Statuten/Statuts

Verein/Association JETAA CH

1. Name und Sitz

Unter dem Namen JETAA-CH besteht ein Verein im Sinne von Art. 60 ff. ZGB mit Sitz in Bern. Er ist politisch und konfessionell unabhängig.

Dénomination et siège

Sous la dénomination de JETAA-CH est constituée une association à but non lucratif au sens de l’art. 60 et suivants du Code civil suisse et dont le siège est situé à Berne. Elle est politiquement neutre et confessionnellement indépendante.

2. Ziel und Zweck

Der Verein vernetzt schweizerische oder in der Schweiz Wohnhafte Mitglieder und Alumni des Japan Exchange and Teaching Programme (JET) mit verschiedenen Zielen:

1) Förderung des Austauschs zwischen der Schweiz und Japan auf zivilgesellschaftlicher Ebene

2) Kooperation mit der japanischen Botschaft in der Schweiz bezüglich des JET Programms

3) Unterstützung der JET Alumni in der Schweiz durch professionelle Netzwerke

Der Verein verfolgt keine kommerziellen Zwecke und erstrebt keinen Gewinn. Die Organe sind ehrenamtlich tätig.

Objectif et finalité

L'association met en réseau les membres et alumni suisses ou résidant en Suisse du Japan Exchange and Teaching Programme (JET) avec différents objectifs :

1) Promouvoir les échanges entre la Suisse et le Japon au niveau de la société civile.

2) Coopération avec l'ambassade du Japon en Suisse concernant le programme JET

3) Soutien des alumnis du JET en Suisse par le biais de réseaux professionnels.

L’association ne poursuit aucun but économique et ne vise pas la recherche de profit. Les organes pratiquent leur activité bénévolement.

3. Mittel

Zur Verfolgung des Vereinszweckes verfügt der Verein über folgende Mittel:

-          Erträge aus eigenen Veranstaltungen

-          Subventionen

-          Erträge aus Leistungsvereinbarungen

-          Spenden und Zuwendungen aller Art

Moyen

Les ressources dont l’association dispose pour la poursuite de son but sont constituées :

-          des recettes provenant des manifestations et activités qu’elle organise

-          de subventions

-          des recettes provenant de la convention de prestations

-          de dons et legs en tout genre

4. Mitgliedschaft

Mitglieder können natürliche und juristische Personen werden, die Mitglieder und Alumni des JET Programms sind und/oder den Vereinszweck unterstützen.

Aufnahmegesuche sind schriftlich an den Vorstand zu richten; über die Aufnahme entscheidet der Vorstand.

Adhésion

Peuvent devenir membres toutes les personnes physiques ou morales qui sont JET et alumni JET et/ou s’engagent dans la poursuite du but de l’association.

Les demandes d’adhésion doivent être adressées au comité ; la décision d’admission revient au comité.

5. Erlöschen der Mitgliedschaft

Die Mitgliedschaft erlischt

-         bei natürlichen Personen durch Austritt, Ausschluss oder Tod.

-         bei juristischen Personen durch Austritt, Ausschluss oder Auflösung der juristischen Person.

Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd

-         pour les personnes physiques, par la démission, l’exclusion ou à la suite du décès.

-         pour les personnes morales, par la démission, l’exclusion ou à la suite de la dissolution de la personne morale

6. Austritt und Ausschluss

Ein Vereinsaustritt ist jeder Zeit möglich. Das Austrittsschreiben muss schriftlich an den Vorstand gerichtet werden. Der Vorstand fällt den Ausschlussentscheid; das Mitglied kann den Ausschlussentscheid an die Mitgliederversammlung weiterziehen.

Démission et exclusion

La sortie de l’association est possible à tout moment. La résiliation doit être adressée au comité par écrit. Le comité se prononce sur l’exclusion ; le membre peut porter cette décision devant l’assemblée générale.

7. Organe des Vereins

Die Organe des Vereins sind:

a)  die Mitgliederversammlung

b)  der Vorstand

c)  eine Revisionsstelle, falls der Umsatz des Vereins 10‘000 CHF übersteigt.

Organes de l’association

Les organes de l’association sont :

a)    l’assemblée générale

b)    le comité

c) l’organe de révision, si le chiffre d'affaires de l'association dépasse 10'000 CHF.

8. Die Mitgliederversammlung

Das oberste Organ des Vereins ist die Mitgliederversammlung. Eine ordentliche Mitgliederversammlung findet jährlich in der ersten Jahreshälfte statt. Mitgliederversammlungen, welche online per Video-konferenz stattfinden, sind möglich.

