https://drive.google.com/file/d/18SUjCVQWVnuXvLXLrMvm9gPbO_gD8gai/view?usp=share_link
КОМУНАЛЬНИЙ ЗАКЛАД
«НОВОІВАНІВСЬКИЙ ЗАКЛАД ДОШКІЛЬНОЇ ОСВІТИ
ЯСЛА-САДОК «КОЛОСОК» ПЕРШОТРАВНЕВСЬКОЇ СІЛЬСЬКОЇ РАДИ НІКОПОЛЬСЬКОГО РАЙОНУ ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
53260, с. Новоіванівка, вул. Центральна 52-А, Нікопольського району Дніпропетровської області
e-mail:dnznov@gmail.com , тел.: (05666)696-184
_______________________________________________________________________________________
НАКАЗ
с. Новоіванівка Нікопольського району Дніпропетровської області
21.01. 2022 № 13-о
Про затвердження Інструкції з діловодства
у закладі дошкільної освіти «Колосок»
З метою встановлення єдиної системи документування та організації роботи з документами у КЗ «Новоіванівський заклад дошкільної освіти ясла-садок «Колосок» Першотравневської сільської ради Нікопольського району Дніпропетровської області, враховуючи норми Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5, відповідно до Національного стандарту ДСТУ 4163:2020
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства у КЗ «Новоіванівський заклад дошкільної освіти ясла-садок «Колосок» Першотравневської сільської ради Нікопольського району Дніпропетровської області (далі Інструкція), що додається, та ввести її в дію з 21.01.2022 року.
2. Працівникам ознайомитися з Інструкцією з діловодства КЗ Новоіванівський заклад дошкільної освіти ясла-садок «Колосок» Першотравневської сільської ради Нікопольського району Дніпропетровської області дотримуватись її вимог під час роботи з документами.
3. Директору закладу дошкільної освіти:
3.1. Організувати впродовж січня 2022 року вивчення положень Інструкції з діловодства всіма працівниками .
3.2. Щоквартально перевіряти дотримання вимог Інструкції з діловодства.
4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Директор Тетяна ГОРБОНОС.
Додаток
до наказу КЗ «Новоіванівський
ЗДО ясла-садок «Колосок»
21.01.2022 №13-о
ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА
І. Загальні положення
1. Інструкція з діловодства ЗДО (далі — Інструкція) — обов’язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства ЗДО.
2. Інструкція встановлює єдині вимоги щодо створення документів і роботи з документами, а також порядок їх архівного зберігання.
3. Дотримання вимог Інструкції є обов’язковим для працівників ЗДО.
4. Директор ЗДО відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами.
5. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів відповідно до номенклатури справ відповідають працівники, які створюють ці документи (Додаток 1).
За організацію діловодства та зберігання документів відповідають особи, призначені наказом директора ЗДО: у поточному діловодстві — директор, в архіві — особа, відповідальна за ведення архіву в закладі.
У їхніх посадових (робочих) інструкціях зазначають обов’язки, права та
відповідальність.
6.Інструкція чинна до заміни її новою.
ІІ. Вимоги до створення та оформлення документів
1. Загальні вимоги
1. Документи ЗДО за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлені Національним стандартом ДСТУ 4163:2020.
2. Кожен документ має містити всі обов’язкові реквізити, розташовані у визначеному порядку: найменування ЗДО — автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс, заголовок до тексту, текст, підпис.
3. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом.
4. Документи, які виготовляють за допомогою друкувальних засобів, оформлюють гарнітурою Times New Roman та шрифтом розміром 14 друкарських пунктів.
Для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа» використовують шрифт розміром 12 друкарських пунктів.
Для друкування реквізиту «Назва виду документа» використовують розріджений шрифт розміром 16 друкарських пунктів.
Для друкування реквізитів «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» використовують напівжирний прямий шрифт.
Текст документів на аркушах паперу формату А4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал.
Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 міжрядковий інтервал.
Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядкових інтервали.
Реквізити документа відокремлюють один від одного через подвійний міжрядковий інтервал.
Реквізити «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи», «Назва виду документа» друкують великими літерами.
Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») — 73 мм (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його продовжують до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
Під час оформлення документів дотримують таких відступів від межі лівого поля документа:
––10 мм — для абзаців у тексті;
––90 мм — для реквізиту «Адресат»;
––100 мм — для реквізитів «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
––125 мм — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».
Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», найменування посади в реквізиті «Підпис», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ».
У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження (схвалення) документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий — через 100 мм від межі лівого поля.
Якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що став підставою для його підготовки (видання), слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.
Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки пронумеровують. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують. Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.
Тексти документів тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання друкують на лицьовому і зворотному боці аркуша.
5. ЗДО веде діловодство державною мовою. Документи оформлюють державною мовою.
2. Вимоги до бланків документів
1. Організаційно-розпорядчі документи ЗДО оформляють на бланках. Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163:2020.
2. Зразки бланків розробляє експертна комісія, директор закладу
освіти.
3. У ЗДО використовують такі бланки документів: накази, листи, протоколи, акти (Додаток 2).
4. Бланки виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки.
5. На бланках документів ЗДО використовують такі реквізити:
––найменування ЗДО — відповідно до Статуту ЗДО;
––назва виду документа — не зазначають на листах;
––дата документа;
––реєстраційний індекс документа;
–– заголовок до тексту документа;
–– текст документа;
––підпис.
6. У ЗДО використовуються поздовжні бланки.
7. Бланки документів виготовляють на аркушах паперу формату A4: 210×297 мм та A5:210×148 мм
Використовують поля:
––ліве — 30 мм;
––праве — 10 мм;
––верхнє та нижнє — по 20 мм.
1. Не на бланках оформлюють деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ. Для таких документів створюють шаблони.
3. Вимоги до печатки
1. Право на застосування печатки ЗДО із зазначенням найменування ЗДО та ідентифікаційного коду закріплюють у статуті ЗДО.
На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис директора ЗДО скріплюють печаткою ЗДО.
2. Директор ЗДО застосовує штампи з повним найменуванням ЗДО та іншими реквізитами бланка. Штамп з повним найменуванням ЗДО використовують матеріально-відповідальні особи: завідувач господарства, каштелян.
3. Відбиток печатки, що засвідчує підпис директора, ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи.
4. Печатку зберігають у сейфі, що надійно замикається, у кабінеті директора.
4. Вимоги до оформлення документів
1. Датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття,
реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів). Дату оформляють цифровим способом: 05.10.2022; 21.01.2022 тощо.
2. Під час реєстрації документа дату проставляють у лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку.
У документах, складених не на бланку (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), дату проставляє автор документа нижче підпису.
4. У разі погодження (схвалення) документа кількома особами (директор, голова ПК) або колегіальними органами ЗДО оформлюють відповідну кількість грифів погодження (схвалення). Якщо документ погоджують (схвалюють) дві посадові особи або два колегіальні органи юридичної особи (юридичних осіб), грифи погодження (схвалення) розміщують на одному рів-
ні горизонтально, а якщо більше двох — на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.
5. Затверджують управлінські документи особисто директор або наказом із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого так:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ЗДО «Зразковий»
____________ Яна МАЙБОРОДА
06 січня 2022 р.
ЗАТВЕРЖЕНО
Наказ директора ЗДО «Зразковий»
06 січня 2022 року № 5
ЗАТВЕРЖЕНО
Протокол засідання педагогічної ради ЗДО «Зразковий»
06 січня 2022 року № 5
6. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом 100 мм від межі лівого поля.
Складники грифу відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядкових інтервали. Якщо певний складник грифу займає більше одного рядка, друкують його в 1 міжрядковий інтервал.
7. Наказом директора ЗДО затверджують положення, інструкції з охорони праці та безпеки, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.
Документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання: протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, посадові інструкції, програми, нормативи тощо затверджує директор ЗДО.
8. Протоколи педагогічної ради підписує голова та секретар.
Документи, що склала комісія, підписують голова комісії і всі члени комісії.
Документи, що підлягають затвердженню (інструкції, положення, правила тощо), підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.
Накази підписує директор ЗДО. Наприклад:
Директор ЗДО «Зразковий» Особистий пiдпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
(не на бланку)
Директор Особистий пiдпис
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
(на бланку)
9. За відсутності директора ЗДО, найменування посади, власне ім’я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує його обов’язки. Наприклад:
Вихователь Особистий пiдпис Власне імя ПРІЗВИЩЕ
Під час підписання документа не ставлять прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади директора ЗДО додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа органу управління освітою.
