2. Sử dụng Microsoft Word
2.1. Giới thiệu Microsoft Word
2.1.1. Mở, đóng Microsoft Word
- Mở Microsoft Word
· Cách 1: Nhấp chuột chọn Start → All apps → Microsoft Word (trên Windows 10)
· Cách 2: Nhấp chuột lên biểu tượng trên màn hình (desktop)
- Đóng Microsoft Word: Chọn vào biểu tượng ở góc trên cùng bên phải màn hình Microsoft Word, hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
2.1.2. Giới thiệu giao diện Microsoft Word
2.2. Thao tác với tập tin Microsoft Word
2.2.1. Mở một tập tin có sẵn
- Chọn tab File ® chọn Open (Ctrl+O hoặc Ctrl+F12).
- Các tùy chọn mở:
· Recent: Mở nhanh các tập tin đã mở trước đây
· OneDrive: Mở tập tin được lưu trên OneDrive, phải đăng nhập tài khoản OneDrive mới sử dụng được tính năng này
· This PC: Mở tập tin được lưu trên ổ đĩa máy tính
· Browse: Chọn đường dẫn mở tập tin trong thư mục trên máy tính
- Hộp thoại Open xuất hiện. Chọn đường dẫn chứa tập tin muốn mở (D:\WORD), chọn tập tin văn bản cần mở (SUNNGUYEN.docx), chọn Open để mở. Nhấn Cancel để hủy bỏ thao tác.
2.2.2. Tạo một tập tin mới
- Tập tin văn bản trắng: Chọn tab File ® chọn New, chọn Blank document (hoặc Ctrl+N)
- Tập tin mới theo mẫu đã thiết lập:
· Chọn tab File ® chọn New, chọn mẫu bất kỳ để sử dụng hoặc có thể sử dụng hộp tìm kiếm, tìm một mẫu văn bản trực tuyến (máy phải có kết nối internet).
2.2.3. Lưu tập tin
- Chọn tab File ® Save hoặc Nhấp chuột chọn biểu tượng Save trên thanh Quick Access Toolbar (hoặc Ctrl + S).
- Hộp thoại Save As xuất hiện, chọn đường dẫn chứa tập tin muốn lưu, trong ô File Name nhập vào tên chúng ta muốn đặt cho tập tin (file) cần lưu đó, chọn Save để lưu. Nhấn Cancel để hủy bỏ thao tác.
- Sau khi lưu tập tin, nếu muốn lưu với 1 tên khác thì chúng ta chọn tab File ® Save As, chọn đường dẫn chứa tập tin (file) và đặt tên file mới.
- Lưu ý: Để tránh mất dữ liệu khi gặp sự cố (treo máy, mất điện), chúng ta nên thực hiện nhiều lần thao tác (Ctrl+S) trong khi soạn thảo tài liệu hoặc thiết lập chức năng tự động lưu tập tin: Chọn tab File ® Options, xuất hiện hộp thoại Word Options, chọn Save, tick chọn “Save AutoRecover information every” thiết lập thời gian tự động lưu văn bản (nên thiết lập trong khoảng từ 5-10 phút).
2.2.4. Đóng tập tin
Chọn tab File ® Close (hoặc Ctrl+W)
2.3. Định dạng văn bản
2.3.1. Định dạng văn bản (Text)
- Chọn (tô đen) văn bản muốn định dạng ® chọn tab Home ® nhóm Font
· : Chọn kiểu chữ
· : Chọn kích thước (cỡ) chữ
· : Tăng và giảm kích thước chữ
· (Change Case): Chuyển đổi hoa thường (hoặc Shift+F3)
2.3.2. Định dạng đoạn văn
2.3.2.1. Định dạng đoạn (Paragraph)
- Đoạn văn (Paragraph) bao gồm một hoặc nhiều dòng, đến khi người dùng nhấn phím enter.
- Chọn đoạn văn muốn định dạng ® chọn tab Home ® nhóm Paragraph
2.3.2.2. Định dạng Bullets, Numbering
- Định dạng Bullets
· Chọn đoạn văn bản cần tạo Bullet. Chọn tab Home ® nhóm Paragraph ® chọn biểu tượng Bullets ® Chọn kiểu Bullet muốn thiết lập.
