Mail Handling

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Sedangkan mail handling adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan, sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah / instruksi pembuatan surat sampai surat – surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.

Surat terbagi menjadi 2 macam yaitu:

1.    Surat masuk

Adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

2. Surat keluar

Adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Sistem penanganan surat sendiri dapat dilakukan menggunakan 2 sistem yaitu dengan

1)   Sistem buku agenda (sistem tradisional)

Dalam penanganan surat dengan sistem buku agenda, setiap surat masuk maupun surat keluar harus tercatat dalam buku agenda, sedangkan untuk kelompok surat yang memerlukan penanganan khusus dan segera, harus dicatat dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima dan ditangani oleh mereka yang berhak. Kemudian setiap pendistribusian surat terlebih dahulu harus dicatat dalam buku ekspedisi. Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada buku ekspedisi intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam buku ekspedisi ekstern. Ada tiga jenis utama buku agenda, yaitu buku agenda tunggal (campuran), buku agenda berpasangan, dan buku agenda kembar. 

2)  sistem kartu kendali (sistem pola baru/modern)

Penanganan surat dengan sistem kartu kendali, setiap surat baik masuk maupun keluar, terlebih dahulu dikelompokkan ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia.  Ketiga kelompok surat ini berbeda cara penanganannya dan hanya kelompok surat penting saja yang harus dibuatkan kartu kendali.

A.  Prosedur penanganan surat keluar

à       Pembuatan konsep surat

• Pembuatan konsep disebut juga draft. Konsep surat sebaiknya dibuat secara lengkap disesuaikan dengan bentuk yang dikehendaki oleh suatu organisasi kantor. Pengonsep surat dapat menentukan bentuk surat misalnya saja dalam bentuk block, semi block, indented, hanging paragraph, official serta bentuk surat lainnya, sehingga mempermudah petugas pengetikan dalam mengetik surat tersebut.

• Setelah dipenuhi persyaratan tersebut, konsep surat harus dimintakan persetujuan dari pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.  Sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten.

• Setelah konsep surat disetujui, kemudian diregristasikan (dicatat) untuk mendapatkan nomor surat dari verbalis (petugas yang menangani buku agenda surat keluar).

à       Pengetikan surat

• Tugas juru tik setelah menerima konsep surat, ia akan mengetik konsep tersebut rangkap dua (yang asli untuk dikirim dan tembusannya untuk diarsipkan),

• Setelah selesai juru tik harus membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep,

•  Hasil ketikan surat diserahkan kepada sekretaris atau kepala tata usaha untuk diteliti,

• Apabila hasil pengetikan tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka akan dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang, tetapi apabila hasil pengetikan sudah sesuai dengan yang diharapkan, maka sekretaris atau kepala tata usaha akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian  (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan.

à       Penandatanganan

Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang

à         Pencatatan

Surat yang telah ditandatangani kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat.

v  Surat tersebut terlebih dahulu dicatat dalam buku verbal (buku agenda surat keluar)  oleh petugas yang disebut verbalis.

v  Mencatat tanggal, tujuan, surat tersebut dibuat.

v  Setelah itu surat asli dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat dan siap dikirimkan.

v  Dengan mempergunakan buku ekspedisi intern surat tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman (ekspedisi).

à         Pengiriman

ü  surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di buku ekspedisi ekstern. Mencatat surat-surat yang telah siap akan dikirimkan dengan cermat dalam buku ekspedisi.

ü  untuk surat-surat keluar yang akan disampaikan ke dalam lingkungan kantor sendiri dicatat dalam buku ekspedisi intern.  Sedangkan surat-surat keluar yang akan dikirim keluar kantor dicatat dalam buku ekspedisi ekstern.

ü  pelaksanaan penyampaian dan pengiriman surat-surat keluar dapat dilakukan oleh kurir/petugas ekspedisi.

ü  kurir mengantar surat ke kantor pos dan dapat sekaligus mengambil surat-surat yang ada pada kotak pos. 