Наприклад:
В. о. директора Особистий пiдпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
10. Текст управлінського документа повинен бути чітким, конкретним, лаконічним, інформативним та відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.
11. Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту, чітко відображати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції.
12. Під час складання документів вживають діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
13. Текст документа оформляють у вигляді суцільного зв’язного тексту, або анкети чи таблиці або поєднують ці форми.
Суцільний зв’язний текст, як правило, складають з двох частин. У першій (вступній) частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання документа, у другій (заключній) частині — висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ після вступної частини може містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовують позицію закладу.
14. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначають його реквізити у послідовності: назва виду документа, найменування установи — автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
15. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумерують арабськими цифрами з крапкою, а підпункти — арабськими цифрами з дужкою. Розділи нумерують римськими цифрами, а також в окремих випадках їх можна поділяти на глави.
16. Протокол — документ, у якому фіксують перебіг засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо.
Протоколи засідань педагогічної ради, інших колегіальних органів складають у стислій формі. У протоколі, складеному в стислій формі, фіксують лише ухвалені рішення без деталізації перебігу обговорення питання.
Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і будують за схемою:
––для стислої форми протоколів: «СЛУХАЛИ — УХВАЛИЛИ»;
––для повної форми протоколів: «СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — УХВАЛИЛИ».
Після слова «СЛУХАЛИ» з нового рядка зазначають прізвище та власне ім’я кожного доповідача.
У повній формі протоколу після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксують виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюють у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та власних імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього.
17. Тексти виступів у протоколі викладають від третьої особи однини.
Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включають. Після відомостей про доповідача ставлять тире і зазначають «Текст доповіді додається до протоколу».
Після слова «УХВАЛИЛИ» фіксують ухвалене рішення з обговорюваного питання порядку денного, яке має включати складові, що відповідають на запитання: кому, що зробити і в який строк.
Нумерацію протоколів засідань педагогічної ради ведуть в межах навчального року, протоколів виборних органів — у межах їх повноважень.
Нумерацію протоколів ведуть окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу. Датою протоколу є дата проведення засідання.
18. У листуванні застосовують форму викладу тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини («Заклад не заперечує», «Заклад вважає за необхідне»).
У документах, складених директором ЗДО і адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовують форму викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).
19. Директор ЗДО засвідчує копії документів, що створюють у закладі,
за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.
Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.
Наприклад:
Згідно з оригіналом
Директор ЗДО «Зразковий» Особистий пiдпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
21.01.2022
Відбиток печатки
Відмітку про засвідчення копії документа проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.
20. Витяг зі службового документа виготовляють, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюють на загальному бланку закладу
із дотриманням таких вимог:
–– у назві виду документа зазначають: «витяг з наказу», «витяг з протоколу»;
––відтворюють повністю вступну частину (якщо вона є) службового документа;
–– з основної частини тексту документа виписують той пункт, інформація якого необхідна;
––відтворюють реквізит «Підпис» (без особистого підпису);
––проставляють відмітку про засвідчення копії та відбиток печатки закладу.
Витяги з протоколів засвідчує секретар, який складає протоколи і здійснює їх зберігання, з наказів — директор ЗДО.
5. Вимоги до організації документообігу та визначення його обсягу
1. Директор опрацьовує документи, що надійшли до ЗДО, реєструє, передає
виконавцям.
2. Документи, надіслані факсом та електронною поштою, реєструють окремо від інших вхідних документів. Це може бути електронна реєстрація або журнальна.
3. Факт надходження документа до ЗДО обов’язково фіксують, проставляючи на вхідних
документах відмітку про його надходження до ЗДО. Відмітку проставлять від руки.
4. Під час реєстрації документів у ЗДО дотримують вимог:
––документи реєструють у журналах незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення (Додаток 3);
––документи реєструють за документопотоками: вхідні, вихідні, внутрішні;
––документи реєструють лише один раз. Вхідні — у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані — у день підписання або затвердження.
5. За виконання документа відповідають особи, зазначені у наказі або резолюції директора ЗДО, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання у строки, вказані в документі.
6. Контроль за виконанням документів здійснюють з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання директором ЗДО.
7. Вихідні документи надсилають адресатам з використанням засобів поштового зв’язку або електрозв’язку. Реєструють у журналі вихідної документації.