Zur Mitgliederversammlung werden die Mitglieder mindestens 10 Tage im Voraus schriftlich unter Angabe der Traktanden eingeladen. Einladungen per E-Mail sind gültig.

Anträge für zusätzliche Geschäfte zuhanden der Mitgliederversammlung sind bis spätestens 1 Monat vor der Mitgliederversammlung schriftlich an den Vorstand zu richten.

Der Vorstand oder 1/2 der Mitglieder können jederzeit die Einberufung einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung unter Angaben des Zwecks verlangen. Die Versammlung hat spätestens 3 Wochen nach Eingang des Begehrens zu erfolgen.

Die Beschlussfassung auf dem Zirkularweg (brieflich, via E-Mail oder elektronischer Abstimmungsplattform) ist in begründeten Fällen erlaubt.

Die Mitgliederversammlung hat die folgenden unentziehbaren Aufgaben und Kompetenzen:

a.    Genehmigung des Protokolls der letzten Mitgliederversammlung

b.    Genehmigung des Jahresberichts des Vorstands

c.     Entgegennahme des Revisionsberichts (falls vorhanden) und Genehmigung der Jahresrechnung

d.     Entlastung des Vorstandes

e.    Wahl der Vorstandsmitglieder sowie der Revisionsstelle

f.      Kenntnisnahme des Jahresbudgets

g.    Beschlussfassung über das Tätigkeitsprogramm

h.    Beschlussfassung über Anträge des Vorstands und der Mitglieder

i.      Änderung der Statuten

j.      Entscheid über Ausschlüsse von Mitgliedern

k.     Beschlussfassung über die Auflösung des Vereins und die Verwendung des Liquidationserlöses

Jede ordnungsgemäss einberufene Mitgliederversammlung ist unabhängig von der Anzahl der anwesenden Mitglieder beschlussfähig.

Die Mitglieder fassen die Beschlüsse mit dem einfachen Mehr. Bei Stimmengleichheit wird nochmals abgestimmt, bis ein einfaches Mehr entsteht.

Statutenänderungen benötigen die Zustimmung aller an der Mitgliederversammlung anwesenden Stimmberechtigten.

Über die gefassten Beschlüsse ist zumindest ein Beschlussprotokoll abzufassen.

L’assemblée générale

L’assemblée générale est l’organe suprême de l’association. L’assemblée générale ordinaire se tient chaque année au cours la première moitié de l’année. Une assemblée générale par visioconférence est possible.

La convocation à l’assemblée générale, accompagnée de l’ordre du jour, est adressée aux membres dans un délai de 10 jours. L’envoi des convocations par e-mail est admis.

Les propositions à soumettre à l’assemblée générales doivent être adressées par écrit au comité dans un délai de quatre semaines.

Le comité ou la moitié des membres de l’association peut en tout temps exiger la tenue d’une assemblée générale extraordinaire en précisant l’objet. L’assemblée doit être tenue dans un délai de 3 semaines après la demande.

Une décision écrite par voie de circulaire (lettre, e-mail ou plate-forme électronique de vote) est autorisée dans des cas justifiés 

L’assemblée générale est investie des tâches et compétences inaliénables suivantes :

a) approbation du procès-verbal de la dernière assemblée

b) approbation du rapport annuel du comité

c) réception du rapport de révision et adoption des comptes annuels

d)    décharge du comité

e) élection des membres du comité et élection de l’organe de contrôle (si nécessaire)

f) approbation du budget annuel

g) prise de décision concernant le programme des activités

h) prise de décision concernant les propositions du comité et celles des membres

i)      modification des statuts

j)      décision concernant l’exclusion de membres

k) prise de décision concernant la dissolution de l’association et l’affectation des éventuels actifs restants

Toute assemblée convoquée en bonne et due forme est apte à délibérer valablement quel que soit le nombre de membres présents.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix exprimées, sans tenir compte des abstentions et des bulletins nuls. En cas d’égalité des voix, le vote est répété jusqu’à ce qu’une majorité absolue soit atteinte.

Pour être approuvées, les modifications des statuts requièrent toutes les voix exprimées des membres présents à l’assemblée générale.

Les décisions prises sont à consigner, au moins, dans un procès-verbal de décisions.

9. Der Vorstand

Der Vorstand besteht aus mindestens 2 Personen.

