Syndic

Le syndic constitue « l’organe exécutif » de l’association des copropriétaires. La loi lui accorde, de manière impérative, la mission de gestion quotidienne de l’immeuble et de gestion des fonds de la copropriété, le tout sur base des décisions adoptées par l’assemblée générale des copropriétaires.

Vis-à-vis des tiers, le syndic exerce en outre une mission de représentation de l’association des copropriétaires. La fonction de syndic a reçu une reconnaissance officielle à l’occasion de la loi du 30 juin 1994 sur la copropriété.

Le choix du syndic est libre.

Le syndic peut être nommé de trois façons : dans le règlement d’ordre intérieur, par l’assemblée générale ou par le juge[1].

[1] Article 577-8, §1er du Code civil

Sous l’égide des anciennes règles, le syndic était désigné dans le règlement de copropriété.
Avec la loi du 18 juin 2018 et pour les nouvelles copropriétés, cette désignation s’inscrit à présent dans le règlement d’ordre intérieur.

La désignation du syndic constitue une tâche particulièrement importante de l’assemblée générale.

L’assemblée générale décide de la nomination du syndic à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés.

La procédure de désignation du syndic, l’étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat et les modalités de renouvellement de celui-ci, doivent être fixées par le règlement d’ordre intérieur[3].

Chaque mandat de syndic ne peut excéder trois ans, mais il peut être renouvelé par la décision expresse de l’assemblée générale[4]. A défaut de renouvellement, un nouveau syndic devra donc être désigné.

L’assemblée générale peut en outre toujours révoquer le syndic et peut également, si elle l’estime nécessaire, lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou à des fins déterminées[5].

[3] Article 577-4, §2 du Code civil [4] Article 577-8, §1er, al.4 du Code civil [5] Article 577-8, §6 du Code civil

La procédure de désignation du syndic n’est accomplie que lorsque celui-ci a reçu communication de sa mission et qu’il l’a formellement acceptée.

A partir de ce moment, le contrat de syndic précisant les droits et obligations de chacune des parties peut être conclu. Le syndic entre effectivement en fonction lorsque cette convention est conclue.

La conclusion d’une telle convention écrite entre le syndic et l’association des copropriétaires est une obligation légale[1].

[1] Article 577-8, § 1, al.2 du Code civil

En tant qu’organe exécutif de l’association des copropriétaires, le syndic dispose de trois types de pouvoirs :

• légaux : déterminés par la loi ;

• statutaires : fixés par le règlement d’ordre intérieur ;

• conventionnels : décisions prises par l’assemblée générale.

Il doit rencontrer les besoins de gestion au quotidien de l’association des copropriétaires.

En plus de connaissances juridiques et techniques que cela implique, le syndic doit être conscient du rôle social lié à sa fonction. Il pourra ainsi tour à tour être amené à jouer le rôle de conciliateur ou de médiateur.

L’assemblée générale peut toujours révoquer le syndic.

Lorsque son mandat a pris fin, le syndic doit veiller à transmettre, dans les 30 jours suivants la fin de son mandat, l’ensemble du dossier de la gestion de l’immeuble à son successeur ou, le cas échéant, au président de la dernière assemblée[1].

L’objectif de cette disposition est de permettre au syndic suivant de pouvoir reprendre au plus vite la gestion de l’immeuble. Le syndic précédent n’a aucun droit de rétention des documents, même lorsqu’il estime que des indemnités lui sont encore dues.

[1] Article 577-8, §4, 9° du Code civil

Le Syndic est tenu :

- de tenir l’assemblée générale au cours de la période fixée par le règlement de copropriété, ou chaque fois qu’une décision doit être prise, dans l’urgence, dans l’intérêt de la copropriété ou encore sur requête d’un ou plusieurs copropriétaires (article 577-6, § 2, al. 1 et 2)

- de rédiger le procès-verbal des décisions prises par l’assemblée générale (article 577-6, §§ 10 et 11)

- de consigner les décisions dans le registre de la copropriété dans les trente jours suivants l’assemblée et les transmettre aux copropriétaires et aux autres syndics (article 577-6, § 12)

- d’exécuter et de faire exécuter les décisions prises par l’assemblée générale (article 577-8, 3°)

- d’accomplir tous actes conservatoires et d’administration provisoire (article 577-8, 4°)

- d’administrer les fonds de l’association des copropriétaires. Dans la mesure du possible, il est prévu que ces fonds devront être intégralement placés sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de réserve et le fonds de roulement. Ces comptes devront être ouverts au nom de l’association des copropriétaires (article 577-8, 5°)