à       Penandatanganan

v  Surat kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani surat.

à       Penyimpanan

Apabila surat telah selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih mempunyai nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.

B.  Prosedur penanganan surat masuk

v Penerimaan surat

   Mengumpulkan dan menghitung surat masuk

   Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

   Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

   Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

v  Penyortiran

   Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.

   Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

   Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.

   Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.

v  Pencatatan surat

   Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat, dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang  dianggap penting.

   Pemeriksaan lampirannya.

   Membubuhkan cap (time stamp atau electric clock dating machine) yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.

   Mengagendakan surat masuk dalam buku agenda surat masuk.  Petugasnya disebut Agendaris.

v  Pengarahan atau pengendalian surat

   Surat masuk dilampiri lembar disposisi oleh Sekretaris atau Kepala Tata Usaha.

   Surat masuk berikut  lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

   Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan  kembali kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha.

   Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)

v  Penyampaian surat ke unit pengolah

   Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.

   Surat didistribusikan melalui Buku Ekspedisi Intern kepada Unit Pengolah (Alamat Disposisi).

   Penerima surat membubuhkan paraf pada Buku Ekspedisi Intern, sebagai bukti surat telah diterima.

   Surat diproses oleh unit pengolah sesuai dengan disposisi pimpinan.

v  Penyimpanan atau penataan arsip

Apabila surat telah selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih mempunyai nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.

Kerugian-kerugian bila surat tidak ditangani dengan baik :

1. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata,

2. Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun dengan teratur,

3. Surat dan informasinya bisa hilang.

Manfaat dari adanya penanganan surat :

1. Rahasia akan terjaga

2. Prosedur penanganan surat jelas

3. Surat akan tercatat dengan baik

4. Surat akan tersimpan baik, sehingga mudah untuk ditemukan

Pola Penanganan Surat :

a)    Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat.

b)   Pola Desentralisasi dilakukan disetiap bagian dari unit  yang ada pada kantor tersebut.

c)    Pola Gabungan yaitu pola penanganan surat gabungan dari pola sentralisasi dan pola desentralisasi.

Perlengkapan Penanganan surat  masuk:  

1.   Baki Surat (Tray)

2.   Buku Agenda Surat masuk

3.   Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar Surat Rahasia

4.   Secreaties Desk File / meja sekretaris

5.   Alat tulis (ATK)

6.   Kertas dan Amplop

7.   Alat Pembuka Surat

8.   Stempel

9.   Formulir Tanda Terima/ Buku Ekspedisi Intern dan Ekstern

10.   Lembar Disposisi

RUBAHLAH KE DALAM BENTUK SEMI LURUS

BUMI CITRA PERMAI Tbk.

Gedung Millennium Group

Jl. Kramat Raya No. 32-34, Jakarta Pusat 10450

Telepon: (021) 391 6338 Fax: (021) 3193 5557

email: info@bumicitrapermai.com website: www.bumicitrapermai.com

Nomor  : 65/BCP/X/2024                                                      19 Oktober 2024

Perihal  : Referensi

Kepada

Yth. Direktur Bank BNI Cabang UGM Jl. Gejayan No. 45

Yogyakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan permintaan surat Referensi atas nama Pimpinan Cabang kami, Bpk. Hermasyah, Pimpinan Cabang PT Barata, yang beralamat di Jl. Kyai Mojo 89, Yogyakarta maka dengan ini kami sampaikan bahwa, selama bekerjasama dengan kami posisi keuangan menunjukkan likuiditas bagus dan solvabilitas cukup tinggi.

Demikian   rekomendasi   ini   kami   sampaikan   kiranya   dapat   dipakai   sebagai   bahan pertimbangan pengajuan dana.

Hormat kami,

Anggito

Anggito Pambudi, M.Sc.

