プライバシーポリシー

個人情報等の取り扱い方針（プライバシーポリシー）

１． 個人情報とは

個人情報とは、参加者の氏名や生年月日等、特定の個人を容易に識別し得る情報を指します。

２．個人情報の利用目的

大会実行委員会・日本環境動物昆虫学会が参加者の個人情報を利用するのは以下の場合に限り、目的外には利用しません。

• 実行委員会・学会が何らかの理由で会員に連絡を取る必要が生じた場合。

• 実行委員会・学会における事業の改善のために何らかの分析を行う場合（この場合、会員個人が特定されることはありません）。

３．個人情報の管理

実行委員会・学会は、参加者の個人情報は細心の注意をもって取り扱い、厳重に管理します。とくに個人情報の保持期間、自動削除の規定、および参加者から削除請求のあったときの対応の規定は以下の通りとします。

1. 個人情報の保持期間：大会開催年の次年度終了まで（2024年大会の場合は、2026年3月末まで）

2. 自動削除の規定：１で定める保持期間を過ぎた場合、個人を特定する情報は自動的に削除する。

3. 参加者から削除請求があった場合：１で定める期間においては大会・学会の運営のために個人情報の利用が必要なため、削除請求には応じられません。1の期間経過後は2．の規定にしたがって自動削除します。

４．個人情報の提供・開示

実行委員会・学会は、参加者の個人情報を以下の場合を除いて、第三者に提供または開示をすることはありません。

• 参加者本人の同意があった場合。

• 法令に基づいて公的機関から求められた場合。

５．個人情報保護方針の変更

本方針が大会参加者等への予告なく変更されることがありますが、変更については本ページで速やかに公開します。

Privacy Policy

1. What is privacy information?

Personal information refers to information that can easily identify a specific individual, such as a participant's name and date of birth.

1. For what purpose do you use privacy information?

The Congress Organizing Committee and the Japanese Society for Environmental Entomology Zoology (JSEEZ) will use personal information of participants only in the following cases and will not use it for any other purposes.

• When the Executive Committee or the society needs to contact a member for some reason.

• When the Executive Committee or JESA conducts some kind of analysis to improve its business (in this case, individual members will not be identified). 

2. How do you manage personal information?

The Executive Committee and the JSEEZ will handle the personal information of participants with the utmost care and manage it under strict confidentiality. In particular, the retention period of personal information, provisions for automatic deletion, and provisions for responding to requests for deletion from participants are as follows.

1. Retention period of personal information: Until the end of the year following the year in which the event is held (in the case of the 2024 event, until the end of March 2026)

2. Provision for automatic deletion: After the retention period specified in 1, personally identifiable information shall be automatically deleted.

3. If a participant requests deletion: During the period specified in 1, the request for deletion cannot be responded to because the use of personal information is necessary for the operation of the convention/conference. After the period specified in 1 has passed, the information will be automatically deleted in accordance with the provisions of 2.

4. Provision and Disclosure of Personal Information 

The Executive Committee and the conference will not provide or disclose the personal information of participants to third parties except in the following cases.

• When the participant has given his/her consent.

• When requested by a public agency in accordance with laws and regulations.

5. Changes to the Privacy Policy 

This policy is subject to change without notice to participants, and any changes will be posted on this page as soon as possible.