2.3.2.3. Thiết lập điểm dừng (Tab)
- Để đặt được tab trên văn bản, chúng ta phải hiển thị thanh thước, để hiển thị thanh thước trên văn bản, chọn tab View ® nhóm Show ® Nhấn chọn vào Ruler.
- Điều chỉnh loại tab cần đặt ở vị trí đầu thanh thước, Nhấp chuột trái vào thanh thước ngang để đặt tab.
3.2.3.2.4. Định dạng khung và nền (Borders and Shading)
- Chọn nội dung cần định dạng
- Chọn tab Design ® nhóm Page Background ® chọn biểu tượng Page Borders, xuất hiện hộp thoại
· Borders: Thiết lập khung viền
§ Setting: Xác định dạng đường viền
§ Style: Chọn kiểu đường viền
§ Color: Màu đường viền
§ Width: Độ dày của viền
§ Preview: Xem trước thiết lập, đồng thời gắn/gỡ bỏ các cạnh của đường viền
§ Apply to: Áp dụng trên Paragraph (đoạn), Text (văn bản)
· Shading: Thiết lập nền
§ Fill: Chọn màu nền
§ Patterns: Chọn kiểu nền được cài đặt sẵn
§ Preview: Xem trước thiết lập
§ Apply to: Áp dụng trên Paragraph (đoạn), văn bản (text)
· Page Border: Định dạng khung cho trang
§ Setting, Style và Preview có tác dụng giống định dạng khung cho đoạn
§ Apply to: Phạm vi áp dụng đóng khung
2.3.3. Kiểu dáng (Style)
Kiểu dáng (style) là các định dạng được thiết lập sẵn font chữ, kích thước chữ, màu chữ…
- Áp dụng style cho văn bản
· Chọn nội dung văn bản cần áp dụng style
· Chọn tab Home ® nhóm Styles® chọn style cần sử dụng (chọn kiểu Title)
· Kết quả style Title được áp dụn
Hủy bỏ style đã áp dụng
· Chọn văn bản đã áp dụng style cần hủy bỏ
· Chọn tab Home ® nhóm Styles® chọn Clear Formatting
· Kết quả sau khi hủy bỏ style đã áp dụng
- Hiệu chỉnh style
· Right Nhấp chuột vào style cần hiệu chỉnh, chọn Modify
· Xuất hiện hộp thoại Modify Style, chúng ta có thể thay đổi các kiểu định dạng như: font chữ, kích thước chữ, màu chữ, canh trái, phải, giữa, đều, khoảng cách các dòng. Chi tiết hơn, chúng ta chọn Format để định dạng Font, Paragraph, Tab, Border, Numbering…Sau khi hiệu chỉnh, chọn OK để thay đổi style.
- Sử dụng công cụ sao chép định dạng
· Chọn văn bản cần sao chép định dạng
Chọn tab Home ® nhóm Clipboard ® chọn (Nhấp chuột) công cụ (Format Painter). Để sao chép định dạng cho nhiều đoạn tách biệt nhau, chúng ta nhấp đúp chuột vào biểu tượng (Format Painter). Sau đó chọn vào đoạn văn bản cần áp dụng sao chép định dạng đó.
3.2.3.4. Chèn (Insert) các đối tượng vào văn bản
3.2.3.4.1. Bảng (Table)
- Tạo mới một bảng (table)
· Cấu trúc bảng gồm nhiều cột (Column), nhiều dòng (Row). Phần giao của cột với dòng gọi là ô (Cell).
· Chọn tab Insert ® nhóm Tables® chọn biểu tượng Table ® chọn Insert Table, xuất hiện hộp thoại Table size
Number of columns: Số cột cần tạo
Number of rows: Số dòng cần tạo
AutoFit behavior
Fixed column width: Cố định chiều rộng cột cột theo giá trị chỉ định
AutoFit to contents: Chiều rộng cột tùy thuộc độ dài văn bản
AutoFit to window: Chiều rộng cột tự điều chỉnh đều nhau
- Di chuyển và thao tác nhập liệu trong Table
· Di chuyển con trỏ lên, xuống dòng: Phím á hoặc â.