8. Документи, що надсилають одночасно одному і тому самому адресатові, вкладають в один конверт (упакування). На конверті зазначають адресу, за необхідності проставляють реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
9. Реквізит «Адресат» може містити поштову адресу.
Наприклад:
Державний архів Житомирської області
вул. Охрімова Гора, буд. 2/20, корп. 1,
м. Житомир, 10003
Якщо документ адресують фізичній особі, спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім — поштову адресу.
Наприклад:
Юрію Ковтанюку
вул. Житомирська, буд. 23,
с. Токарів, Новоград-Волинський р-н, Житомирська обл.,
11754
1. Номенклатура справ — це обов’язковий для кожного закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
2. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання, яка погоджується з архівною службою управління освіти 1 раз на 5 років.
3. У закладі складається номенклатура справ закладу.
4. Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування закладу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа».
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у дошкільному навчальному закладі».
Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого розпорядчого документа закладу.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів закладу на 20_____ рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів закладу за 20____ рік.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
5. Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
6. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).
7. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
8. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
9. Накази з основної діяльності закладу, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
10. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.
11. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності закладу або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
12. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
13. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
14. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників закладу систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
15. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у закладі та її структурних підрозділах здійснюється діловодом чи особою, на яку покладається організація діловодства в закладі.
16. Документація закладу зберігається у спеціально обладнаних шафах чи сейфах і до неї не повинні мати доступ сторонні особи .
17. При зміні керівника закладу організаційно-розпорядча документація передається новопризначеному керівнику згідно з актом прийому-передачі.
18. Документи, що не підлягають постійному, тривалому зберіганню, відповідно акту, складеного спеціально утвореною експертною комісією, вилучаються та знищуються у встановленому законодавством порядку.
19. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву закладу зберігаються за місцем їх формування. Керівник закладу і працівники, відповідальні за організацію діловодства, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
20. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
21. Видача справ у тимчасове користування працівникам закладу здійснюється з дозволу керівника закладу, в якому було сформовано справу, іншим установам — з письмового дозволу керівника закладу. На видану справу складається картка — замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
22. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
23. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника закладу з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
1. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до архівного фонду закладу або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до архівного фонду.
2. Для організації та проведення експертизи цінності документів у закладі утворюється експертна комісія.
3. Експертиза цінності документів проводиться щороку експертною комісією закладу.
4. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву закладу, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
5. За результатами експертизи цінності документів у закладі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до архівного фонду .
6. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до архівного фонду закладу, розглядаються експертною комісією закладу одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної архівної комісії. Погоджені акти затверджуються керівником закладу, після чого установа має право знищити документи.
7. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
8. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
9. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за ... роки».
10. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом закладу — номер опису і фонду.
11. У разі зміни найменування закладу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (закладу), а попереднє береться в дужки.
12. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
13. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву закладу в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву закладу за рішенням її керівника.
14. Передача справ до архіву закладу здійснюється за графіком, затвердженим його керівником.
15. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву закладу за описами.
У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за ведення архіву закладу, розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату.
16. Справи, що передаються до архіву закладу, повинні бути зв’язані належним чином. Заклади зобов’язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві установи для постійного зберігання до відповідного архіву.
Додаток 1
до Інструкції з діловодства
Перелік документів,
за підготовку та зберігання яких відповідають працівники ЗДО
Директор
Статут закладу.
Книги реєстрації наказів з основної діяльності та кадрових питань, накази.
План роботи закладу на навчальний рік та літній період.
Книга протоколів засідань педагогічної ради закладу.
Книга обліку особового складу працівників.
Особові справи працівників закладу.
Трудові книжки працівників та Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Журнали реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів.
Матеріали щодо проведення атестації педагогічних та інших працівників закладу (заяви, списки працівників, які атестуються, та їх характеристики, графік роботи атестаційної комісії, протоколи засідань атестаційної комісії тощо).
Копії документів статистичної звітності.
Графіки роботи працівників закладу.
Правила внутрішнього розпорядку закладу.
Посадові (робочі) інструкції працівників закладу.
Журнал прибуття (вибуття) дітей у закладі.
Книга прийому та передачі справ при зміні керівника закладу.
Протоколи: загальних зборів працівників закладу, виробничих нарад, батьківських зборів, засідань батьківських комітетів.
Матеріали щорічного звітування керівника закладу.
