Saapuminen juhlapaikalle:
Majatalon virkaa toimittaa Kalliopirtin leirikeskus osoitteessa Kalliopirtintie 20, Kärkölä. Majataloon voi saapua perjantaina klo 18 alkaen. Sitä ennen saapuvat vieraat orjuutetaan proppauksen avuksi. ;) Juhliin saapuessa ilmoittaudu majatalon henkilökunnalle ja he ohjaavat sinut ilmoittautumisen yhteydessä oikeaan huoneeseen sekä antavat tapahtumatunnuksen. Ilmoittautumisen yhteydessä kerätään myös siivouspantti 2 €.
Majoitus:
Majatalossa on 4 hengen huoneita ja makuupaikat jaetaan ennakkoon. Mikäli teillä on hyvä 4 hengen seurue, jonka kanssa haluatte majoittautua samassa huoneessa, niin laittakaa toki ilmoittautumisessa ns. huonetoveritoive Lisätietoja -kenttään. Samoin kannattaa myös mainita mikäli haluaa ns. yksittäisen nais-/ miespaikan. Lisätietoja-kohdassa voi ilmoittaa muut erityistoiveet. Yritämme järjestää molemmille sukupuolille omat huoneet mikäli näille on kysyntää. Mukana tulee olla omat petivaatteet.
Astiat:
Mukaan kannattaa astioista ottaa ne vaatimattomimmat, olemmehan nyt tienpäällä emmekä hovijuhlissa. Majatalon keittiö tulee toimimaan niin, että jokainen osallistuja vie merkityn ruokalautasen keittiöön. Kun keittiöstä ”tilaa” annoksen, se tulee millä tahansa osallistujien tuomalla lautasella. Sunnuntaina sitten jokainen saa lautasensa pois. Astiat pestään henkilökunnan toimesta konepesussa eli mukaan kannattaa ottaa konepesun kestävä lautanen. Mikäli sinulla ei ole tuoda lautasta mukanasi, löytyy järjestäjien taholta muutamia ylimääräisiä lautasia lainaksi. Tuoppi / juoma-astia, lusikka ja veitsi (+ mahdollinen ruokapiikki) ovat henkilökohtaisia ja nämä kannattaa olla mukana. Mukana voi olla myös mahdollisesti kannu omia juomia varten. Ylimääräisten astioiden tuomista kannattaa välttää, sillä kellään ei tule olemaan kiinteää pöytäpaikkaa vaan jokainen saa istua haluamassaan paikassa mutta kuitenkin niin, että pelisaliksi sisustetulla puolella keskitytään pelaamiseen ja ns. isossa salissa syömiseen ja muuhun seurusteluun. Mukaan voi toki halutessaan ottaa omia eväitä. Nämä toivotaan kuitenkin otettavan mukaan kuten matkaeväät yleensäkin eli esim. kääreessä mieluummin kuin tarjoiluastioissa.
Vaatetus:
Koska olemme matkalla vähän parempiin juhliin, on kaikenlainen tälläytyminen ehdottomasti sallittua mutta ei toki pakollista. Koska osa ohjelmasta on ulkona, kannattaa varautua lauantaina aamupäivästä pukeutumaan lämpimästi ja sitten päivemmällä vaikka vaihtaa halutessaan juhlavaatteisiin.
Valaistus:
Jokainen voi ottaa mukaansa kynttilöitä mutta kynttilänjalkoina pyritään käyttämään yhdistyksen kynttilänjalkoja, jolloin saadaan samanlaisia kynttelikköjä saliin. Mukaan voi myös ottaa sellaisia lyhtyjä, joihin voi laittaa patterikynttilöitä sisälle. Näitä käytetään ns. yövaloina sekä makuutiloissa että käytävillä.
Pelit:
Majataloon saa jokainen tuoda mukanaan pelejä. Pieni sali on tarkoitus pitää pelisalina, jossa ihmiset voivat käydä pelaamassa tai seuraamassa muiden pelaamista. Paikalla on myös ns. pelikirja, josta löytyy joitain yleisiä keskiajalla pelattujen noppapelien sääntöjä.
Juhlassa pelataan myös Louhencajon omaa juomapeliä ja näissä juhlissa saa ensi-iltansa ns. Wisby-lisäosa. Kyseistä peliä pelautetaan lauantaina max. 2 kierrosta: ensimmäinen peli alkaa n. klo 19 ja toinen n. klo 21. Molempiin peleihin otetaan 4 pelaajaa. Jos sinua kiinnostaa kokeilla peliä, jossa pelaajat seikkailevat ympäri Louhencajoa ja Wisbyytä, niin ilmoita kiinnostuksesta ilmoittautumislomakkeella. Mikäli kiinnostuneiden pelaajien määrä ylittää 8 henkeä, arvotaan pelaajat kiinnostusta osoittaneiden joukosta. Peliin osallistuvilta peritään 5 euron lähtömaksu ennen pelin alkua. Tällä maksulla katetaan osa pelin juomista.
Muuta:
halutessasi voit keksiä tarinan, mihin juuri sinä tai seurueesi on matkalla ja mikä juuri teidät sai majoittautumaan tähän majataloon. Tarinoita ei tulla keneltäkään kyselemään mutta näistä voi olla mukava turista muiden matkustavaisten kanssa iltaa istuessa.