· Di chuyển con trỏ sang phải hay sang trái một cột: Phím Tab hoặc Shift + Tab.
· Để nhập phím Tab (tạo những đường đứt nét) trong một ô, sử dụng phím Ctrl + Tab.
· Nếu đang ở ô cuối cùng, phím Tab có tác dụng thêm mới một dòng. Vì vậy, có thể chúng ta không cần xác định trước số dòng chính xác khi tạo Table.
· Thay đổi chiều rộng và chiều cao cột.
Nhấn giữ và di chuyển chuột trên những đường phân cách cột/ dòng trong bảng để thay đổi chiều rộng cột/ chiều cao dòng.
Trên thanh Ruler cũng xuất hiện các biểu tượng thể hiện các đường phân cách cột/ dòng. Có thể di chuyển chuột trên các biểu tượng này để thay đổi chiều rộng cột/ chiều cao dòng.
- Trình bày và định dạng trong bảng (Tab Layout)
· Chọn bảng, cột, dòng: Chọn tab Layout → nhóm Table, chọn biểu tượng (Select Table), có các tùy chọn sau
Select cell: Chọn ô
Select column: Chọn cột
Select row: Chọn dòng
Select Table: Chọn toàn bộ bảng
- Chèn thêm dòng, cột vào Table
· Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn dòng, cột. Nếu muốn chèn nhiều dòng, cột, ô phải chọn trước các dòng, cột cần chèn. Chọn tab Layout → nhóm Rows & Columns
· Chọn vào những biểu tượng tương ứng để chèn cột và dòng
§ Insert Above: Chèn trên dòng đang chọn
§ Insert Below: Chèn dưới dòng đang chọn.
§ Insert Left: Chèn cột bên trái
§ Insert Right: Chèn bên phải.
- Xóa các ô, dòng, cột
· Chọn các ô, dòng, cột cần xóa. Chọn tab Layout → nhóm Rows & Columns → chọn biểu tượng (Delete Table)
§ Delete Cells: Xóa ô
§ Delete Columns: Xóa cột
§ Delete Rows: Xóa dòng
§ Delete Table: Xóa bảng
- Trộn cell (ô): Chọn các ô cần trộn. Chọn tab Layout → nhóm Merge → chọn biểu tượng (Merge Cells) (hoặc nhấp phải chuột vào cùng chọn, chọn Merge Cells)
- Tách Cell (ô): Chọn ô cần tách. Chọn tab Layout → nhóm Merge→ chọn biểu tượng (Split Cells) (hoặc nhấp phải chuột vào cùng chọn, chọn Merge Cells)
Number of columns: Số lượng cột.
· Number of rows: Số lượng dòng.
- Chia một Table thành hai Table rời nhau: Di chuyển con trỏ đến dòng muốn tách sang Table thứ 2. Chọn tab Layout → nhóm Merge→ chọn biểu tượng Split Table.
- Thay đổi hướng chữ trong bảng: Chọn cell (ô) cần thay đổi hướng chữ → chọn tab Layout → nhóm Alignment → chọn Text Direction (có 3 tùy chọn hướng chữ)
- Canh chỉnh dữ liệu trong Cell (ô): Chọn cell (ô) cần canh chỉnh → chọn tab Layout → nhóm Alignment → chọn vào những biểu tượng tương ứng
- Trình bày và định dạng trong bảng (Tab Design)
· Thay đổi các kiểu định dạng bảng sẵn có. Di chuyển con trỏ chuột đến hình 4 mũi tên ở góc trên bên trái của bảng, để chọn bảng.
· Chọn bảng cần thay đổi, chọn tab Design → nhóm Table Style Options, chọn kiểu bảng cần thay đổi trong danh sách
- Tạo nền và kẻ khung cho Table
· Chọn các cell (ô) hoặc table, di chuyển con trỏ chuột đến đầu cell (ô), xuất hiện hình mũi tên màu đen, để chọn cell (ô) đó.
· Chọn tab Design, nhóm Table Style Options, chọn biểu tượng , chọn màu nền.
· Chọn biểu tượng , chọn đường viền cần kẻ cho bảng.
