Merkblatt zur Erläuterung der Datenschutzgrundverordnung
für und von den Vorstand des Landesverbandes Sachsen der Kleingärtner e.V. | 2018--12
Die Pflicht zur Selbstauskunft nach DSGVO
Jeder, der Daten seiner Vertragspartner verarbeitet, ist laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dazu
verpflichtet, seinen Vertragspartner über die Verarbeitung der Daten zu informieren. Als Verantwortlicher
muss er nicht nur seine Kontaktdaten nennen, sondern auch darüber aufklären, welche Daten erhoben und
verarbeitet werden und für welchen Zweck und über welche Dauer die Daten gespeichert werden. Diese
Auskünfte müssen verpflichtend bereits bei Vertragsschluss bzw. im Zeitpunkt der Datenerhebung
übermittelt werden. Gleichzeitig muss darüber aufgeklärt werden, welche Rechte der Betroffene dem
Verantwortlichen gegenüber beanspruchen kann. In Artikel 13 DSGVO sind diese Informationspflichten
aufgeführt. Sie können unsere Muster Information zur Datenerhebung (Datenschutzerklärung) nutzen, um
die Vertragspartner, Mitarbeiter, Kunden usw. über die Datenverarbeitung und deren Rechte zu
informieren. Eines der Rechte aus Artikel 13 DS-GOV ist das Recht, vom Verantwortlichen Auskunft über die
dort gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Vorlagen zur Formulierung
solcher Selbstauskünfte für die hier vorliegenden unterschiedlichen Vertragsverhältnisse im Bereich
Mitgliedschaft und Pacht liegen an. Im Unterschied zur Datenschutzerklärung, die naturgemäß allgemein
gehalten ist, müssen die für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortlichen auf
Nachfrage konkret aufführen, welche Daten wo gespeichert werden. Auch der Grund für die Erhebung der
einzelnen Daten muss genannt werden. Sobald der Verantwortliche Informationen eingeholt hat, die nicht
zwingend zur Erfüllung des Vertrags erforderlich sind oder aufgrund eines Gesetzes erhoben werden
müssen, benötigt der Verantwortliche eine ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen.
Die Einwilligung in die Verwendung der Daten.
Sobald der Verantwortliche Daten erhebt, die er zur Erfüllung des Vertrages nicht zwingend benötigt, muss
er nachweisen können, dass der Betroffene in die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten
eingewilligt hat. Wichtig ist, dass diese freiwillige Einwilligung nicht an andere Sachverhalte gekoppelt
werden darf. Beim Betroffenen darf also beispielsweise nicht der Eindruck entstehen, er müsse einen
Newsletter abonnieren, um einen Fernseher zu bestellen. Außerdem muss der Vertragspartner darauf
hingewiesen werden, dass er seine Einwilligung jederzeit widerrufen darf. Dieser Hinweis darf nicht erst
nach erteilter Einwilligung erfolgen, sondern vorher bzw. gleichzeitig. Der betroffenen Person muss klar
gemacht werden, dass der Widerruf nur ab dem Zeitpunkt des Zugangs des Widerrufs Wirkung entfalten
kann, also die Verarbeitung in der Vergangenheit dadurch nicht rechtswidrig wird. Der Zweck der
Datenverarbeitung muss im Rahmen der Einholung der Einwilligung genau genannt werden. Sollte sich im
Laufe des Vertragsverhältnisses der Zweck der Verarbeitung ändern, muss die Einwilligung neu eingeholt
werden. Wichtig: Auch wenn noch gar kein Vertragsverhältnis besteht, bestehen die Informationspflichten
nach DSGVO. Wenn ein Vertragsinteressent Ihnen Daten übergibt, sollten Sie diesen über die Verwendung
der Daten sofort informieren. Besondere Relevanz in der Praxis hat das bei der Übersendung von
Bewerbungen im Arbeitsrecht oder beim Ausfüllen Bewerberbögen in Bezug auf die Mitgliedschaft, die
Pacht, bei Mietverträgen usw. Falls Sie vom Interessenten mehr Daten erheben, als für den Vertragsschluss
erforderlich sind, so ist eine ausdrückliche Einwilligung einzuholen.
Löschung der Daten.
Nach den Grundprinzipien der DSGVO müssen Daten gelöscht werden, sofern der Verwendungszweck
erreicht worden ist. Auch der Widerruf einer freiwillig erteilten Einwilligung hat zur Folge, dass die Löschung
der gespeicherten personenbezogenen Daten vom Verantwortlichen veranlasst werden muss. Allerdings
sieht die DSGVO auch Beschränkungen des Löschungsrechts vor, etwa solange der Verantwortliche noch die
Richtigkeit prüfen muss. Darüber hinaus ist der Betroffene auch berechtigt, lediglich eine Einschränkung der
Verarbeitung zu verlangen. Ein solches Recht war nach der alten Rechtslage nicht vorgesehen, ist aber
sinnvoll, wenn der Betroffene die Daten noch zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigt und
daher nicht möchte, dass der Verantwortliche die Daten vollständig löscht. Zu Beweiszwecken dürfen bzw.
müssen die Daten weiterhin gespeichert werden. Egal, ob es um die Löschung der Daten oder Einschränkung
der Datenverarbeitung geht – der Verantwortliche muss den Betroffenen über seine Maßnahmen
informieren. Er muss gleichzeitig erwirken, dass seine Auftragsverarbeiter ebenfalls vom Wunsch des
Betroffenen informiert werden.
