7. Kết xuất và phân phối trang tính, bảng tính
7.1. Trình bày trang tính đề in
Chọn hướng giấy in dọc/ ngang
Tỉ lệ in
Chọn khổ giấy
Chất lượng in
Vào tab Page Layout nhóm Page Setup
Chọn Header có sẵn
Chọn Footer có sẵn
Chọn Header tuỳ ý
Chọn Footer tuỳ ý
Địa chỉ vùng in
Địa chỉ dòng lặp lại ở đầu tất cả các trang
Địa chỉ cột lặp lại ở bên trái tất cả các trang
7.2. Kiểm tra và in
Nhấp chuột tại biểu tượng Print Preview and Print trên
- Print: nhấp vào sẽ in ra máy in
- Copies: Số bản in
- Printer: chọn loại máy in từ danh sách liệt kê
- Settings: gồm có các chọn lựa sau
- Print Active Sheets: in bảng tính hiện hành, hoặc chọn
· Print Selection: In vùng được chọn
· Print Entire workbook: In toàn bộ Workbook
· Print Active Sheet: In Sheet hiện hành
- Page để in một số trang From < số> từ trang số To < số> đến trang số
- Collated: chọn in xong các trang của một bản in rồi mới in tiếp bản kế, hoặc chọn in từng trang cho các bản in rồi in trang kế cho các bản …
- Portrait Orientation: chọn in đứng theo khổ giấy hay in ngang Landscape
- Normal Margins: chọn canh lề cho trang in
- No Scaling: chọn in như bảng tính thực tại hay chọn
· Fit Sheet on One Page: chỉnh in bảng tính vào một trang
· Fit All Columns on One Page: chỉnh in tất cả các cột vào một trang
· Fit All Rows on One Page: chỉnh in tất cả các dòng vào một trang
7.3. Phân phối trang in
7.3.1. Lưu trang tính, bảng tính dưới các kiểu tập tin khác nhau
7.3.1.1. Cách lưu một bảng tính dưới dạng tập tin PDF
- Bước 1: Nhấp chuột vào tab File để truy cập và Backstage view
- Bước 2: Nhấp chuột vào Export, sau đó chọn Create PDF/XPS
- Bước 3: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí muốn lưu bảng tính, nhập tên tập tin, sau đó Nhấp chuột vào Publish
Theo mặc định, Excel sẽ chỉ xuất bảng tính đang làm việc. Nếu chúng ta có nhiều bảng tính và muốn lưu tất cả chúng trong cùng một tập tin PDF, hãy Nhấp chuột vào Options. Tùy chọn trong hộp thoại Save As. Hộp thoại Options sẽ xuất hiện. Chọn Entire workbook(toàn bộ bảng tính), sau đó nhấn OK.
7.3.1.2. Cách lưu một bảng tính dưới dạng tập tin khác
- Bước 1: Nhấp chuột vào tab File để truy cập vào Backstage view
- Bước 2: Nhấp chuột vào Export, sau đó chọn Change File Type
- Bước 3: Chọn một loại tập tin phổ biến, sau đó Nhấp chuột vào Save As.
- Bước 4: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí muốn lưu bảng tính, nhập tên tập tin, sau đó Nhấp chuột vào Save.
7.3.2. Bảo mật tập tin, đặt mật khẩu bảo vệ tập tin
- Bước 1: Đầu tiên mở tập tin cần bảo mật
- Bước 2: Chọn tab File à Info à Protect Workbook à Encrypt with Password
- Bước 3: Tại đây nhập mật khẩu để bảo vệ cho tập tin. Tiếp đến nhập thêm lần nữa để xác nhận mật khẩu
- Bước 4: Sau các bước trên chúng ta hoàn tất việc bảo mật cho tập tin. Khi mở tập tin, chúng ta sẽ phải nhập mật khẩu mới có thể truy xuất được
7.3.3. Đính kèm trang tính theo thư điện tử
- Bước 1: Nhấp chuột vào tab File để truy cập vào Backstage view, sau đó Nhấp chuột vào Share
- Bước 2: Cửa sổ Share xuất hiện. Nếu chúng ta chưa hoàn thành bảng tính, chúng ta sẽ được nhắc lưu tài liệu của mình vào OneDrive
· Lưu ý rằng chúng ta có thể cần phải điều hướng trở lại cửa sổ Share sau khi lưu
- Bước 3: Trên cửa sổ Share, nếu tài liệu của được lưu vào OneDrive, hãy Nhấp chuột vào nút Share with People (Chia sẻ với mọi người).
- Bước 4: Excel sẽ trở lại chế độ xem bình thường và mở cửa sổ Share ở phía bên phải cửa sổ. Tại đây, chúng ta có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của mình, xem danh sách những người có quyển truy cập vào tài liệu và đặt xem họ có thể chỉnh sửa hay chỉ xem tài liệu.
7.3.4. Lưu trang tính trên mạng
- Bước 1: cập theo đường link bên dưới để đăng nhập vào Google Drive thông qua tài khoản Google. (https://www.google.com/drive/)
- Bước 2: Đăng nhập tài khoản Google của mình. Nhấp chuột Đăng nhập
- Bước 3: Giao diện Google Drive xuất hiện. Để tài thư mục lên, chúng ta Nhấp chuột vào phần Drive của tôi. Tại đây sẽ có nhiều lựa chọn:
· Thư mục mới: tạo thư mục mới trong Drive.
· Tải lên tệp: tải tập tin từ máy tính
· Tải lên thư mục: tải thư mục có trong máy tính
- Bước 4: Ngay khi chúng ta chọn loại file, Google sẽ tiến hành tải file. Khi xuất hiện dấu tích ở mỗi file, nghĩa là quá trình tải file lên Google Drive đã hoàn thành xong.