· Chọn biểu tượng để thay đổi kiểu viền, để chọn độ rộng viền và để chọn màu cho đường viền.
· Chọn kiểu viền có sẵn trong
· Sử dụng công cụ để vẽ trực tiếp lên bảng.
Ngoài ra, chúng ta cũng có thể thay đổi khung viền, nền cho bảng bằng cách, chọn tab Home ® chọn nhóm Paragraph ® chọn biểu tượng (Borders) ® chọn Borders and Shading (thao tác tương tự mục 2.2.3.2. d. Định dạng khung và nền (Borders and Shading))
- Định dạng Font, Paragraph trong Cell (ô) (thao tác tương tự mục 3.2.3.1. Định dạng văn bản (Text) và 3.2.3.2. Định dạng đoạn (Paragraph).
2.3.4.2. Chèn hình ảnh (Picture)
- Chèn hình từ tập tin hình ảnh trên máy tính: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn hình.
· Chọn tab Insert ® nhóm Illustrations ® chọn biểu tượng (From File), xuất hiện hộp thoại, chọn đường dẫn chứa hình ảnh (D:\ WORD 2019\Images), chọn hình muốn chèn (images3.jpg), nhấn nút Insert.
- Chèn hình ảnh trực tuyến: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn hình. Chọn tab Insert ® nhóm Illustrations ® chọn biểu tượng (Online Pictures), xuất hiện hộp thoại, có 3 tùy chọn chèn ảnh trực tuyến
- Chèn ảnh từ thư viện ảnh (nhóm theo chủ đề) có sẵn trong online pictures: Chọn chủ đề cần sử dụng ảnh (chọn Airplane), xuất hiện hộp thoại tiếp theo, chọn ảnh cần chèn, chọn Insert.
- Chèn ảnh trực tuyến từ Bing.com: Trong hộp tìm kiếm, nhập vào nội dung ảnh cần tìm (cần tìm hình mèo (nhập nội dung: cat)), xuất hiện danh sách các ảnh được tìm thấy, chọn ảnh cần chèn, chọn Insert.
- Chèn ảnh trực tuyến từ OneDrive (phải đăng nhập tài khoản Microsoft mới sử dụng được tính năng này): (i) Chọn OneDrive, (ii) chọn thư mục chứa ảnh cần sử dụng (ảnh phải được upload lên thư mục này trước), (iii) chọn ảnh cần chèn, (iv) chọn Insert.
- Định dạng hình ảnh:
Chọn hình cần định dạng. Chọn tab Format (Picture Tools) ® nhóm Arrange ® chọn biểu tượng (Wrap Text).
Có các tùy chọn:
· In line with text: Ảnh nằm đầu dòng và trên văn bản
· Square: Văn bản bao khung xung quanh ảnh
· Tight: Văn bản uốn quanh theo hình dạng của ảnh
· Through: Văn bản nằm quanh ảnh
· Top and Bottom: Văn bản nằm trên và dưới ảnh
· Behind text: Ảnh nằm dưới văn bản
· In front of text: Ảnh nằm trên văn bản
· Edit Wrap Points: Thay đổi hình dáng, vị trí văn bản quanh ảnh
- Sao chép hình ảnh: Chọn hình ảnh cần sao chép, nhấp phải chuột, chọn Copy (Ctrl+C), chọn vị trí chứa ảnh sao chép, chọn Paste (Ctrl+V). Hoặc chọn và nhấn giữ chuột trái vào hình cần sao chép, đồng thời giữ phím Ctrl, di chuyển sang vị trí mới chứa ảnh sao chép, nhả chuột trái trong khi vẫn giữ Ctrl.
- Di chuyển hình ảnh trên văn bản: Chọn hình ảnh cần di chuyển, nhấn giữ chuột trái, sau đó di chuyển chuột đến vị trí cần thiết. Hoặc chọn hình ảnh cần di chuyển, Nhấp phải chuột, chọn Copy (Ctrl+X), chọn vị trí chứa ảnh, chọn Paste (Ctrl+V).
