APA ITU

PENGURUSAN LEAN

PENGENALAN PENGURUSAN LEAN (BUKU GARIS PANDUAN)

Pengurusan Lean merupakan kaedah pengurusan baru yang dikenalpasti mampu memberikan impak kepada kecekapan pengurusan dengan mengutamakan nilai kepada pelanggan. Konsep yang diadaptasi dari negara luar yang mempunyai latar budaya yang berbeza, adakalanya sukar untuk berjaya. Oleh itu adalah penting setiap tenaga kerja dalam sesebuah organisasi betul-betul memahami konsep pengurusan dari segala aspek sehingga dapat benar-benar menghargai dan melaksanakan pengurusan lean dengan ikhlas.

Terdapat kajian yang mendapati kaedah pengurusan ‘tradisional’ tidak dapat memberikan jaminan terhadap penumpuan kerja yang jelas mahupun untuk membantu mengekalkan inisiatif ‘lean’. Sekiranya tiada tindakan diambil untuk mengubah cara kita menguruskan proses tertentu, merubah minda tenaga kerja dan produk, maka kemungkinan kita akan melihat kegagalan dalam perlaksanaan ‘lean’. Kita melihat banyak contoh dimana sebahagian besar golongan yang begitu optimis dengan ‘lean’ gagal untuk melaksanakan ‘lean’ dalam bentuk yang menyeluruh. Pada kebiasaannya mereka bermula dengan menggunapakai kaedah (tools) tanpa tunjukajar yang sebetulnya, begitu juga apabila pihak pengurusan sesebuah syarikat tidak berubah ke peringkat seterusnya.

Suatu bentuk sistem pengurusan yang menjurus kepada keperluan untuk transformasi organisasi adalah sangat mustahak. Justeru penggunaan teknik Pengurusan Lean dilihat sebagai salah satu daripada kaedah yang mungkin dapat membawa perubahan yang positif. Memandangkan terdapat berbagai teori dan pendapat dari berbagai pihak, adalah penting untuk PKNP memastikan bahawa perlaksanaan Pengurusan Lean tidak terlalu terikut-ikut dengan pemain-pemain industri yang lain, sebaliknya hendaklah ‘move forward’ mengikut acuannya sendiri tanpa meninggalkan ‘nilai-nilai’ yang ditekankan oleh Pengurusan Lean. Kefahaman terhadap konsep pengurusan lean adalah penting dan tentunya penerapan budaya kerja baru ini akan mempunyai berbagai cabaran.

DEFINISI PENGURUSAN LEAN

Rajah 1: Faktor bagi Organisasi Efisyen

Dalam Bahasa Inggeris, lean bererti ramping atau kurus. Lean adalah satu usaha yang berterusan untuk menambah baik produk, perkhidmatan atau proses, yang memerlukan "tambahan" peningkatan dari masa ke masa untuk meningkatkan kecekapan dan kualiti.

Saliza Saari (2010), mendefinisikan lean adalah koleksi prinsip-prinsip dan kaedah-kaedah yang memberi tumpuan kepada mengenal pasti dan menghapuskan aktiviti yang tidak memberi nilai tambah kepada pelanggan dalam mana-mana proses. Merujuk Womack (2008), lean ialah mencipta lebih nilai untuk pelanggan yang menggunakan sumber yang kurang dengan meminimakan pembaziran.

Sehingga kini banyak organisasi telah melaksanakan budaya lean dalam perkhidmatan yang berkualiti, kos pengeluaran yang rendah, semangat kerja yang tinggi, ruang kerja yang rapi dan bersih, proses perkhidmatan yang efisyen, komunikasi dalam organisasi yang efektif, jumlah inventori rendah, personal yang sentiasa meningkatkan ilmu dan kemahiran serta mencatat keuntungan perniagaan yang tinggi.

Pengurusan lean adalah satu pendekatan untuk menjalankan sebuah organisasi yang menyokong konsep penambahbaikan yang berterusan. Organisasi lean juga mengamalkan semua aktiviti yang bersifat value added atau yang memberi nilai tambah dari sudut pelanggan.

ASAS PENGURUSAN LEAN

Rajah 2: Asas Lean

Amalan pengurusan lean kini digunakan secara meluas di dalam sektor awam mahu pun sektor swasta diseluruh dunia bagi tujuan meningkatkan:

Kualiti
Perkhidmatan Pelanggan
Kecekapan
Motivasi Staf
Kerjasama dan komunikasi dalaman

PRINSIP PENGURUSAN LEAN

Rajah 3: Prinsip Lean

Menurut Womack and Jones (1996), terdapat lima (5) prinsip lean:

1. Menentukan Nilai (Specify Value)

Menentukan nilai sesuatu produk atau perkhidmatan dari sudut perspektif pelanggan.

Contohnya, kebolehan memberikan produk atau perkhidmatan kepada pelanggan pada masa yang tepat dengan harga yang bersesuaian bagi memenuhi

objektif dan kepuasan pelanggan.

2. Mengenalpasti Aliran Nilai (Identify the Value Stream)

Prinsip ini diperlukan untuk mengenal pasti dan mencipta tindakan penting untuk membantu perjalanan aliran kerja pembuatan produk atau perkhidmatan

agar lebih cekap atau efisyen.

