2. Sử dụng phần mềm Microsoft PowerPoint
2.1. Các thao tác tạo trình chiếu cơ bản
2.1.1. Giới thiệu Microsoft PowerPoint
Microsoft Powerpoint 2019 hỗ trợ người dùng tạo nên các bài thuyết trình sinh động và lôi cuốn.
Giao diện Powerpoint 2019 được phát triển từ phiên bản 2007 với các Ribbon sẽ mang lại nhiều tiện lợi và với nhiều tính năng mới giúp tạo nên bài thuyết trình sinh động, hấp dẫn và trực quan một cách nhanh chóng.
2.1.2. Tạo một bài thuyết trình cơ bản
Tạo một bài thuyết trình rỗng: Vào tab File à New à Blank presentation
Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn: vào tab File à New à Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ.
2.1.3. Các thao tác trên slide
Khi tạo mới bài thuyết trình, PowerPoint chèn sẵn slide tựa đề với hai hộp văn bản trống gọi là các placeholder. Đây là các placeholder dùng để nhập văn bản. Ngoài ra, PowerPoint còn có nhiều loại placeholder khác để chèn hình ảnh, SmartArt, bảng biểu, đồ thị,…
Có nhiều kiểu bố trí các placeholder trên slide mà PowerPoint xây dựng sẵn được gọi là các Layout. Tùy theo nội dung cần xây dựng cho slide mà bạnchọn kiểu Layout phù hợp.
Chèn slide mới:
- Chọn tab Slides trong chế độ Normal View và nhấp chuột vào dưới slide đầu tiên do PowerPoint tự tạo ra khi chúng ta tạo bài thuyết trình mới. Khi đó, chúng ta sẽ thấy một đường nằm ngang nhấp nháy cho biết đó là vị trí mà slide mới sẽ được chèn vào.
- Vào tab Home chọn nhóm Slides
- Chọn nút New Slide, hộp chứa các kiểu layout xuất hiện
- Chọn một kiểu layout, slide mới sẽ được chèn vào bài thuyết trình theo kiểu layout vừa chọn.
Sao chép slide (nhân bản)
- Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong tab Slides muốn sao chép
- Nhấp phải chuột lên một trong số các slide đang chọn để mở thực đơn ngữ cảnh
- Chọn Duplicate Slide từ danh sách lệnh
Thay đổi layout cho slide:
- Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong tab Slides muốn sao chép
- Chọn slide cần thay đổi layout
- Vào tab Home | nhóm Slides | chọn nút Layout
- Chọn kiểu layout mới cho slide
Thay đổi vị trí các slide
- Trong chế độ Normal View, chọn slide trong tab Slides muốn sắp xếp
- Dùng chuột kéo slide đến vị trí mới trong tab Slides và thả chuột
- Slide sẽ xuất hiện ở vị trí mới.
Xóa slide
- Trong chế độ Normal View, chọn slide trong tab Slides muốn xóa
- Chọn phím Delete trên bàn phím để xóa slide hoặc nhấp phải chuột lên slide và chọn Delete Slide
Phục hồi slide về thiết lập layout mặc định:
- Trong chế độ Normal View, chọn slide bị biến đổi layout. Ví dụ: placeholder trong slide bên dưới bị lệch và bạn cần trả nó về đúng vị trí mặc định của layout.
- Vào tab Home, đến nhóm Slides
- Chọn
Nhóm các slide vào các section:
- Trong chế độ Normal View, chọn slide muốn tách thành Section mới
- Vào tab Home, đến nhóm Slides
- Chọn và chọn Add Section
Đặt tên cho section
Xóa section
- Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn xóa
- Vào tab Home, đến nhóm Slides
- Chọn nút Section và chọn Remove Section
2.1.4. Chèn Picture
Vào tab Insert chọn biểu tượng Pictures.Hoặc vào trong slide, tại nhóm Images chọn Insert Picture from File
2.1.5. Chèn Shape, WordArt và Textbox
Vào tab Home, tại nhóm Slides chọn New Slide.