- Thay đổi kích thước ảnh: Chọn ảnh cần thay đổi kích thước, xung quanh ảnh xuất hiện 8 điểm, chọn vào 1 trong 8 điểm đó để thay đổi kích thước ảnh. Để tỉ lệ ảnh không bị biến dạng sau khi thay đổi, chúng ta có thể chọn vào 4 điểm ở 4 góc của hình ảnh
- Xóa hình ảnh: Để xóa ảnh, chọn ảnh cần xóa, bấm phím Delete
- Tạo các hiệu ứng cho hình ảnh
· Chọn ảnh
· Chọn tab Format (Picture Tools) ® chọn nhóm Adjust ® Artistic Effects, xuất hiện hộp thoại, chọn kiểu chúng ta cần
· Thay đổi kiểu ảnh:
§ Chọn các kiểu ảnh khác trong nhóm Picture Styles, chọn vào biểu tượng mở rộng
§ Xuất hiện hộp thoại, chọn kiểu chúng ta cần
§ Và được kết quả
- Cắt hình ảnh:
· Chọn ảnh ® chọn tab Format (Picture Tools) ® chọn nhóm Size ® (Crop), có các tùy chọn
· Cắt ảnh tự do: Chọn Crop
· Cắt ảnh theo Shape: Chọn Crop to Shape ® Chọn dạng Shape
· Cắt ảnh theo tỉ lệ: Chọn Aspect Ratio ® chọn tỉ lệ tương ứng
· Chèn Icons:
Đặt con trỏ tại vị trí muốn Icon. Chọn tab Insert ® nhóm Illustrations ® chọn biểu tượng (Icons), xuất hiện hộp thoại, chọn danh mục các Icons bên trái (i), chọn icons cần chèn (ii), chọn Insert (iii).
Kết quả:
· Chèn hình ảnh mô hình 3D (Tính năng này chỉ có trên Microsoft Office Professional Plus 2019):
Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn hình. Chọn tab Insert ® nhóm Illustrations ® chọn biểu tượng (3D Models), xuất hiện hộp thoại, có 2 tùy chọn
· Chèn ảnh 3D từ máy tính:
§ Chọn From a File → xuất hiện hộp thoại, chọn đường dẫn chứa file cần chèn.
§ Kết quả
· Chèn ảnh 3D online
§ Chọn From Online Sources → xuất hiện hộp thoại, chọn nhóm hình 3D cần chèn.
§ Chọn nhóm 3D Animals, chọn hình cần chèn, chọn Insert
§ Kết quả
· Hiệu chỉnh ảnh 3D: Chọn ảnh cần hiệu chỉnh → tab Format (3D Model Tools) → nhóm 3D Model Views, chọn kiểu cần sử dụng.
· Xoay, lật đối tượng: Chọn ảnh, chọn vào biểu tượng ở giữa ảnh, giữ chuột trái và thực hiện di chuyển chuột để được hình ảnh như ý muốn.
2.3.4.3. Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)
- Tạo chữ nghệ thuật
· Chọn tab Insert ® nhóm Text ® chọn biểu tượng (Insert WordArt)
· Chọn kiểu chữ chúng ta cần sử dụng, xuất hiện textbox bên dưới
· Nhập vào nội dung chữ
- Định dạng viền, nền cho các kiểu chữ
· Chọn chữ cần định dạng, chọn tab Format (Drawing Tools) → chọn nhóm Shape Styles, chọn vào nút mở rộng như hình dưới
· Xuất hiện danh sách các mẫu có sẵn, chọn các kiểu khung, nền có sẵn
· Chọn Other Theme Fills, để chọn thêm các hiệu ứng kiểu nền khác.
· Những chức năng khác trong nhóm Shape Styles
§ Shape Fill: Chọn kiểu nền
§ Shape Outline: Chọn kiểu viền
§ Shape Effects: Chọn kiểu hiệu ứng chữ khác
- Đổi kiểu chữ:
· Chọn chữ cần thay đổi
· Chọn tab Format (Drawing Tools) → chọn nhóm WordArt Styles, chọn vào biểu tượng , để mở rộng danh sách chữ.
· Màn hình xuất hiện danh sách các mẫu có sẵn, chọn kiểu chữ chúng ta muốn áp dụng.
