Лекції

Документи щодо особового складу

• 1. Заява.

• 2. Автобіографія .

• 3. Наказ з особового складу.

• 4. Контракт. Трудова угода.

• 5. Резюме.

Документи цієї групи містять інформацію про особовий склад підприємства ^установи, організацій фірми й ведуться відповідним працівником канцелярії, (управління) з моменту вступу людини на роботу. Це заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду), накази щодо особового складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії та резюме, трудові книжки.

Заява

Заява - офіційний документ, у якому міститься прохання особи про виконання певних дій або захист інтересів.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які надходять від організацій, установ (службові) та окремих осіб (особисті). У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а у службовій - повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві визначені вище вимоги не обов'язкові.

Реквізити заяви:

• 1. Адресат - назва професії, місце роботи, вчене звання, прізвище й ініціали керівної особи, на чиє ім'я подається заява (в давальному відмінку).

• 2. Адресант - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я й по батькові, адреса (для зовнішніх заяв) особи, яка подає заяву (в родовому відмінку).

• 3. Назва виду документа (заява), що пишеться посередині рядка з великої літери.

• 4. Текст заяви, в якому чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

• 5. Додатки. До складної заяви подаються відомості про те, які саме документи додано до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання.

• 6. Дата написання (ставиться ліворуч).

• 7. Підпис особи, яка писала заяву (ставиться праворуч).

Заяву пишуть власноручно в одному примірнику, іноді заповнюють у вигляді бланка. Різновидами заяви є заява-зобов'язання (обліково-фінансовий документ - прохання про надання позики), заява про відкриття рахунку в банку, позовна заява тощо.

Головні вимоги до оформлення тексту заяви: 1. Використовуйте такі форми родових і відмінкових закінчень у реквізитах "адресат" і "адресант":

1) "Адресат": паралельне вживання закінчення давального відмінка.

Ректорові НаУКМА проф. Іванюку С.С. або Ректору НаУКМА проф. Іванюкові С.С; 2) "Адресант": найменування посади частіше вживається у формі чоловічого роду.

Студента факультету журналістики Семенцової Натали Юріївни;

Асистента кафедри україністики Бондаренко Лесі Олександрівни.

• 1. Не вживайте прийменник від у реквізиті "адресант": Студента факультету журналістики

• 2. Назву документа пишіть з великої літери, крапку після неї не ставте:

Заява

• 3. Текст розпочинайте без звертань, з викладу прохання: Прошу надати мені академічну відпустку...

• 4. Додатки до заяви оформлюйте так: До заяви додаю (Додаток):

• 1. Копію диплома про вищу освіту - і прим.

• 2. Трудову книжку.

• 3. Особовий листок з обліку кадрів - 1 прим.

Або: Довідку про стан здоров'я додаю; До заяви додаю довідку про стан здоров'я.

• 5. Дату записуйте так:

• 10 липня 2003р.; 17.02.2004 р.

• 6. Підпис заявника не розшифровується. Не можна також замість підпису записувати прізвище.

Зразки заяв

Деканові економічного факультету проф. Супруненку В.О. студента групи БО-І-8 Родичевської Лідії Серафимівни

Заява

Прошу дозволити мені перескласти академічну заборгованість із дисципліни "Розміщення продуктивних сил" 10 січня 2004 р.

8 січня 2004 р. (підпис)

Директорові Українського гуманітарного ліцею п. ЧервінськійО.Л. вчителя країнознавства Омельченка Андрія Савовича

Заява

Прошу надати мені відпустку з 24 березня по 5 квітня 2004 року у зв'язку з від'їздом на лікування до санаторію "Україна". Довідку про стан здоров'я додаю.

11.03.2004 р. (підпис)

Генеральному директорові

НВО "Мілана"

п. Цвіркуненку Б.О .

Власенко Олени Костянтинівни,

що мешкає за адресою:

вул. Старонаводницька, 18, кв. 47,

01015, м. Київ-15, тел. 296-6886

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду лаборанта відділу парфумерії. Додаток:

• 1. Копія диплома про вищу освіту в 1 прим.

• 2. Трудова книжка.

• 3. Особовий листок з обліку кадрів у 1 прим.

• 4. Автобіографія.

• 15 серпня 2003 р. (підпис)

Автобіографія (грец. auto - "сам", bio - "життя", grapho - "пишу") - опис свого життя, документ, у якому особа повідомляє факти своєї біографії.

Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації, укладається власноручно. Головні вимоги під час написання - вичерпність потрібних відомостей, лаконізм викладу.

Реквізити автобіографії:

• 1. Назва виду документа.

• 2. Прізвище, ім'я, по батькові.

• 3. Дата народження .

• 4. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

• 5. Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких людина вчилася).

• 6. Відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

• 7. Відомості про громадську роботу (всі її види).

• 8. Короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти): рік народження, професія, місце роботи кожного члена родини.

• 9. Дата написання й підпис автора.

Заголовок "Автобіографія" пишеться посередині рядка, крапка після нього не ставиться. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч, підпис автора - праворуч. Зазвичай автобіографія пишеться у вигляді розповіді, з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей. Автобіографія - обов'язковий документ особової справи працівника.

Зразок автобіографії

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1980 року в м. Києві.

У 1987 році пішов до першого класу середньої школи № 147 м. Києва. Після закінчення 9 класів у 1995 році вступив до Українського гуманітарного ліцею при Київському національному університеті імені Тараса Шевченка, який закінчив зі срібною медаллю.

У 1997 році вступив на факультет гуманітарних і суспільних наук Національного університету "Києво-Могил янська Академія". Під час навчання в університеті був старостою групи. Брав участь у роботі університетської театральної студії "Необароко".

У 2003 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю "Історія". Після закінчення університету присвоєно академічне звання магістра історії. З вересня 2003 року навчаюся в аспірантурі на кафедрі історії Національного університету "Києво-Могилянська академія", спеціальність 07.00.07 - історія науки і техніки.

Склад сім'ї:

дружина - Шевченко-Собінова Галина Іванівна, старший викладач кафедри іноземних мов НаУКМА;

син - Шевченко Василь Васильович, 2000 року народження; дочка-Шевченко Клавдія Василівна, 2003 року народження.

Наказ з особового складу

Наказ (рос. приказ) - розпорядчий документ, який видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення, відрядження, відпустки, різні заохочення працівників. У заголовку такого наказу зазначають: Щодо особового складу.

Реквізити наказу:

• 1. Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

• 2. Назва виду документа.

• 3. Назва місця видання наказу.

• 4. Номер документа .

• 5. Дата підписання .

• 6. Короткий зміст наказу (підзаголовок).

• 7. Текст наказу, який має дві частини:

  • o констатаційну (вступ - причина видання наказу; доказ - виклад основних фактів; висновок - мета видання наказу);

  • o розпорядчу, яка розпочинається словами: Наказую..., Пропоную..., Доручаю..., Зобов'язую... тощо. Має підрозділи, що включають слова: Зарахувати..., Призначити..., Здійснити.. ., Оголосити..., Звільнити... тощо.

• 8. Підстава для складання.

• 9. Підпис керівника підприємства (установи).

У наказі повинно бути зазначено про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посаду, номер телефону), а також візи посадових осіб, із якими погоджено проект наказу.

Кожен пункт наказу розпочинається з дієслова у неозначеній формі, яке має значення вказівки: призначити, перевести, звільнити, оголосити тощо. Записується воно великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують із прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначають посаду (науковий ступінь, вчене звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дію, що оголошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини записують підставу підготовки наказу (розпорядження). Проект наказу (розпорядження) в разі потреби погоджується з відповідними посадовими особами, яких визначає керівник підприємства, установи, організації.

У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає декілька питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:

o прийняття на роботу (призначення на посаду);

Розділ 5

• o переведення на іншу постійну роботу (на цьому підприємстві, в установі, організації);

• o звільнення з роботи;

• o надання відпусток;

• o заохочення;

• o стягнення.

V кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

Зразок наказу (групового)

Національний університет харчових технологій НАКАЗ

• 22.02.2005 м. Київ № 47-а

• 1. ПРИЗНАЧИТИ:

• 1.1. Заєць Ірину Олегівну на посаду провідного економіста відділу економічного аналізу з 25 лютого 2005 р. з посадовим окладом 3000 грн на місяць.

Підстава: заява Зайцевої І.О.

1.2. Алексеева Сергія Антоновича на посаду заступника головного бухгалтера за переведенням з Київського національного економічного університету з посадовим окладом 3500 грн на місяць.

Підстава: заява Алексеева С.А., лист установи від 10.02.2005 №012-49.