Контрольно-візитаційна книга закладу.
Журнал (табель) обліку робочого часу працівників.
Журнал виходу працівників на роботу.
Матеріали створення внутрішньої системи забезпечення якості освіти.
Журнал реєстрації інструкцій з охорони праці, інструкції.
Журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці.
Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці.
Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці.
Журнал реєстрації осіб, що потерпіли від нещасних випадків (гострих професійних захворювань (отруєнь) на виробництві.
Журнал реєстрації нещасних випадків невиробничого характеру.
Журнал оперативного контролю за станом охорони праці.
Положення про організацію роботи з охорони праці, безпеки життєдіяльності.
Положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці.
Програма вступного інструктажу.
Програма первинного інструктажу на робочому місці.
Програма стажування на робочому місці.
Програма навчання з питань охорони праці.
Протоколи засідання комісії з перевірки знань з охорони праці та безпеки життєдіяльності працівників закладу.
План організаційно-технічних заходів щодо поліпшення стану умов і охорони праці та безпеки життєдіяльності.
План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки закладу.
Інструкції з пожежної безпеки.
План роботи.
Перспективний план підвищення кваліфікації та проведення атестації педагогічних працівників.
Картотека матеріалів, обладнання, публікацій періодичних фахових видань, психолого-педагогічної, методичної літератури, перспективного педагогічного досвіду методичного кабінету закладу.
Довідки, доповідні записки про стан освітньої роботи та заходи щодо її вдосконалення.
Матеріали різних форм методичної роботи з педагогічними кадрами.
Книги обліку (посібників, ігрового, дидактичного обладнання тощо).
Матеріали засідань педагогічної ради закладу.
Матеріали моніторингових досліджень досягнень дітей.
Документація роботи команди супроводу дітей з ООП (за потреби).
Вихователь
План роботи.
Журнал обліку щоденного відвідування групи дітьми.
Книга відомостей про дітей та їхніх батьків.
Листок здоров’я дітей.
Картотека дидактичних ігор, методичних розробок (конспекти різних видів роботи тощо).
Матеріали моніторингових досліджень досягнень дітей.
Керівник музичний
План роботи.
План проведення масових заходів, дійств музично-естетичного циклу.
Картотека методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми, сценарії музичних свят тощо), музично-дидактичних ігор.
Графік роботи музичної зали, затверджений керівником закладу.
Матеріали моніторингових досліджень досягнень дітей.
Інструктор з фізкультури
План роботи.
Листок здоров’я дітей.
Картотека методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми, сценарії спортивних заходів тощо), рухливих ігор.
Графік роботи фізкультурного залу, затверджений керівником закладу.
План проведення масових заходів, дійств фізкультурно-оздоровчого циклу.
Матеріали моніторингових досліджень досягнень дітей.
Сестра медична
План роботи.
Медична карта дитини (для школи, школи-інтернату, школи-ліцею, дитячого будинку, дитячого садку) (ф. 086-1/о).
Індивідуальні карти імунізації дітей (ф. 063-1/о).
Журнал обліку профілактичних щеплень.
Річний план профілактичних щеплень.
Журнал реєстрації екстрених повідомлень про інфекційне захворювання, харчове, гостре професійне отруєння, незвичайну реакцію на щеплення.
Журнал обліку інфекційних захворювань (ф. 060/о).
Журнал обліку роботи з гігієнічного виховання.
Матеріали медико-педагогічного контролю за фізичним розвитком дітей.
Табель відвідування дітьми закладу.
Журнал генеральних прибирань.
Журнал обліку роботи бактерицидної лампи.
Журнал обліку та витрат дезінфекційних засобів.
Журнал приготування дезінфекційних засобів.
Журнал антропометрії.
Журнал роботи ізолятора (за наявності).
Журнал дезінфекції та кварцування ізолятора (за наявності.)
Амбулаторний журнал.
Журнал реєстрації довідок про стан здоров’я дітей.
Журнал огляду на педикульозу та коросту.
Журнал обліку ангін.
Журнал температурного скринінгу (під час карантинних обмежень).
Сестра медична з дієтхарчування
Чотиритижневе сезонне меню.
Технологічні карти.
Журнал бракеражу готової продукції.
Журнал бракеражу сирих продуктів.
Журнал виконання норм харчування.
Журнал контролю харчування.