· Chúng ta được kết quả:
- Định dạng kiểu chữ:
· Chọn chữ, chọn tab Format → chọn nhóm WordArt Styles → chọn biểu tượng (Text Effects)
· Xuất hiện menu tùy chọn các chức năng như sau
· Shadow: Tạo bóng chữ
· Reflection: Tạo chữ phản chiếu
· Glow: hiệu ứng chữ phát sáng
· Bevel: hiệu ứng viền và bề mặt nổi
· 3-D Rotation: hiệu ứng chữ 3-D
· Transform: Tạo kiểu chữ uốn cong
2.3.4.4. Chèn ký tự đặc biệt
- Chọn tab Insert ® nhóm Symbols ® chọn Symbol, chọn ký tự muốn chèn
· Nếu muốn chọn kiểu ký tự khác, chọn More Symbols…, xuất hiện hộp thoại, trong mục Font: chọn Symbol, Wingdings …
· Chọn ký tự cần chèn rồi nhấn nút Insert hoặc Nhấp đúp chuột vào ký tự cần chèn.
2.3.4.5. Chèn đối tượng Shapes
- Chèn Shapes
· Chọn tab Insert ® nhóm Illustrations ® chọn biểu tượng (Shapes), sau đó chọn đối tượng cần chèn
· Kết quả đối tượng được chèn
- Thay đổi các định dạng Shapes
· Chọn đối tượng cần thay đổi, chọn tab Format (Drawing Tools) ® nhóm Shape Styles ® chọn biểu tượng mở rộng
· Xuất hiện danh sách các mẫu có sẵn, chọn kiểu chúng ta muốn áp dụng (các kiểu này đã trình bày cụ thể trong mục
2.3.4.3. Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)). Ta được kết quả.
· Chúng ta cũng có thể chọn Shape Fill (thay đổi nền), Shape Outline (thay đổi viền) và chọn Shape Effects (thay đổi các kiểu khác cho Shape).
- Đưa nội dung văn bản vào Shape: Chọn Shape, Right Nhấp chuột (nhấp phải chuột), chọn Add Text. Nhập nội dung.
- Thay đổi shape: Chọn đối tượng muốn thay đổi, chọn tab Format (Drawing Tools) ® nhóm Insert Shapes ® chọn vào biểu tượng Edit Shape ® chọn Change Shape ® chọn hình muốn thay đổi.
- Biến đổi shape: Mỗi đối tượng shape chèn vào văn bản đều có một điểm màu vàng, di chuyển điểm này sẽ tạo ra những hình vẽ khác.
- Xoay và lật đối tượng
· Chọn và giữ chuột trái vào hình tròn màu xanh trên đối tượng cần xoay
· Di chuyển chuột theo hướng cần xoay đối tượng, ta được kết quả
· Chúng ta có thể chọn vào 1 trong 8 biểu tượng xung quanh shape và lật đối tượng.
· Hoặc có thể xoay và lật đối tượng bằng chức năng Rotate: Chọn đối tượng, chọn tab Format (Drawing Tools) ® chọn biểu tượng (Rotate), có các tùy chọn
· Rotate Right 900: Quay đối tượng góc 900 bên phải
· Rotate Left 900: Quay đối tượng góc 900 bên trái
· Flip Vertical: Lật đối tượng theo chiều ngang
· Flip Horizontal: Lật đối tượng theo chiều dọc
· Tính năng này sử dụng tốt nhất trong trường hợp muốn lật một đối tượng đối xứng
- Thay đổi vị trí hiển thị giữa các đối tượng và văn bản
· Chọn đối tượng, chọn tab Format (Drawing Tools) ® nhóm Arrange ® chọn biểu tượng (Bring Forward) và (Send Backward)
· Bring Forward: Đưa đối tượng phía sau ra phía trước
· Bring to Front: Đưa lên trên các đối tượng khác
· Bring in Front of Text: Đưa đối tượng nằm trên văn bản
· Send Backward: Đưa đối tượng phía trước ra phía sau
· Send to Back: Đưa ra sau các đối tượng khác
· Send Behind Text: Đưa đối tượng nằm phía sau văn bản
- Nhóm nhiều đối tượng thành một: Chọn các đối tượng (giữ phím Shift khi chọn từng đối tượng), chọn tab Format (Drawing Tools) ® nhóm Arrange ® chọn Group (hoặc nhấp phải chuột lên các đối tượng được chọn, chọn Group ® Group).