Chọn kiểu layout là Title and Content. Nhập tựa đề cho slide là “Chụp hình màn hình đưa vào slide”
Vào tab Insert, nhóm Illustrations, chọn Shape, chọn kiểu mũi tên Right Arrow
Vào tab Insert, nhóm Text, chọn nút Textbox và vẽ một hộp văn bản trên slide. Sau đó, nhập vào “Đây là vùng màn hình PowerPoint vừa chụp bằng công cụ Screenshot của PowerPoint”.
Vào tab Insert, nhóm Text, chọn nút WordArt, chọn màu sắc cho WordArt
Nhập chuỗi “Screenshot” tại hộp Your text here
2.1.6. Chèn Table, Chart, SmartArt
Chèn Table
- Vào tab Home, tại nhóm Slides chọn New Slide
- Chọn kiểu layout là Title and Content. Nhập tựa đề cho slide là “5 phần mềm tạo bài thuyết trình tốt nhất”
- Chọn Insert Table trong placeholder bên dưới. Hộp thoại Insert Table xuất hiện, khai báo số dòng 6 tại Number of columns và số cột 3 tại Number of rows
- Chọn OK để chèn bảng vào slide
- Thu nhỏ chiều rộng các cột để chuẩn bị nhập nội dung vào slide
- Điều chỉnh chiều rộng của cột bằng cách di chuyển chuột vào đường lưới dọc của bảng. Khi thấy chuột biến thành mũi tên 2 chiều ( ) thì giữ trái chuột và kéo qua trái để thu nhỏ cột hoặc kéo sang phải để mở rộng cột.
- Nhập các dòng nội dung của bảng
Chèn Chart
- Vào tab Home, tại nhóm Slides chọn New Slide.
- Chọn kiểu layout là Title and Content. Nhập tựa đề cho slide là “Thị phần trình duyệt 2018”
- Chọn Insert Chart trong hộp thoại Insert Chart
- Chọn nhóm đồ thị là Pie từ danh sách bên trái hộp thoại Insert Chart và chọn kiểu đồ thị là Exploded pie in 3-D.
Chèn SmartArt
Có rất nhiều kiểu SmartArt dựng sẵn trong Microsoft PowerPoint. Các kiểu được phân loại vào các nhóm rất thuận tiện cho người dùng tìm kiếm và sử dụng.
- Vào tab Home, tại nhóm Slides chọn New Slide
- Chọn kiểu layout là Title and Content. Nhập tựa đề cho slide là “Chèn SmartArt vào slide
- Vào tab Insert, nhóm Images, chọn SmartArt
- Cửa sổ Choose a SmartArt Graphic xuất hiện, chọn nhóm kiểu là Picture, chọn kiểu Circular Picture Callout và chọn nút Ok để chèn vào slide.
2.2. Hiệu ứng, trình chiếu và in bài thuyết trình
Các hiệu ứng và hoạt hình cho các đối tượng trên slide là cách tốt nhất giúp chọn mạnh vào các thông tin cung cấp trên slide, điều khiển dòng thông tin trong bài thuyết trình và giúp người xem cảm thấy thích thú hơn. Powerpoint cung cấp rất nhiều hiệu ứng và được chia thành 4 nhóm:
- Entrance: các đối tượng được áp dụng hiệu ứng này sẽ xuất hiện trên slide hoặc có xu hướng di chuyển từ bên ngoài vào trong slide.
- Exit: các đối tượng được áp dụng hiệu ứng này sẽ biến mất khỏi slide hoặc có xu hướng di chuyển từ trong slide ra khỏi slide.
- Emphasis: chọn mạnh nội dung được áp dụng hiệu ứng này.
- Motion Paths: hiệu ứng làm cho các đối tượng di chuyển theo một đường đi được quy định trước.
2.2.1. Tạo các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng
Hiệu ứng cho văn bản: Văn bản (Textbox) là đối tượng được sử dụng nhiều nhất trong bài thuyết trình. Do vậy, Powerpoint xây dựng sẵn rất nhiều kiểu hiệu ứng rất thú vị cho đối tượng này và có thể thiết lập hiệu ứng trên từng dòng, từng chữ hoặc từng ký tự trong đoạn văn bản.
Chọn hộp văn bản: Trong chế độ Normal View, chọn hộp văn bản cần thiết lập hiệu ứng.