Direktur Utama

DANA KAS KECIL

A. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan, terdiri dari uang tunai (saldo kas/cash on hand) dan saldo rekening giro di bank. IAI juga mendefinisikan kas sebagai investasi yang sangat likuid dan berjangka pendek, yang dapat dengan mudah diubah menjadi uang tunai tanpa risiko perubahan nilai yang besar.  

a) Karakteristik Kas

1. Aset perusahaan yang paling liquid

2. merupakan standart pertukaran yang paling umum

3. dapat menjadi basis perhitungan dan pengukuran

b) Alat-alat transaksi keuangan yang termasuk kas

1. uang kertas

2. uang logam

3. cek 

4. simpanan dalam bentuk bilyet giro

5. Rekening tabungan dan deposito

6. Traveller's cheque

7. cek kasir

8. wesel bank

9. money order

10. kas kecil

B. Dana Kas kecil atau petty cash adalah sejumlah dana tunai yang disediakan perusahaan untuk membiayai pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis untuk dibayar dengan cek atau transfer, seperti pembelian alat tulis kantor, biaya transportasi lokal, atau konsumsi rapat. 

a) Karakteristik kas kecil

1. Jumlahnya dibatasi

2. digunakan untuk membiayai transaksi kecil atau sifatnya rutin tiap hari

3. disimpan di tempat khusus (petty cash box)

4. Ditangani oleh junior cashier

5. Setiap pengeluaran harus disertai bukti pengeluaran

6. Pengisian kembali kas kecil secara berkala

b) Fungsi Kas Kecil

• Mempercepat Proses Pembayaran 

• Menangani Pengeluaran Mendesak 

• Mempermudah Pencatatan Pengeluaran 

• Mengurangi Beban Administrasi 

• Mendukung Kelancaran Operasional Harian 

• Meringankan Pekerjaan Akuntan

c) Bukti transaksi kas kecil

• Bukti pengeluaran intern 

bukti kas masuk, bukti kas keluar, jurnal pengeluaran kas, jurnal pengeluaran kas kecil

• Bukti pengeluaran ekstern 

register cek, kuitansi, pfaktur, cek, nota kontan, nota kredit

C. Transaksi keuangan adalah kegiatan pertukaran aset yang melibatkan setidaknya dua pihak dan dapat diukur dengan uang, seperti membeli barang, membayar gaji, atau melakukan investasi.  Transaksi keuangan di dalam perusahaan terbagi menjadi 2 yaitu transaksi internal dan transaksi eksternal.

rumus dasar akuntansi adalah Aset = Kewajiban + Modal atau Harta = Utang + Modal

• Aset (atau Aktiva): Segala sesuatu yang dimiliki perusahaan yang memiliki nilai ekonomi, seperti kas, piutang, persediaan, dan properti. 

• Kewajiban (atau Utang/Liabilitas): Kewajiban perusahaan kepada pihak luar, seperti utang bank atau utang kepada pemasok. 

• Modal (atau Ekuitas Pemilik): Hak pemilik atas aset perusahaan. Ini adalah sisa aset setelah dikurangi semua kewajiban. 

D. Metode Laporan Dana Kas Kecil

a) Metode Dana Tetap (Imprest Fund Method)

merupakan sistem menentukan serta menyisihkan dana kas kecil dengan nilai yang cenderung sama atau tidak berubah pada setiap periode pengisiannya. 

b) Metode Dana Fluktuasi (Fluctuation Fund Method)

merupakan suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil, dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan operasional.

contoh

1. Pemegang kas kecil menerima uang sebesar 1.000.000 sebagai pembentukan dana

Kas Kecil

Kas

2. Dibayar rekening air bulan Maret sebesar 250.000

Beban air

kas kecil

3. Dibayar biaya iklan 300.000

Beban iklan

kas kecil

Tugas 23 Oktober 2025

• Selama periode 1 – 30 september 2019 terjadi beberapa pengeluaran kas kecil sebagai berikut:

1. Tanggal 3 september membayar langganan harian Kompas sebesar Rp. 150.000, harian Bisnis Indonesia Rp 100.000

2. Tanggal 4 September membeli ATK di Toko Buku Bahagia sebesar Rp. 575.000

3. Tanggal 7 September  membeli snack di Hani Bakery untuk tamu sebesar Rp. 250.000

4. Tanggal 8 September  membeli materai 20 lembar @ 6.000

5. Tanggal 10 September  membayar ongkos taksi Galaxy sebesar Rp. 100.000 untuk transport kekantor Depnaker

6. Tanggal 12 September  membeli Nasi Box untuk tamu sebanyak 20 box @ Rp. 30.000

7. Tanggal 14 September membayar TV Berlangganan sebesar Rp. 350.000

8. Tanggal 17 September membeli tiket pesawat untuk perjalanan dinas tujuan Surabaya pp sebesarRp. 2.600.000

9. Tanggal 22 September mengeluarkan biaya untuk foto kopi sebesar Rp. 165.000

10. Tanggal 24 September membeli parcel buah untuk relasi sebesar Rp. 750.000

11. Tanggal 26 September membayar transport antar surat sebesar Rp. 100.000

12. Tanggal 30 September membeli tiket KA Argo Gede tujuan Bandung sebesar Rp. 400.000 

Buatkan jurnal umum

TUGAS 27 NOVEMBER 2025 MASING-MASING SISWA SENDIRI (07.30 - 09.00) 

Tugas masuk ke dalam kantong tugas 12 

a. Membuat pamplet/poster/flyer kegiatan Seminar Nasional dan Expo tentang “Tren Properti Idaman tahun 2025”, dengan isi informasi:

1. Pamplet/poster/flyer dibuat menggunakan aplikasi canva

2. Tanggal pelaksanaan seminar tanggal 27-28 Nopember 2025.

3. Tempat di Hotel Jayakarta Jl. Ir. H. Juanda No. 381A Kota Bandung

4. Waktu kegiatan jam 7.30 sd. 15.00 wib

5. Biaya pendaftaran Rp 750.000,- dikirim ke BANK BNI No. 123456789 an. PT Mitra Sejahtera Properti

6. Form pendaftaran di buat dalam Google Form, dan link pendaftaran dilekatkan pada pamplet.

7. Informasi pendaftaran: Admin HP. 0818 0000 0090

Jika ada yang kurang informasi bisa kalian tambahkan sendiri

B. Tugas kelompok (09.30 - 10.30) tugas masuk ke dalam kantong tugas 13

PT Mitra Sejahtera Properti akan menyelenggaran kegiatan Seminar Nasional dan Expo tentang perumahan dengan tema “Tren Properti Idaman tahun 2025” yang akan dilaksanakan pada tanggal 17-18 Nopember 2025. Bertempat di Hotel Jayakarta Jl. Ir. H. Juanda No. 381A Kota Bandung, Jawa Barat 40135. Berdasarkan informasi di atas Anda diminta:

1.Membuat surat undangan kepada relasi, dengan ketentuan sebagai berikut:

a.Surat undangan dibuat menggunakan komputer dengan aplikasi Mirosoft Word.

b.Surat undangan ditujukan kepada 5 perusahaan mitra, menggunakan "mail marge" 

1.PT  Cahaya Cemerlang   Jl. Sukarame No. 7 Bandung

2. PT Permata Biru Jl. Sukamelang No. 9 Purwakarta

3. PT  Permadani Indah Jl. Sukasenang No. 11 Tasikmalaya

4. PT  Brajamusti Jl. Sukomulyo No. 13 Surakarta

5. PT  Lautan Luas Sekali Jl. Fatmawati No. 15 Jakarta

c. Surat digandakan dengan menggunakan program “mail marge”

d. Surat diketik dalam bentuk Semi Block Style, diketik pada kertas ukuran A4, dengan margin kiri-atas-kanan-bawah = 3,5 cm – 3 cm – 3 cm – 3 cm, jenis hurup Time New Roman. Ukuran (Size) huruf 12. Spasi 1,2.