- Bỏ nhóm các đối tượng đã gom nhóm: Chọn đối tượng, chọn tab Format (Drawing Tools) ® nhóm Arrange ® chọn Ungroup (hoặc nhấp chuột chuột phải, chọn Group ® Ungroup)
2.3.5. Hộp văn bản (Text Box)
- Tạo Text Box mới
· Chọn tab Insert ® nhóm Text ® chọn biểu tượng (Text Box) ® chọn Draw Text Box
· Di chuyển chuột đến vị trí cần đặt Text Box, giữ chuột trái và vẽ Text Box, sau đó nhập nội dung vào Text Box.
- Sử dụng Text Box từ thư viện có sẵn
· Chọn tab Insert ® nhóm Text ® chọn biểu tượng (Text Box) ® xuất hiện thư viện các Text Box, chọn mẫu cần dùng (Austin Quote)
· Sau khi chọn mẫu cần sử dụng trong thư viện, xuất hiện Text Box như mẫu đã chọn.
· Nhập vào nội dung Text Box
- Định dạng Text Box: Chọn text box cần định dạng ® chọn tab Format® nhóm Shape Styles
· Tạo nền Text Box: Chọn (Shape Fill), xuất hiện các tùy chọn
· Chọn màu nền: Chọn màu nền trong Theme Color/ Standard Colors/ More Outline Colors
· Không chọn màu nền: Chọn No Fill
· Chọn nền là hình ảnh: Chọn Picture, chọn ảnh cần chèn
· Nền là hiệu ứng tô màu chuyển sắc: Chọn Gradient, chọn kiểu
· Nền là Texture: Chọn Texture, chọn kiểu
- Tạo viền Text Box: Chọn (Shape Outline), xuất hiện các tùy chọn
· Chọn màu viền: Chọn màu viền trong Theme Color/ Standard Colors/ More Outline Colors
· Không chọn viền: Chọn No Outline
· Thay đổi độ rộng viền: Chọn Weight
· Thay đổi kiểu viền: Chọn Dashes
- Lưu Text Box
· Thực hiện tạo Text Box, chọn Text Box vừa tạo ® chọn tab Insert® nhóm Text ® chọn biểu tượng (Text Box)
· Chọn Save Selection to Text Box Gallery
Xuất hiện hộp thoại “Create New Building Block”, đặt tên vào mục Name (MOLISA), chọn OK.
Kết quả trong thư viện đã có Text Box chúng ta vừa tạo
3.2.3.6. Tạo tiêu đề trang (Header & Footer)
- Tạo tiêu đề đầu trang
· Chọn tab Insert ® nhóm Header & Footer ® chọn biểu tượng (Header), chọn mẫu trong danh sách có sẵn, hoặc chọn Edit Header.
· Nhập vào nội dung Header cần tạo, có thể tạo thêm viền để dễ phân biệt giữa nội dung văn bản và Header.
- Tạo tiêu đề cuối trang
· Chọn tab Insert ® nhóm Header & Footer ® chọn biểu tượng (Footer), chọn mẫu trong danh sách có sẵn, hoặc chọn Edit Footer.
· Nhập vào nội dung Footer cần tạo, có thể tạo thêm viền để dễ phân biệt giữa nội dung văn bản và Footer.
- Thêm số trang vào Footer (chèn vào vị trí đặt con trỏ)
· Đặt con trỏ tại vị trí Footer cần chèn số trang, chọn tab Design (Header & Footer Tools) ® nhóm Header & Footer ® chọn biểu tượng (Page Number), xuất hiện các tùy chọn
· Top of Page: Chèn phía trên của trang (Header)
· Bottom of Page: Chèn phía dưới của trang (Footer)
· Page Margins: Chèn vào lề trái của trang
· Current Position: Chèn vào con trỏ hiện tại
· Chọn Current Position, xuất hiện danh sách các tùy chọn, chọn Plain Number
· Kết quả, số trang được chèn vào góc bên phải Footer.