• 2. ПЕРЕВЕСТИ:

• 2.1. Григоришин Ганну Володимирівну, бухгалтера II категорії відділу економічного аналізу, на посаду економіста І категорії цього самого відділу, за її згодою, з посадовим окладом 2800 грн на місяць.

Підстава: заява Григоришин Г.В., згода керівників структурних підрозділів.

• 3. ЗВІЛЬНИТИ:

• 3.1. Птицю Дмитра Семеновича, провідного спеціаліста фінансового відділу, за переведенням до Державної нотаріальної контори № 10, п. 5 ст. 36 КЗпП України.

• 152

Документи щодо особового складу

Підстава: заява Птиці Д.С., лист Державної нотаріальної контори № 10 від 15.02.2005 № 091-11 .

3.2. Струве Катерину Федорівну, бухгалтера II категорії, за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України .

Підстава: заява Струве К.Ф.

• 4. НАДАТИ:

• 4.1. Короткій Василині Андріївні, начальникові відділу розрахунків за відрядження, щорічну відпустку на 24 календарні дні з 1 по 25 березня 2005 р. за період роботи з 1 вересня 2004 р. по ЗО червня 2005 р.

Підстава: графік відпусток.

Керівник: (підпис) (ініціали, прізвище)

Візи:

Витяг з наказу - це документальна копія будь-якої частини оригіналу наказу (без зазначення слова "Копія"), яка, крім бланка установи, може укладатися й на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 залежно від обсягу тексту.

Реквізити витягу з наказу:

• 1. Назва міністерства, відомства, якому підпорядковані організація, установа, підприємство.

• 2. Повна назва організації, установи.

• 3. Назва виду документа.

• 4. Дата укладання оригіналу.

• 5. Номер наказу.

• 6. Місце укладання наказу.

• 7. Заголовок до тексту оригіналу або номер пункту розпорядчої чи постановчої частини та її назва (про..., Наказую..., Зарахувати...).

• 8. Текст констатаційної або розпорядчої частини.

• 9. Посада керівника, його ініціали та прізвище (без підпису).

• 10. Позначка про засвідчення копії.

• 11. Посада особи, яка уклала й засвідчила витяг, 'її підпис, ініціали та прізвище.

• 12. Дата укладання витягу.

Зразок витягу з наказу

Міністерство освіти і науки України Національний університет харчових технологій

Витяг з наказу №286-6 від 27.04.05

м. Київ

Оголосити подяку:

Бондаренко Лесі Олександрівні, кандидатові філологічних наук, доцентові кафедри українознавства, за багаторічну сумлінну працю, плідну наукову та педагогічну діяльність, активну участь у громадському житті університету та у зв'язку з 75-річчям Національного університету харчових технологій.

Підстава: подання декана енергетичного факультету від 17.04.05.

Ректор (підпис) А.І. Українець

З оригіналом згідно:

Секретар (підпис) Т.В. Бондаренко 18.05.05

Контракт. Трудова угода

Контракт (від лат. contractus - "угода") - в юридичному значенні договір, угода, за якою встановлюються права та обов'язки для обох сторін - особи та установи, обумовлені певним терміном.

Отже, контракт - це угода між особою та установою про обумовлений час роботи з зазначенням посади й посадового окладу, обов'язків організації перед контрактантом (особою або організацією, яка укладає контракт) і контрактанта перед організацією. Документ набуває юридичної сили з моменту його підписання обома сторонами й діє протягом визначеного в ньому терміну. Укладається в двох примірниках - для обох сторін - із записом адрес юридичних сторін, підписом і розшифруванням прізвищ, датою підписання контракту.

Реквізити контракту:

• 1. Назва документа зі стислим обґрунтуванням його призначення (на виконання обов'язків.", на управління підприємством тощо).

• 2. Дата й місце написання.

• 3. Орган, що наймає працівника.

• 4. Посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кого наймають.

• 5. Текст документа .

• 6. Підписи сторін - укладачів контракту.

• 7. Печатка.

Структура тексту контракту:

• 1. Загальні положення.

• 2. Обов'язки сторін, де зазначаються:

  • o основні характеристики роботи, яку виконуватиме працівник, та вимоги до рівня й терміну її виконання, дотримання правил охорони праці;

  • o зобов'язання підприємства щодо організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, організації підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути передбачено додаткові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкідливі.

• 3. Робочий час, де визначено умови роботи (неповний робочий день, погодинна робота, неповний робочий тиждень тощо). Може наводитися конкретний графік роботи на певний термін.