Terdapat tiga (3) jenis tindakan atau aktiviti dalam proses mengenal pasti keseluruhan Aliran Nilai iaitu :

Tindakan atau aktiviti yang mampu menambah nilai
Tindakan atau aktiviti yang tidak menambah nilai tetapi tidak dapat dielakkan
Tindakan atau aktiviti yang tidak menambah nilai tetapi dapat dielakkan/dihapuskan

Pentingnya mengenal pasti 3 tindakan ini kerana ia dapat menyingkirkan tindakan yang tidak penting dan merugikan. Dalam masa yang sama ia dapat

mengoptimumkan aliran kerja pembuatan produk atau perkhidmatan dan seterusnya dapat membentuk Aliran Nilai.

3. Membentuk Kelancaran (Create Flow)

Peringkat seterusnya ialah meminimumkan waktu menunggu dan tiada pembikinan semula (rework) atau pemberhentian (stoppages) di dalam aliran kerja secara berterusan.Peningkatan atau kemajuan yang dicapai dalam sesuatu proses dapat mengelakkan gangguan, kelewatan, kelemahan atau kecacatan.

4. Memperkukuh Tarikan (Establish Pull)

Selepas proses yang tidak menambah nilai dikeluarkan, proses pengeluaran hanya difokuskan kepada apa yang pelanggan perlukan dan bila diperlukan. Ini akan memberikan petunjuk kepada kemampuan syarikat memberi tindakbalas kepada kehendak pelanggan.Ini bermakna proses atau sistem yang melibatkan pembuatan sesuatu produk tidak akan dimulakan selagi tidak menerima keperluan daripada pihak pelanggan.

5. Mencari Kesempurnaan (Seek Perfection)

Kesempurnaan wujud setelah semua aktiviti pembaziran disingkirkan secara keseluruhan daripada aliran proses pembuatan produk atau aliran perkhidmatan selari dengan permintaan dan kehendak pelanggan.Kesempurnaan juga dicapai setelah semua proses melalui prinsip Mengenalpasti Nilai, Mengenalpasti Aliran Nilai, Mencipta Kelancaran dan Mewujudkan Tarikan.Disamping itu, pengurangan kos, masa, peningkatan kelajuan dan kecekapan serta penjimatan ruang memerlukan proses dan usaha yang berterusan. Prinsip kelima ini memerlukan tahap kesempurnaan dengan menyingkirkan secara berterusan lapisan pembaziran yang tersembunyi.

JENIS PEMBAZIRAN

Rajah 4: Jenis-jenis pembaziran

Strategi pertama untuk perlaksanaan LEAN adalah kesedaran tentang WASTE ataupun PEMBAZIRAN. Kita perlu faham sebelum lain-lain pembaziran berlaku, ia berlaku kerana ada PROSES yang tidak perlu DILAKUKAN.

PUNCA PEMBAZIRAN

PUNCA PEMBAZIRAN PENGANGKUTAN

Pengalihan sesuatu barang, produk atau maklumat yang tidak diperlukan di dalam sesuatu proses dari satu tempat ke tempat yang lain.

Di antara contoh yang terlibat adalah:

1. Membawa dokumen dari satu tempat/jabatan ke tempat/jabatan yang lain, proses pengendalian yang lebih daripada keperluan.

2. Penghantaran Emel.

3. Pergerakan aktiviti luar pelajar.

PUNCA PEMBAZIRAN INVENTORI

Pembaziran inventori melibatkan simpanan yang melebihi apa yang dianggap perlu.Di antara contoh yang terlibat adalah:

1. Peralatan sukan yang tidak boleh digunakan di stor.

2. Buku-buku silibus lama.

3. Bahan Bantuan Mengajar (BBM) yang tidak digunakan.

4. Perabot rosak.

PUNCA PEMBAZIRAN MENUNGGU

Punca pembaziran menunggu adalah satu tempoh masa tanpa membuat sesuatu.

Di antara contoh yang terlibat adalah:

1. Sistem downtime.

2. Menunggu kelulusan.

3. Kelewatan dalam menerima maklumat.

4. Menunggu untuk bekalan.

5. Menunggu arahan.

PUNCA PEMBAZIRAN PERGERAKAN

Punca pembaziran melibatkan pergerakan orang, mesin, barang, maklumat atau kertas kerja yang tidak menambah nilai kepada produk atau perkhidmatan.

Di antara contoh yang terlibat adalah:

1. Staf perlu kerap bergerak kerana susunan pejabat yang tidak sesuai.

2. Mesin fotostat terletak jauh dari tempat kerja.

3. Susunan sistem fail yang tidak efektif.

4. Proses kerja lambat.

PUNCA PEMBAZIRAN LEBIHAN PENGELUARAN

Punca Pembaziran Lebihan Pengeluaran melibatkan sesuatu melebihi apa yang diperlukan seperti:

1. Membuat laporan tanpa keperluan atau tiada siapa membacanya.

2. Melaksanakan program yang tiada impak.

3. Mencetak laporan atau sebarang item yang berlebihan.

PUNCA PEMBAZIRAN LEBIHAN PROSES

Punca Pembaziran Lebihan Proses melibatkan usaha yang tidak menambah nilai dalam kaca mata pelanggan.

Di antara contoh yang berlaku adalah:

1. Mengisi semula data.

2. Kerosakan komputer.

3. Birokrasi yang berlebihan.

PUNCA PEMBAZIRAN DEFEK

Punca Pembaziran Defek adalah apa-apa proses, produk dan perkhidmatan yang gagal memenuhi spesifikasi.

Contoh yang berlaku adalah:

1. Kesilapan kemasukan data.

2. Rekod hilang.

3. Maklumat tidak tepat.

Page updated

Google Sites

Report abuse