Журнал моніторингу забрудненості шкідниками території харчоблоку.
Журнал обробки курячих яєць.
Журнал відходів продуктів харчування.
Відомості отримувачів харчування
Документи НАССР (блоки-схеми виробничих процесів, картки контролю небезпечних чинників, картки реєстрації температурних режимів, протоколи записів моніторингу критичних точок контролю тощо).
Завідувач господарства
Матеріали інвентаризації.
Акти списання.
Акти приходу та вибуття матеріальних цінностей.
Журнал видачі спецодягу і засобів індивідуального захисту.
Журналу випробування засобів захисту з діелектричної гуми (рукавичок, бот, діелектричних калош та ізолювальних накладок).
Журналу перевірки опору ізоляції і видачі електрообладнання.
Журнал випробування систем опалення.
Протоколи перевірки опору заземлення устаткування.
Акти загального технічного огляду будівлі і споруд.
Акти готовності закладу до нового навчального року.
Акти-дозволи на проведення занять у музичній, фізкультурній залі.
Акти-дозволи на випробування спортивного обладнання.
Акти-дозволи на випробування малих форм на дитячих майданчиках.
Акти-дозволи на роботу харчоблоку та пральні.
Акти-дозволи на проведення занять у кабінетах.
Акти обробки дерев’яних конструкцій горищного приміщення будівлі.
Акти перевірки стану вогнезахисної обробки дерев’яних конструкцій горищного приміщення будівлі.
Акти про укомплектованість внутрішніх пожежних кранів.
Акти про технічне обслуговування і перевірку працездатності внутрішніх пожежних кранів.
Акти про наявність покажчиків пожежних гідрантів (для тих навчальних закладів, що мають такі гідранти).
Акти про своєчасність перевірки й перезарядження вогнегасників.
Акти про технічне обслуговування автоматичної пожежної сигналізації.
Акти про стан евакуаційних проходів, виходів, коридорів, тамбурів і сходів.
Акти про зберігання фарб, лаків, розчинників й інших легкозаймистих рідин.
Книга складського обліку.
Журнал заявок на продукти харчування.
Журнал обліку температурного режиму холодильників.
Додаток 2
до Інструкції з діловодства
Орієнтовна назва наказу
серпень
Про підсумки роботи з підготовки дошкільного навчального закладу до нового 20__/20__навчального року
Про організацію освітньої роботи в дошкільному навчальному закладі у 20__/20__ навчальному році
Про призначення відповідального за економне використання енергоносіїв (за економію електроенергії)
Про створення комісії з трудових спорів
Про медичні огляди працівників дошкільного навчального закладу
Про створення комісії для проведення розслідувань нещасних випадків
Про організацію роботи щодо дотримання правил дорожнього руху та попередження дорожньо-транспортного травматизму
Про організацію роботи з пожежної безпеки
Про організацію роботи з охорони праці та безпеки життєдіяльності у дошкільному навчальному закладі
Про затвердження графіка прийому громадян (за потреби)
Про результати роботи з оздоровлення дітей у дошкільному навчальному закладі в літній оздоровчий період
Про функціонування (комплектування) вікових груп у дошкільному навчальному закладі у новому навчальному році
Про затвердження режиму роботи навчального закладу у новому навчальному році
Про запобігання харчовим отруєнням та інфекційним захворюванням дітей
Про заборону паління в дошкільному навчальному закладі та пропаганду здорового способу життя
Про створення комісії з інвентаризації матеріальних цінностей та проведення щорічної інвентаризації
Про створення постійно діючої комісії зі списання матеріальних цінностей
Про проведення щорічного списання матеріальних цінностей, непридатних для подальшого використання
Про затвердження інструкцій з охорони праці (за потреби)
Про затвердження графіка роботи працівників дошкільного навчального закладу.
