § 4. Der finder alene afstemning sted, såfremt et medlem kræver det. Ethvert medlem af bestyrelsen kan kræve skriftlig afstemning.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen er repræsenteret. Hvert bestyrelsesmedlem har 1 stemme. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Det kan stemmes med skriftlig fuldmagt, der skal overgives til formanden inden mødets start.

Ethvert medlem har ret til at få tilført sin evt. dissens til referatet.

§ 6.

Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af beslutning om aftaler mellem foreningen og medlemmet selv eller i behandlingen af sager, som medlemmet har en væsentlig personlig interesse i.

Det påhviler det enkelte bestyrelsesmedlem selv at oplyse bestyrelsen om forhold, som kan give anledning til spørgsmål om inhabilitet.

§ 7.

Intern kommunikation defineres som meddelelser mellem bestyrelsen internt og med nedsatte udvalg.  Al intern kommunikation finder så vidt muligt sted elektronisk.

Meddelelser, der omhandler emner, der har været drøftet i bestyrelsen sendes til alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanterne.

Dagsorden til ordinære bestyrelsesmøder udarbejdes af formand og næstformand. Dagsordenen udarbejdes med indstilling til beslutning samt sagsfremstilling og udsendes med tilhørende bilag, så vidt muligt, så de er bestyrelsen i hænde senest 5 dage før afholdelse af bestyrelsesmødet.

Hvis evt. bilag ikke er bestyrelsen i hænde senest 3 dage før mødet, kan ethvert medlem kræve behandlingen af det punkt på dagsordenen, bilagene relaterer sig til, udsat til næste møde. I særlige ekstraordinære og presserende tilfælde kan bestyrelsen træffe beslutning på grundlag af senere fremsendt materiale. Evt. indsigelser mod sådanne beslutninger kan på et medlems anmodning tilføres referatet.

Der er ingen prioriteringsrækkefølge for dagsordenen. Dog kan sager, der kræver beslutningstagning, behandles først. Dagsordenspunkter, der ikke er færdigbehandlet på et bestyrelsesmøde, bliver på det næstkommende møde behandlet som et af de første punkter.

Ethvert medlem af bestyrelsen har ret til at få en sag sat på dagsordenen. Anmodning herom fremsættes overfor formanden eller næstformanden senest 7 dage før mødets afholdelse.

Der udarbejdes referat af bestyrelsens møder. Af referatet skal følgende fremgå

·         Deltagere

·         Hvem der leder mødet

·         Dagsorden samt beslutninger for hvert punkt

·         Referentens navn

Referatet skal være udsendt til bestyrelsens godkendelse senest 14 dage efter bestyrelsesmødet. Det udsendte referat godkendes på det næstfølgende bestyrelsesmøde.

§ 8.

Formanden varetager Foreningens daglige korrespondance.

Korrespondance vedr. emner af politisk indhold tilsendes bestyrelsen med rimelig frist til godkendelse.

Evt. klager til fx Miljøstyrelsen eller andre myndigheder sendes ligeledes til bestyrelsen med rimelig frist til godkendelse.

Anden korrespondance vedr. en given sag, politisk som apolitisk, tilsendes tillige til bestyrelsen, hvis et af medlemmerne anmoder herom eller det i øvrigt skønnes relevant.

§ 9.

Beslutninger af politisk og strategisk karakter, af hvad art tænkes kan, der endnu ikke er offentliggjorte, er omfattet af tavshedspligt. Drøftelser herom, herunder de øvrige bestyrelsesmedlemmers holdninger hertil, er tillige omfattet af tavshedspligten.  Bilag, der relaterer sig hertil eller bilag, der i øvrigt er fortroligt-stemplede, omfattes tillige, ligesom overdragelse eller kopiering ikke er tilladt, medmindre formanden dispenserer herfra. Tavshedspligten omfatter tillige oplysninger om interne forhold i Foreningen, herunder medlemskaber.

§ 10.

Indgåelse af partnerskabsaftaler skal forelægges bestyrelsen. En partnerskabsaftale indgås for 1 år af gangen, hvorefter den tages op til revision.  Bestyrelsen gennemgår partnerskabsaftalerne en gang årligt.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 20.3.2024