Chọn các hiệu ứng mặc định: Vào tab Animations, trong nhóm Animation, chọn nút More để mở rộng danh mục các hiệu ứng
Chọn kiểu hiệu ứng Fly In: Sử dụng hiệu ứng Entrance với kiểu Fly in trong hộp Animation Styles
Chọn kiểu hiệu ứng: Chọn nút Effect Options trong nhóm Animation và chọn kiểu Fly In từ danh sách. Sau đó, drag chuột lên các kiểu của hiệu ứng Fly In và xem kết quả thể hiện trên slide trước khi quyết định chọn.
Thay đổi kiểu hiệu ứng: Nếu thấy các kiểu hiệu ứng trong Animation Styles còn quá ít, chọn nút More Entrance Effects… Khi đó, hộp thoại Change Entrance Effect xuất hiện cung cấp với hơn 30 kiểu hiệu ứng khác.
- Tích chọn Preview Effect ( ) rồi nhấp chuột lên tên các hiệu ứng và xem kết quả thể hiện trên Slide
- Sau khi chọn được kiểu hiệu ứng vừa ý thì chọn nút OK.
Hiệu ứng cho hình ảnh, Shape, WordArt
Chọn hình cần tạo hiệu ứng
Chọn các hiệu ứng cho hình
Vào tab Animations, trong nhóm Animation, chọn một hiệu ứng từ Animation Style
Chọn nút Effect Options trong nhóm Animation và chọn kiểu Circle từ danh sách.
Thay đổi kiểu hiệu ứng: Nếu thấy các kiểu hiệu ứng trong Animation Styles còn quá ít, chọn nút More Entrance Effects… Khi đó, hộp thoại Change Emphasis Effect xuất hiện cung cấp với hơn 20 kiểu hiệu ứng khác.
- Tích chọn Preview Effect ( ) rồi nhấp chuột lên tên các hiệu ứng và xem kết quả thể hiện trên Slide
- Sau khi chọn được kiểu hiệu ứng vừa ý thì chọn nút OK.
Hiệu ứng cho SmartArt
- SmartArt kiểu danh sách:
· Chọn SmartArt dạng danh sách
· Chọn các hiệu ứng cho SmartArt
· Vào ngăn Animations, trong nhóm Animation, chọn một hiệu ứng từ Animation Style
· Thay đổi kiểu hiệu ứng
· Có thể chọn thêm các kiểu hiệu ứng trong Animation Styles chọn nút More Entrance Effects…Khi đó, hộp thoại Change Entrance Effect xuất hiện và chọn kiểu Pinwheel tại nhóm Exciting và chọn Ok
· Tích chọn Preview Effect ( ) rồi nhấp chuột lên tên các hiệu ứng và xem kết quả thể hiện trên Slide
· Sau khi chọn được kiểu hiệu ứng vừa ý thì chọn nút OK.
· Định thời gian cho SmartArt: Chọn nút Effect Options trong nhóm Animation và chọn kiểu One by One từ danh sách.
· Tùy chọn thêm thời gian cho hiệu ứng tại nhóm Timing.
- SmartArt kiểu hình ảnh
· Chọn SmartArt dạng hình ảnh
· Chọn các hiệu ứng cho SmartArt
· Vào tab Animations, trong nhóm Animation, chọn một hiệu ứng Zoom từ Animation Style
· Định thời gian cho SmartArt: Chọn nút Effect Options trong nhóm Animation và chọn kiểu One by One từ danh sách.
· Tùy chọn thêm thời gian cho hiệu ứng tại nhóm Timing.
2.2.2. Tạo các hiệu ứng chuyển slide
Microsoft PowerPoint cung cấp nhiều hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác rất hấp dẫn khi trình chiếu đặc biệt là các hiệu ứng 3D.
- Mở bài thuyết trình cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide.
- Chọn slide cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide
- Chọn các hiệu ứng mặc định
- Vào tab Transitions, trong nhóm Transition to this slide, chọn kiểu hiệu ứng Doors trong danh mục
- Chọn lệnh Effect Options và tùy chọn thêm cho hiệu ứng Doors vừa chọn
- Tùy chọn thời gian cho Transition
· Chuyển đến nhóm Timing để thiết lập thời gian cho hiệu ứng Transition:
· Sound: chọn âm thanh khi chuyển slide
· Duration: thiết lập thời gian thực thi hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác.