• 4. Оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника, де зазначаються:

  • o посадовий оклад (тарифна ставка) за певний період;

  • o надбавка та інші виплати;

  • o компенсація у разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок;

  • o щорічна оплачувана відпустка (кількість робочих днів): основна та додаткова. Може вказуватися матеріальна допомога до щорічної відпустки;

  • o додаткові пільги, гарантії, компенсації.

• 5. Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де зазначається:

  • o яку відповідальність несуть сторони у разі невиконання чи неналежного виконання обов'язків;

  • o порядок вирішення суперечок відповідно до чинного законодавства.

• 6. Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазначається:

  • o як можуть вноситися зміни та доповнення до контракту;

  • o умови дострокового розірвання контракту;

  • o умови припинення дії контракту.

• 7. Термін дії та інші умови контракту. Контракт може бути укладено на термін до 5 років, але не менше ніж на 1 рік.

Трудова угода укладається між організацією й особою, яка не працює в цій організації. Коли в організації чи установі бракує фахівців з певної галузі, вона залучає для виконання деяких видів робіт працівників з інших установ.

Реквізити трудової угоди:

• 1. Назва виду документа.

• 2. Дата й місце його укладання.

• 3. Перелік сторін, які уклали угоду.

• 4. Зміст угоди з зазначенням обов'язків виконавця й замовника.

• 5. Юридичні адреси сторін.

• 6. Підписи сторін.

• 7. Печатка підприємства або організації.

Трудова угода складається в двох примірниках: один видають на руки виконавцеві, інший зберігають у справах організації-замовника.

Зразок трудової угоди

Державна академія житлово-комунального господарства ТРУДОВА УГОДА

м. Київ 16 червня 2005 р.

Державна академія житлово-комунального господарства, в особі проректора з навчально-методичної роботи Карманського Віктора Павловича, щодалі йменується "Замовник", з однієї сторони, і Черненко Ольга Володимирівна, що далі йменується "Виконавець", з іншої сторони, уклали угоду про таке:

• 1. Предмет угоди

• 1.1. Замовник доручає, а Виконавець бере на себе зобов'язання:

  • o розробити тематичну навчальну програму курсу "Українська мова (за професійним спрямуванням);

  • o підготувати навчальний посібник для слухачів в електронному вигляді;

  • o прочитати 40-годинний курс "Українська мова (за професійним спрямуванням);

  • o прийняти іспит у слухачів.

• 1.2. Замовник зобов'язується своєчасно прийняти й оплатити роботу.

• 2. Розмір і порядок оплати

• 2.1. За виконану роботу Замовник оплачує Виконавцеві п'ять тисяч (5000) гривень.

• 2.2. Оплата здійснюється після виконання робіт.

• 3. Відповідальність сторін

• 3.1. Сторони несуть матеріальну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на них зобов'язань згідно з чинним законодавством.

• 4. Дострокове розірвання угоди

• 4.1. У разі порушення однією зі сторін зобов'язань за угодою інша сторона має право розірвати її в односторонньому порядку.

• 5. Розв'язання суперечок

• 5.1. У разі виникнення суперечок за цією угодою вони розв'язуватимуться судовими органами того району, де проживає Виконавець.

• 6. Юридичні адреси сторін

Резюме

Резюме (від. франц. resume - "висновок") - це документ, у якому особа подає короткі відомості про навчання, трудову діяльність, професійні навички й якості у спеціально встановленому порядку.

Щодо написання резюме, розташування його реквізитів немає суворих правил. Найпоширенішим є формуляр-зразок, у якому подаються такі реквізити:

• 1. Назва виду документа.

• 2. Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме.

• 3. Контактні адреса та телефон (мобільний телефон, номер пейджера, факс, e-mail, адреса в Інтернеті).

• 4. Мета написання резюме.

• 5. Дані про освіту .

• 6. Дані про досвід роботи (обидва пункти заповнюються у зворотному хронологічному порядку).

• 7. Інші відомості на вимогу роботодавця (знання іноземних мов, володіння навичками роботи з комп'ютером, права водія, наявність друкованих праць тощо, в тому числі уподобання).

• 8. Особисті дані (місце проживання, сімейний стан).

Основна вимога до такого документа - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. На відміну від автобіографії, резюме позбавлено елемента описовості.