Die Amtszeit beträgt 1 Jahr. Wiederwahl ist möglich.

Der Vorstand führt die laufenden Geschäfte und vertritt den Verein nach aussen.

Er erlässt Reglemente.

Er kann Arbeitsgruppen (Fachgruppen) einsetzen.

Er kann für die Erreichung der Vereinsziele Personen gegen eine angemessene Entschädigung anstellen oder beauftragen (nach Arbeitsrecht).

Der Vorstand verfügt über alle Kompetenzen, die nicht von Gesetzes wegen oder gemäss diesen Statuten einem anderen Organ übertragen sind.

Der Vorstand konstituiert sich selber.

Der Vorstand versammelt sich, sooft es die Geschäfte verlangen. Jedes Vorstandsmitglied kann unter Angabe der Gründe die Einberufung einer Sitzung verlangen. Sofern kein Vorstandsmitglied mündliche Beratung verlangt, ist die Beschlussfassung auf dem Zirkularweg (auch E-Mail) gültig.

Der Vorstand ist grundsätzlich ehrenamtlich und unentgeltlich tätig, er hat Anrecht auf Vergütung der effektiven Spesen.

Le comité

Le comité est constitué d’au moins deux personnes.

La durée du mandat est de un an. La réélection est possible.

Le comité est chargé de la gestion des affaires courantes, il est la direction administrative de l’association et son représentant à l’extérieur.

Il établit les règlements.

Il peut recourir à des groupes de travail (des sections spécialisées).

Pour atteindre les objectifs de l’association, il peut engager ou mandater des personnes moyennant le paiement d’un dédommagement approprié.

Le comité dispose de toutes les compétences qui ne sont pas attribuées en vertu des dispositions légales ou statutaires à un autre organe.

Le comité se constitue lui-même.

Le comité se réunit aussi souvent que les affaires de l’association l’exigent. Chaque membre du comité peut exiger la tenue d’une séance en précisant les motifs.

La prise de décision se fait par voie de consultation écrite (également par e-mail) pour autant qu’aucun membre du comité ne demande une délibération orale.

En principe, le comité exerce son activité bénévolement, il a droit au remboursement de ses frais effectifs.

10.  Zeichnungsberechtigung

Der Verein wird verpflichtet durch die Kollektivunterschrift zweier Mitglieder des Vorstands.

Droit de signature

Le comité règle le droit de signature collective à deux.

11.  Haftung

Für die Schulden des Vereins haftet nur das Vereinsvermögen. Eine persönliche Haftung der Mitglieder ist ausgeschlossen.

Responsabilité

Les dettes de l’association ne sont couvertes que par son avoir social. Le principe de la responsabilité personnelle d’un membre est exclu.

12.  Auflösung des Vereins

Die Auflösung des Vereins kann durch Beschluss einer ordentlichen oder ausserordentlichen Mitgliederversammlung erfolgen.

Bei einer Auflösung des Vereins fällt das Vereinsvermögen an eine steuerbefreite Organisation in der Schweiz, welche den gleichen oder einen ähnlichen Zweck verfolgt. Die Verteilung des Vereinsvermögens unter den Mitgliedern ist ausgeschlossen.

Dissolution de l’association

La dissolution de l’association peut être prononcée par décision d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

À la dissolution de l’association, les actifs éventuels sont attribués à une organisation exonérée d’impôts poursuivant le même but ou un but similaire. La répartition des biens de l’association entre ses membres est exclue.

13.  Inkrafttreten

Diese Statuten wurden an der Gründungsversammlung vom 17.August 2022 angenommen und sind mit diesem Datum in Kraft getreten.

Entrée en vigueur

Les présents statuts ont été adoptés lors de l’assemblée constitutive du 17 août 2022 et sont entrés en vigueur à cette même date.

General Assembly Meeting

13 March 2024, Wednesday, 19:30

Online (Microsoft Teams)