Datenschutzrechtliches Verfahrensverzeichnis Verantwortlicher DSGVO.
Gemäß DSGVO sind die Vereine, die Regional-, Kries- und Stadtverbände und der Landesverband selbst als
Verantwortlicher verpflichtet, mit Bezug auf die dort verarbeiteten personenbezogenen Daten ein
datenschutzrechtliches Verfahrensverzeichnis zu führen und dem Betroffenen auf Anfrage die entsprechend
zutreffenden Ausschnitte zu übermitteln. Um diese Aufgabe zu erleichtern, liefern wir anbei die Vorlage als
Gerüst, in die die konkreten Angaben des Vereins entsprechend der anliegenden Ausfüllvorschrift schnell
und einfach am PC eingeben können. Darüber hinaus liegt noch ein Formular zur ev. verteilten
Erstaufnahme solcher Arbeitsprozesse an.
Verpflichtungserklärung gemäß DSGVO.
Nach DSGVO sind alle haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter, die im weitesten Sinne mit
personenbezogenen Daten zu tun haben, verpflichtet, Vertraulichkeit im Umgang mit diesen sensiblen
Informationen zu üben. Wer dagegen verstößt, macht sich strafbar und muss darüber hinaus auch mit
Konsequenzen für seinen Arbeitsplatz rechnen. Das anliegende Formular zur Verpflichtung auf das
Datengeheimnis kann für diese Aufgabe benutzt werden. Vorab ist festzuschreiben, welche Verantwortung
der Mitarbeiter für die Geheimhaltung von sensiblen Daten trägt.
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Datenschutzhinweise gemäß EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)
Wir, der Kleingärtnerverein "Bergfrieden" e.V. informieren Sie nach Art. 13 der EU Datenschutz Grundverordnung (EU-DSGVO) gerne und ausführlich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend nur noch Daten genannt).
Durch die EU-DSGVO sind uns einige sinnvolle Pflichten auferlegt, um den Schutz Ihrer Daten bei der Verarbeitung sicherzustellen. Diese Pflichten erfüllen wir gerne.
Nachfolgend erläutern wir, welche Daten wir von Ihnen zu welchen Zwecken verarbeiten und welche Rechte Sie diesbezüglich haben.
Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken nach Art. 6 Abs. 1 lit. b der EU-DSGVO auf der Basis des mit Ihnen geschlossenen Pacht- und Mitgliedschaftsverhältnisses:
Erfüllen und gegebenenfalls Geltendmachung von Vertragsleistungen (Namen, Adresse,
Bankverbindung, Telefonnummern, Mailadresse, Geburtsdatum, Beruf, Daten Vereinszugehörigkeit, Wasser- und Elektroanschluss);
Rechnungsstellung (Pacht, Wasser und Elektroverbrauch, geleistete Gemeinschaftsarbeit, Mitgliedsbeiträge, Umlagen, Grundsteuer B, Zeitungsabonnement, Versicherungen);
Übermittlung Ihrer Adressdaten, Kontoverbindung und Laubenversicherungsdaten an den Landesverband Sachsen der Kleingärtner zur Versicherung Ihrer Laube sowie sonstiger Versicherungen, sofern diese bestehen;
Übermittlung Ihrer Adressdaten und Kontoverbindung an den Landesverband Sachsen der Kleingärtner zur Abwicklung des Zeitungsabonnements „Gartenfreund“, sofern eins besteht und
Übermittlung Ihrer Adressdaten an Ämter und Behörden soweit eine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung dazu besteht.
Übermittlung Ihres Namens und Ihrer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse an den
Nachpächter zur Abwicklung der Übernahme (Vermittlung und Kaufvertrag)
Dauer der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung unseres Pacht- und Mitgliedschaftsverhältnisses oder geltender Rechtsvorschriften sowie der Pflege unserer Beziehung zu Ihnen erforderlich ist.
Sollten Sie die Löschung nicht mehr erforderlicher Daten wünschen, werden wir diese Daten unverzüglich löschen, soweit der Löschung nicht rechtliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Ihre Rechte als betroffene Person
Nach der EU-DSGVO haben Sie nach Maßgabe des Vorstehenden das Recht auf:
Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten;
Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten;
Einschränkung der Verarbeitung (nur noch Speicherung möglich);
Widerspruch gegen die Verarbeitung;
Widerruf Ihrer gegebenen Einwilligung mit Wirkung auf die Zukunft; und
Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, die zuständige Behörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen Besucheradresse: Devrientstraße 1, 01067 Dresden
Wir hoffen Ihnen mit diesen Informationen bei der Wahrnehmung Ihrer Rechte weiter geholfen zu haben. Falls Sie weitere Informationen zu den Datenschutzbestimmungen wünschen, lesen Sie bitte auch unsere Datenschutzerklärung oder fragen Sie bei Ihrer Aufsichtsbehörde nach. Der geschäftsführende Vorstand/unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen ebenfalls für Rückfragen bezüglich des Datenschutzes gerne zur Verfügung.