У фірмах, інституціях, агенціях, установах зазвичай здійснюється комп'ютерне вивчення резюме (тому іноді воно подається не особисто, а надсилається електронною поштою). Принцип комп'ютерного оброблення резюме - виокремлення головних (стрижневих) слів: назв компаній, фірм, посад, стажу роботи, здобутої освіти. Комп'ютер "переглядає" резюме кожного з претендентів на заміщення вакантних посад і відповідно до кількості знайдених стрижневих слів надає документові певний порядковий номер.

Аби досягти успіху у складанні резюме, дотримуйтеся таких вимог:

Формулюйте свою мету чітко, зрозуміло, дохідливо.

• o Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку хочете обійняти. Підчас комп'ютерного вивчення дієслова не "читаються", а враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни,

• o Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.

• o Намагайтеся не вживати особових займенників "я", "ми". Замість них уживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, виконував, вивчав, обізнаний з.

• o Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

• o Не зазначайте про обсяг заробітної плати.

• o Для друкування резюме використовуйте папір формату A4 (у жодному разі не крейдований).

• o Якщо обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередьтеся на досвіді роботи й набутих навичках.

Різновидом резюме у практиці іноземних, зокрема американських компаній, є так званий життєпис (curriculum vitae, CV). Від класичного резюме він відрізняється тим, що в ньому зазначені дані подаються якомога детальніше; за наявності друкованих праць наводять їх бібліографічний список, оформ* лений за чинними стандартами; особисті дані подають на початку документа. У фірмах, установах та агенціях завжди наявні зразки оформлення резюме та життєписів.

У центрах зайнятості резюме найчастіше пропонують заповнити на місці у вигляді анкети.

Текстовий редактор Microsoft Word містить шаблон Резюме, до якого входять три зразки: Изысканное резюме, Современное резюме, Стандартное резюме.

Зразок вишуканого резюме

_СЕРГІЙ АЛЕКСЄЄВ__

МЕТА Заміщення вакантної посади керівника планового відділу_

посвт роботи_

1990-1994 ВАТ "Черевичок" Київ

Керівник планового відділу

• o Впроваджено нову систему планування.

• o Збільшено обсяги продажу на 13 %.

• o Зменшено видатки виробництва на 23 %.

• 1985- 1990 ВАТ "Черевичок" Київ

Заступник керівника планового відділу

• o Збільшено обсяги продажу на 7 %.

• o Організовано єдину комп'ютерну мережу.

• o Відкрито 4 філії підприємства.

• 1980- 1984 Трикотажна фабрика "Ластівка" Київ Старший економіст

• o Впроваджено нову систему розрахунків із торгівлею.

• o Покращено зв'язки з постачальниками.

• o Стажування на головному підприємстві. ОСВІТА_

• 1971-1975 Інститут легкої промисловості Київ

• o Факультет: Економіка легкої промисловості.

• o Спеціальність: Економіст.

УПОДОБАННЯ__

Комп'ютери, автомобілі, читання.

КОНТАКТНА АДРЕСА, ТЕЛЕФОН. E-MAIL. ФАКС_

Київ, вул. Володимирська 61, кв. 7, тел. 2380101

Зразок сучасного резюме

РЕЗЮМЕ Марченко Наталія Віталіївна

Дата народження - 16 січня 1972 р.

Контактна адреса: Телефон:

вул. Володимирська, 61, кв. 7 239-7734 (д);

М.Київ-33, 289-7003 (р).

E-mail: kafedrd@naukma.com ua

Мета: Заміщення вакантної посади викладача української мови з умовою професійного вдосконалення й зростання. Освіта: 1998-2001 pp. - аспірантура при Інституті української мови НАН України, кандидатська дисертація на тему "Засоби стандартизації мови ділових паперів". Науковий ступінь - кандидат філологічних наук (диплом №ДК019775).

1992-1998 pp. - факультет гуманітарних і суспільних наук Національного університету "Києво-Могилянська Академія", спеціальність - Філологія. Диплом магістра № KB 26634929.

Досвід роботи: 1998-2001 pp. - старший викладач кафедри української мови Національного університету імені Тараса Шевченка.

1995-1998 pp. - асистент кафедри української мови Національного університету "Києво-Могилянська академія".

Особисті дані: проживаю в Києві, незаміжня. Маю 25 друкованих робіт із проблем мовознавства (список додається). Вільно володію англійською та французькою мовами. Маю досвід ведення синхронного перекладу (англійська мова).