вересень
Про заборону збору коштів працівниками дошкільного навчального закладу
Про забезпечення повноцінного якісного харчування дітей у дошкільному навчальному закладі
Про проведення тарифікації працівників на 20__/20__ навчальний рік
Про організацію пільгового харчування у 20__/20__ навчальному році
Про організацію методичної роботи у 20__ навчальному році
Про створення атестаційної комісії та затвердження її складу
Про створення комісії по перевірці знань працівників дошкільного навчального закладу з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності (раз на три роки або за потреби)
Про організацію та проведення «Тижня безпеки дитини»
Про проведення практичного тренінгу з евакуації
жовтень
Про проведення атестації педагогічних працівників
Про виконання норм харчування дітей у дошкільному навчальному закладі за ІІІ квартал
листопад
Про посилення роботи щодо поширення серед батьків психолого-педагогічних та фізіологічних знань про дітей раннього і дошкільного віку
Про стан вивчення освітньої роботи у дошкільному навчальному закладі
грудень
Про організацію і проведення новорічних свят у дошкільному навчальному закладі
Про заходи щодо забезпечення пожежної безпеки під час проведення новорічних свят у дошкільному навчальному закладі
Про підсумки роботи дошкільного навчального закладу з цивільної оборони і завдання на наступний рік
Про виконання Інструкції з охорони життя і здоров’я дітей (у зимово-весняний період)
Про організацію харчування працівників дошкільного навчального закладу у наступному році (за потреби)
січень
Про дотримання вимог охорони праці, ведення документації з безпеки життєдіяльності за 20__ рік
Про затвердження Правил внутрішнього трудового розпорядку
Про затвердження графіка відпусток працівників
Про стан травматизму за минулий рік і заходи щодо його попередження
Про організацію роботи з питань цивільної оборони
Про стан харчування дітей у дошкільному навчальному закладі за 20__ рік
Про стан захворюваності дітей за 20__ рік
березень
Про результати атестації педагогічних працівників у поточному навчальному році
Про проведення місячника (двомісячника) з благоустрою території дошкільного навчального закладу
квітень
Про присвоєння кваліфікаційних категорій (встановлення тарифних розрядів) педагогічним працівникам, які атестуються, за результатами атестації
Про підготовку та проведення Дня цивільної оборони
Про проведення Тижня охорони праці та безпеки життєдіяльності
травень
Про підготовку та організацію літнього оздоровлення дітей у дошкільному навчальному закладі
Про підготовку дошкільного навчального закладу до нового навчального року
Про підсумки освітньої роботи у поточному навчальному році
Про підсумки корекційної роботи з дітьми, що відвідують дошкільний навчальний заклад (для закладів компенсуючого типу)
червень
Про виконання Інструкції з охорони життя і здоров’я дітей (на літньо-осінній період)
липень
Про виконання норм харчування дітей у дошкільному навчальному закладі за ІІ квартал
Про стан захворюваності дітей за І півріччя поточного року
За необхідності
Про підготовку до проведення засідань педради у _____ місяці 20__ р. (за місяць до проведення педради)
Про стан виконання рішень попередньої педради (до проведення поточної педради)
Про дотримання Правил внутрішнього трудового розпорядку
Про створення комісії з адміністративно-господарського контролю за станом охорони праці у дошкільному навчальному закладі
Про затвердження складу пожежно-технічної комісії та порядку її роботи
Про надання щорічної основної відпустки педагогічним працівникам і виплату допомоги на оздоровлення
Про призначення на посаду
Про призначення виконуючого обов’язки завідувача /директора/ на час його відсутності
Про організацію короткотривалого перебування дітей у дошкільному навчальному закладі
Про підсумки вивчення стану роботи з певного напряму освітньої діяльності
Про підсумки проведення оперативного (тематичного ) контролю з питань дотримання вимог безпеки життєдіяльності дітей (дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку або інші питання)
Про надання позачергової відпустки
Про звільнення з посади
Про переведення з посади
Про оголошення подяки
Про дисциплінарне стягнення
Про проведення преміювання
Про перенесення робочих днів у 20__ році
Про встановлення батьківської плати за харчування дітей у дошкільному навчальному закладі
Про організацію роботи консультативного центру для батьків або осіб, які їх замінюють
Про проведення атестації робочих місць за умовами праці
Про результати проведення атестації робочих місць за умовами праці
Про призначення посадових окладів (ставок заробітної плати) та встановлення доплат за окремі види педагогічної діяльності працівникам
Додаток 3
до Інструкції з діловодства
Дата надходження та індекс документа
Кореспондент, дата та індекс одержаного документа
Короткий зміст
Резолюція або відповідальний виконавець
Підпис особи, яка отримала документ
Відмітка про виконання документа
___________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
ЖУРНАЛ
Дата та індекс документа
Кореспондент
Короткий зміст
Відмітка про виконання документа
_____________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.