Автоматизація створення ділової документації. Стильове форматування документів

Автоматизація створення ділової документації. Стильове форматування документів.

Готуючи офіційні документи різних типів (накази, довідки, звіти, листи тощо),  слід дотримуватись єдиних вимог і правил щодо їх оформлення, структури та змісту, які встановлюються нормативними актами — державними стандартами.

Виконання цих стандартів забезпечує:

• оперативне та якісне складання і виконання документів;

• зручне сприймання документа людиною, яка буде його опрацьовувати;

• організацію швидкого пошуку документів;

• здійснення комп’ютерної обробки ділових паперів.

В Україні використовують кілька основних стандартів оформлення документів, які постійно поповнюються. Наприклад, ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»  (https://cutt.ly/shevOsc). Відповідно до цього стандарту:

• службові документи оформляються на папері формату А4 (210 см х 297 см) і А5 (210 см х148 см);

• окремі види документів, можуть оформлюватися на папері формату A3 (297 см х 420 см) і А6 (105 см х 148 см);

• мінімальні розміри полів становлять: ліве — З0 мм, праве — 10 мм, верхнє та нижнє — по 20 мм;

• шрифт основного тексту — Times New Roman, розмір — 12–14 пт, міжрядковий інтервал — 1–1,5 рядка, відступ першого рядка абзацу складає 1,25 см;

• зображення логотипа розміщується біля лівого поля на одному рівні з назвою організації.

Крім того, у стандарті визначено структуру та правила оформлення списків, таблиць, дат, нумерації та інших об’єктів.
Крім державних вимог до оформлення документів, існують відомчі стандарти — вимоги до оформлення наукових праць, тез доповідей на наукових конференціях,  шкільних підручників тощо. Ці правила публікуються у відомчих актах і заздалегідь доводяться до відома авторів документів. Вони можуть дещо відрізнятися від загальноприйнятих і враховувати також поліграфічні особливості видання.

Правила оформлення науково-дослідницьких робіт МАН (https://cutt.ly/FkvLwBG):

• обсяг документа — до 30 друкованих сторінок, аркуші формату А4, формат файлу текстового редактора MS Word, на одній сторінці – 40±2 рядки;

• шрифт — Times New Roman, 14 пт, полуторний інтервал, вирівнювання по ширині;

• абзацний відступ — стандартний комп’ютерний;

• поля: верхнє — 20 мм; ліве та нижнє — не менше ніж 20 мм, праве — 10 мм;

• заголовки відокремлюються від тексту зверху і знизу подвійним інтервалом;

• заголовки структурних частин друкуються великими літерами по центру рядка; заголовки підрозділів друкують малими (крім першої) літерами з абзацу. Крапку в кінці заголовка не ставлять;

• нумерація сторінок: арабськими цифрами у правому верхньому куті без знака №, першою сторінкою є титульна, яка не нумерується.

Окремі організації для внутрішніх документів можуть розробляти свій власний корпоративний або фірмовий стиль оформлення документів — відповідним чином підібрані кольорова гама та шрифти символів, визначені правила оформлення абзаців доку мента, вигляд і розміщення логотипа організації тощо. Відповідно до цих вимог розробляються фірмові бланки та шаблони документів. 

                                Загальні правила стильового оформлення текстів:

• основний текст документа бажано оформлювати в одному стилі, для виділення заголовків, окремих смислових фрагментів можна використовувати інший формат;

• кількість різних кольорів і шрифтів у документі не повинна перевищувати трьох;

• розмір символів і міжрядковий інтервал потрібно підбирати такими, щоб текст можна було легко прочитати, без напруження очей;

• кольорова гама повинна відповідати призначенню документа;

• однотипну структуровану інформацію бажано подавати в таблицях;

• графічні зображення в документі (малюнки, діаграми, схеми) повинні доповнювати зміст тексту, роз’яснювати його окремі моменти.