- Thay đổi nội dung Header & Footer
· Chọn tab Insert ® nhóm Header & Footer ® chọn biểu tượng Header hoặc Footer, chọn Edit Header hoặc Edit Footer, chọn vào nội dung cần hiệu chỉnh, nhập nội dung cần chỉnh sửa.
- Xóa Header & Footer
· Chọn tab Insert ® nhóm Header & Footer ® chọn biểu tượng Header hoặc Footer, chọn Remove Header hoặc Remove Footer.
- Tạo Header & Footer khác nhau
· Chúng ta muốn tạo Header & Footer trang 2 khác trang 1. Tiến hành như sau.
· Đặt con trỏ tại cuối trang 1.
· Chọn tab Layout ® nhóm Page Setup. Chọn Breaks và chọn Next Page
· Bây giờ con trỏ đã nằm sang trang 2 (trang cần tạo Header khác trang 1)
· Chọn tab Insert ® nhóm Header & Footer ® chọn Header hay Footer ® chọn Edit Header hoặc Edit Footer.
· Trên tab Header & Footer, nhóm Navigation, nhấn “Link to Previous” để bỏ liên kết đến trang 1.
· Sau đó nhập nội dung Header khác.
- Để tạo Footer khác nhau, thao tác tương tự như Header
· Thay đổi định dạng số trang: Chọn Header hoặc Footer chứa số trang cần thay đổi. Chọn tab Design (Header & Footer Tools) ® nhóm Header & Footer ® Page Number ® Format Page Numbers, xuất hiện hộp thoại
· Number format: Chọn dạng số hoặc ký tự cần thay đổi
· Include chapter number: Số trang được kèm với số chương
· Continue from previous section: Số trang được tiếp nối với section trước đó
· Start at: Khai báo số trang bắt đầu từ giá trị được chỉ định.
3.2.4. In văn bản
- Thiết lập khổ giấy
· Chọn tab Layout ® nhóm Page Setup, chọn biểu tượng mở rộng
· Xuất hiện hộp thoại, chọn tab Paper, trong mục Paper size chọn khổ giấy A5, A4, A3… tùy thuộc vào máy in, chúng ta sẽ thiết lập khổ giấy cho phù hợp, thông thường các máy in văn phòng sử dụng khổ giấy A4.
· Thiết lập lề giấy và hướng giấy: Chọn tab Margins
· Margins
Top: Lề trên
Bottom: Lề dưới
Left: Lề trái
Right: Lề phải
Gutter: Bề rộng phần gáy tài liệu
Gutter Position: Vị trí đặt gáy tài liệu
· Orientation: Xác định hướng giấy
Portrait: Dọc
Landscape: Ngang
- In ấn tài liệu: Chọn tab File ® Print (Ctrl + P), xuất hiện hộp thoại
· Copies: chọn số bản cần in
· Printer: chọn tên máy in (nếu có từ 2 máy in trở lên)
· Settings:
Print All Pages: In toàn bộ văn bản
Print Selection: In văn bản được chọn
Print Current Page: In trang hiện đang chọn
Print Custom Range: In một vùng trong văn bản
Only Print Odd Pages: In trang lẻ
Only Print Even Pages: In trang chẵn
Page: Nhập số trang cần in
Collated: In sắp xếp theo bộ (chỉ áp dụng nếu in từ 2 bản trở lên)
Uncollated: In không sắp xếp theo bộ (chỉ áp dụng nếu in từ 2 bản trở lên)
Portrait Orientation: Chọn hướng giấy (Portrait Orientation (dọc), Landscape Orientation (ngang)
Chọn trang giấy in: A3, A4, A5…
Chọn lề trang in: Chọn các kiểu lề được thiết lập sẵn
In nhiều trang trên 1 trang giấy: 1 Page Per Sheet (in 1 trang), 2 Pages Per Sheet (in 2 trang vào 1 trang), 4 Pages Per Sheet (in 4 trang vào 1 trang), 6 Pages Per Sheet (in 6 trang vào 1 trang), 8 Pages Per Sheet (in 8 trang vào 1 trang), 16 Pages Per Sheet (in 16 trang vào 1 trang).
(Print): thực hiện in