- de représenter l’association des copropriétaires tant en justice que dans la gestion des affaires communes (article 577-8, 6°)

- de fournir le relevé des dettes visées à l’article 577-11, §2, dans les trente jours de la demande qui lui en est faite par le notaire (article 577-8, 7°)

- de communiquer à toute personne occupant l’immeuble en vertu d’un droit personnel et réel mais ne disposant pas du droit de vote à l’assemblée générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront communiquées à l’assemblée (article 577-8, 8°). La nouvelle loi précise à cet égard que la communication se fait par affichage, à un endroit bien visible, dans les parties communes de l’immeuble.

- de transmettre le dossier de l’immeuble à son successeur dans un délai de trente jours. En cas d’absence du syndic, le dossier devra être remis au président de la dernière assemblée générale (article 577-8, 9°)

- de souscrire une assurance responsabilité couvrant l’exercice de sa mission et fournir la preuve de cette couverture (article 577-8, 10°). La personne qui exerce, à titre professionnel, des missions de syndic doit être inscrite auprès de l’Institut Professionnel des Agents Immobiliers (IPI) et est soumis à la déontologie de l’Institut.

- de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, et notamment par un site internet (article 577-8, 11°)

- de conserver, le cas échéant, le dossier d’intervention ultérieure de la façon fixée par le Roi (article 577-8, 12°)

- de présenter, pour la mise en concurrence visée à l’article 577-7, §1, 1°, d), une pluralité de devis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré (article 577-8, 13°)

- de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières (article 577-8, 14°)

- de solliciter l’autorisation préalable de l’assemblée générale pour toute convention entre l’association des copropriétaires et le syndic, ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu’au troisième degré inclus, ou ceux de son conjoint jusqu’au même degré. Il en est de même des conventions entre l’association des copropriétaires et une entreprise dont les personnes susvisées sont propriétaires ou dans le capital de laquelle elles détiennent une participation ou dans laquelle elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées. Lorsqu’il est une personne morale, le syndic ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l’assemblée générale, contracter pour le compte de l’association des copropriétaires avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital (article 577-8, 15°)

- de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale et de transmettre aux copropriétaires à première demande et au notaire s’il en fait la demande au syndic, dans le cadre de la transcription d’actes qui sont transcrits à la conservation des hypothèques, les noms, adresses, quotités et références des lots des autres copropriétaires (article 577-8, 16°)

- de tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée, suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l’exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèce et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve, les créances et les dettes des copropriétaires (article 577-8, 17°)

- de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles. Ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l’association des copropriétaires. Ils sont joints à l’ordre du jour de l’assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. (article 577-8, 18°)

Le syndic est également tenu aux obligations suivantes :

+ Un extrait de l’acte portant désignation ou nomination du syndic est affiché, dans les huit jours à dater de la prise de cours de sa mission, de manière unilatérale et visible à tout moment, à l’entrée de l’immeuble, siège de l’association des copropriétaires (article 577-8 § 2). L’extrait indique, outre la date de la désignation ou de la nomination, les nom, prénoms, profession et domicile du syndic ou, s’il s’agit d’une société de son siège social ainsi que son numéro d’entreprise si la société est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises. Il doit être complété par toutes autres indications permettant à tout intéressé de communiquer avec le syndic sans délai et notamment le lieu où le règlement d’ordre intérieur et le registre des décisions de l’assemblée générale peuvent être consultés. L’affichage de l’extrait se fait à la diligence du syndic.

+ L’article 577-9, §1, aliéna 2 habilite le syndic à introduire toute demande urgente ou conservatoire en ce qui concerne les parties communes, à charge d’en obtenir la ratification par ou contre l’association des copropriétaires.

+ L’article 577-9, §1, aliéna 3 prévoit enfin l’obligation pour le syndic d’informer sans délai les copropriétaires individuels et les autres personnes ayant le droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale de toute procédure judiciaire impliquant la copropriété.

+ L’article 577-8, § 5 précise (comme c’était déjà le cas sous l’empire de l’ancienne législation) que le syndic est seul responsable de sa gestion et qu’il ne peut déléguer ses pouvoirs sans l’accord de l’assemblée générale et seulement pour une période ou à des fins déterminées.

Obligations des copropriétaires

  • Informer le syndic de tout changement d'adresse.

  • Informer le syndic de tout changement dans la nature des droits détenus sur le bien.

  • Informer le syndic de la location de son bien.