· On Mouse Click: chuyển sang slide khác nếu nhấp chuột trong khi trình chiếu.
· After: thiết lập số phút, giây (mm:ss) sẽ tự động chuyển sang slide khác khi vẫn chưa có hiệu lệnh nhấp chuột. (tùy chọn này được sử dụng khi muốn xây dựng bài thuyết trình tự động trình chiếu)
· Apply to All: áp dụng thiết lập Transition trên cho tất cả các slide trong bài thuyết trình.
- Xóa hiệu ứng chuyển slide
· Chọn 1 hay nhiều slide cần xóa hiệu ứng chuyển slide
· Chọn None để xóa hiệu ứng chuyển slide
· Vào tab Transitions, trong nhóm Transition to this slide, chọn None để hủy bỏ hiệu ứng chuyển slide cho các slide đang chọn
Xóa tất cả hiệu ứng chuyển slide: Chuyển đến nhóm Timing, chọn Apply to All để xóa các hiệu ứng chuyển slide trong bài thuyết trình.
2.2.3. Cách thực hiện một trình diễn
Khi đã chuẩn bị xong bài thuyết trình, công việc còn lại là thuyết trình về đề tài báo cáo của mình trước người xem. PowerPoint cung cấp sẵn một số tính năng hỗ trợ cho việc báo cáo cũng như di chuyển dễ dàng giữa các nội dung trong khi thuyết trình. PowerPoint 2019 cung cấp thêm chức năng con trỏ laser giúp người thuyết trình trỏ hay tạo chú ý đến người xem ngay nội dung mà mình đang thuyết trình nhằm giúp họ có thể nắm bắt vấn đề tốt hơn đặc biệt là những đề tài cần thảo luận.
Nhóm Monitor
- Mở bài thuyết trình cần trình chiếu
- Tùy chọn về màn hình trình chiếu
- Vào Slide Show, nhóm Monitor để tùy chọn về màn hình
Trình chiếu Slide show
- Vào Slide Show, nhóm Start Slide Show và chọn lệnh:
· From Beginning: trình chiếu báo cáo bắt đầu từ slide đầu tiên trong bài thuyết trình.
· From Current Slide: trình chiếu báo cáo bắt đầu từ slide hiện hành
· Present Online: trình chiếu bài thuyết trình thông qua mạng Internet cho người xem từ xa.
· Custom Slide Show: trình chiếu từ một Custom Show trong bài. Chọn tên Custom Show để trình chiếu.
2.2.4. Lặp lại trình diễn
Mở tab Slide Show, chọn Set Up Show
Trong cửa sổ Set Up Show, phần Show Options, chọn Loop continuously until ESC, chọn OK
Với việc thiết lập như vậy, phần nội dung trình diễn sẽ trình chiếu lặp đi lặp lại cho tới khi bạnấn phím ESC
2.2.5. In bài thuyết trình
In ấn tài liệu dạng Handout thường được sử dụng dành cho người xem thuyết trình. Các bản in này chứa nội dung cơ bản về thông sẽ được trình bày khi thuyết trình. Người xem có thể đọc trước các tài liệu này để nắm sơ lược về nội dung và có thể chuẩn bị các câu hỏi để làm rõ thêm các vấn đề khi thuyết trình.
Thực hiện in ấn Handout
- Mở bài thuyết trình cần in dạng Handout.
- Vào File và chọn Print
- Chọn kiểu in 2 slide trên 1 trang Handout à Vào Settings, tại Print Layout, nhóm Handouts và chọn kiểu “2 Slides”.
- Chọn nút Print để gửi lệnh in ra máy in.
Thực hiện in ấn Slide
- Mở bài thuyết trình cần in dạng Handout.
- Vào File và chọn Print.
- Chọn kiểu layout Full Page Slides
- Vào Settings, tại Print Layout, chọn Full Page Slides à Chọn nút Print để gửi lệnh in ra máy in