a) approval of the minutes of the previous General Assembly

you can find it on our website: https://sites.google.com/view/jetaa-ch/about-us

b) approval of the yearly report of the Committee

c) Discharge of the committee

d) election of a new vice-president

e) Decision of the yearly activities

f) Submission of new ideas

Attendance

• Melusine Perrier

• Julia

• Katherine

• Yaniv

• Sabine

1. Approval unanimous

2. Null - not prepared, postponed

3. Discharged postponed

4. Julia is moving to Wales - nominations for VP

   1. Yaniv nominated, seconded by Katherine

      1. Elected 5-0. Transition period until June

5. Activities in the spring

   1. Hanami in Lausanne (Romandie event) 13-14 April

   2. Polymanga 29 March-1 April

      1. Meetup if anyone is already attending

   3. Japanese Festival in Berne, Natural History Museum, 7-8 September

      1. Have a video about Japan and school life, etc.

      2. Other activities perhaps

   4. General Assembly before the end of the year

6. Ideas

   1. When visiting Japan again, visit a school for half a day

      1. Contact JETAA International for information

   2. CLAIR Video Contest by JETs and JETAs ongoing

      1. Check out the submissions!

   3. Contact the embassy to inform them of Yaniv coming as well as helping onboarding new JETs

General Assembly Meeting

13:30 – 14:15, November 4, 2023

Restaurant Hoikoi, Zürich

In attendance:

• Mélusine Perrier

• Kat Perrier

• Julia von Siebenthal

• & 2 members

As this was the first general assembly, we skipped a few items on the agenda; the previous protocol, the report, accounts/numbers etc.

Election of the chair

The assembly unanimously agrees that Mélusine, Kat and Julia remain in the chair. Mélusine as the president, Julia as the vice-president, Kat as a chairperson.

Look back at what occurred since the founding

We now have a website and a logo. We can look back at several events:

• January 2023: Virtual Shinnenkai party held by chair people

• February 2023: Private attendance of the chair people of the Emperor’s Birthday party at the ambassador’s residence 

• March 2023: Presentation of JET at the Kizuna event at the JICC in Bern

• April 2023: Hanami reunion with good turnout in Bern

Current total number of members: 9

Besides the people in attendance there are two German JET alumni and two friends of JET.

Budget

In order to receive funding, we make expenses and then apply for a budget with CLAIR to cover these expenses.

To start making expenses we need a non-private bank account, used solely for JETAA. One possible expense is covering the food during the next general assembly.

The assembly unanimously agrees to open a bank account.

Sister cities

After reaching out to all Swiss cities with a Japanese sister city or other partnership with a Japanese city, Yverdon les Bains and Neuchâtel answered they are interested in our support, specifically in improving the exchange with their Japanese counterparts. 

Ideas to improve sister city relationships:

• Start pen-pal connections between school classes

• As a follow-up of the pen-pal connection: send a (Christmas) package to the other school class 

  • Each child for example picks a snack they like for their pen pal, the teacher collects the gifts in one package and sends it

  • The city pays for the shipping

• Artist exchanges: Performances of Swiss artists in Japan and the other way around

• Create an Instagram profile per town if they do not have Instagram yet, the sister city could follow it

• For easy individual participation: Create a Facebook group which members of both towns can join

• Photo contest 

  • different photo categories (i.e. most beautiful building in your town, my school, my hobby, animal in town etc.)

  • followed by gallery where a total of 10 photos are displayed per photo category; 5 by Swiss children, 5 by Japanese children

Decided changes

The assembly unanimously agreed that the general assembly can be any time during the year, not just during the first half of the year. 

Next steps

• An event in spring, around late March or early April. Ideas: doll’s day, Hanami, something cultural like an exhibit visit, Tanabata; At least one event should be in the Romandie

• Perhaps a JETAA booth at the Nihonmatsuri

• Another general assembly in 2024

The general assembly was concluded and followed by a visit of the Kimono exhibition “Kyoto to Catwalk” at Museum Rietberg. 

August 18, 2022 - Founding Assembly

Minutes of the founding assembly of JETAA-CH

1. Welcoming of the attendees

2. Presentation of the project

Discussion on the various possible activities by JETAA-CH (fundraising event at existing Japanese Festival in Switzerland, encouragement of Japanese-Swiss Sister cities relations, information session for new JETs)

3.Acceptation of the Status

Presentation, discussion, vote.

4. Election of the committee

Three candidates are elected unanimously as founding committee members.

5. Annual member contributions

As by the status, JETAA-CH will not collect contributions from its members.

6. Decision on the next steps for the association

a. Contact local CLAIR office about

             i. Creation of JETAA -CH

             ii. Intention of supporting sister cities relationships between Switzerland and Japan

             iii. Possibilities of receiving grants from CLAIR for this project

b.  Contact KIZUNA network about

             i. Creation of JETAA-CH

             ii. Possibilities for Friends of JET (FOJ) to join JETAA

             iii. Intention of supporting sister cities relationships between Switzerland and Japan