3.1.Software para gestión de recursos materiales y financieros.

3.1.1. Aplicación de programas especializados como: Microsoft Project.

La administración de proyectos rara vez es sencilla. Pero esta guía le ayuda a comprender la administración de proyectos mientras usa Project.

Iniciar un plan de proyecto

Cuanto más complicado sea un proyecto, más necesitará planear antes de empezar a usar Project. Durante la fase de iniciación de un proyecto, usar aplicaciones como Word, Excel y SharePoint puede ayudarle con el planteamiento.

Objetivo del proyecto

Iniciar un plan de proyecto

Con frecuencia, los proyectos carecen de un planteamiento previo suficiente durante la fase inicial. En este punto, debe pensar en quiénes serán los participantes y los patrocinadores, además de elaborar los estatutos, las especificaciones previas y quizás un presupuesto.

En el caso de proyectos pequeños, buena parte de este trabajo se puede realizar en Microsoft Project. Por el contrario, para proyectos más grandes, necesitará usar Word, Excel, SharePoint o, incluso, su teléfono para anotar ideas.

Comunicar los planes a los participantes

Mantener canales de comunicación con los participantes no siempre es fácil. Pero es fundamental para el éxito de un proyecto.

Crear y compartir informes del proyecto

Para ayudar con la parte de la comunicación, que tanto tiempo exige, Project posee numerosos informes a solo un clic de distancia. Capture los planes iniciales, hitos importantes del proyecto, requisitos de presupuesto, necesidades del personal, etc.

Crear la programación del proyecto

Crear la programación de un proyecto puede llevar tiempo. Le resultará más sencillo si clasifica los pasos necesarios en cuatro categorías:

1. Agregar tareas

2. Organizarlas

3. Agregar personas

4. Comunicarse con el equipo

Objetivo del proyecto

Crear la programación de un proyecto nuevo

Cuando haya concluido la fase inicial del planteamiento, será el momento de iniciar Project y crear una nueva programación. Puede comenzar con un proyecto en blanco o utilizar plantillas que han creado otros gestores de proyectos; algunas plantillas son de expertos en la administración de proyectos o en negocios similares al suyo.

Agregar tareas

Las tareas son las actividades que se realizan en un proyecto. Aprenda a agregar tareas, cambiarles las propiedades y calcular los plazos.

Organizarlas

Cuando se agregan las tareas, no siempre se hace en el orden adecuado para administrarlas. Aprenda a organizarlas utilizando tareas y subtareas de resumen y vinculándolas.

Agregar personas y asignarlas a tareas

Una vez agregadas las tareas al proyecto, piense en qué personas desea que trabajen en ellas. Recuerde que agregar personas y asignarlas a las tareas son actividades diferentes en Project.

Compartir recursos mediante un fondo de recursos y proyectos maestros

Para que le resulte más fácil administrar a las personas repartidas en diferentes proyectos, coloque a todas las personas de sus proyectos en un mismo archivo de proyecto. Este archivo servirá como un fondo de recursos. Desde el archivo de fondo de recursos, puede compartir recursos entre distintos proyectos (sin Project Server).

Establecer los costes para un proyecto

Manejar los costes de un proyecto puede resultar intimidante para cualquier jefe de proyectos. Con Project descubrirá que este trabajo no es tan difícil. Conozca consejos que le ayudarán a ajustarse al presupuesto.

Administrar el proyecto

El trabajo no se detendrá después de crear una programación. La administración de su proyecto tarda más tiempo que la creación. Por ejemplo, las tareas cambian, las personas se agregan, la fecha de finalización necesita volver, y así sucesivamente. Project le proporciona todas las herramientas para supervisar el progreso y realizar cambios para garantizar un resultado satisfactorio.

Objetivo del proyecto

Elegir la vista adecuada de la programación

Para reducir la complejidad de la programación, encuentre la vista adecuada. El diagrama de Gantt le proporciona una vista de hacia dónde va el proyecto. También puede utilizar una vista de calendario, un diagrama de red o una escala de tiempo para ver diferentes niveles de detalle.

Realizar un seguimiento del progreso de la programación

Una vez que haya creado su programación inicial, es el momento de comenzar a ver cómo van los elementos. Crear una línea base y usar las vistas adecuadas le ayudará a realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Seguimiento del porcentaje completado de las tareas

El seguimiento del progreso puede parecer complicado, pero aquí tiene una forma rápida de mostrar el porcentaje completado usando la barra de progreso en un diagrama de Gantt.

Resolver problemas de asignación de recursos

Para obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de Recursos, debe administrar las cargas de trabajo de recursos para evitar sobreasignaciones y infraasignaciones.

Acercar la fecha de finalización del proyecto

La peor pesadilla de un jefe de proyectos es el retraso en las fechas de finalización después de realizar cambios en la programación. Aprenda estrategias para tomar el control sobre la fecha de finalización de un proyecto.

Informar sobre el estado del proyecto

Con frecuencia, la comunicación es difícil, especialmente, cuando se tienen que comunicar malas noticias. Para ayudarle a comunicarse con los participantes y los directivos, Project tiene informes atractivos y profesionales que puede crear y enviar con solo unos cuantos pasos sencillos.

Administrar costos de proyecto

¿Se está saliendo del presupuesto? ¿Necesita ajustar costes? Descubra cómo resolver los problemas de los costes en su programación.

Visualizar informes de análisis de valor añadido

El valor acumulado es un método avanzado de seguimiento. Pero no es solo para expertos. Puede usarlo, también, como ayuda para supervisar el proyecto.

Administrar el riesgo

El proyecto está plagado de riesgos. Identifique las áreas problemáticas a tiempo y reaccione antes de que se conviertan en grandes problemas.

Trabajar con varios proyectos

Project proporciona herramientas para ayudarle a administrar las dependencias entre proyectos, incluso las tareas de un proyecto que dependen de la finalización de otro proyecto.

3.2. Software para gestión de capital humano.

3.2.1. Aplicación de software especializados como: Microsoft Visio, Maps tools.

Microsoft Visio

Microsoft Visio es un software de pago, que funciona con el sistema operativo de Windows, y que fue ideado específicamente para crear todo tipo de gráficos y diagramas. No es una herramienta destinada a la gestión de proyectos, sino que es un programa de dibujo vectorial. Muy fácil de utilizar y versátil, porque ofrece muchas funciones de edición, tiene el pequeño inconveniente de un proceso de instalación largo.

Originalmente se creó como una herramienta para arquitectos e ingenieros pero, cuando Microsoft la adquirió, se dio cuenta que era muy difícil competir con aplicaciones tan potentes como AutoCad y similares. Así, se fue transformando en un programa orientado a empresas y, hoy en día, se utiliza sobre todo para el análisis de procesos y operaciones.

Microsoft Visio sirve para diseñar diagramas de flujo y de procesos, mapas conceptuales, líneas de tiempo y organigramas con gran facilidad. Incluye también la opción de crear diagramas UML y a partir de bases de datos. Los cronogramas de Gantt están contemplados dentro de los gráficos que es posible dibujar con esta herramienta y su materialización resulta muy sencilla. La presentación es visual, atractiva y moderna.

Para crear un diagrama de Gantt con Microsoft Visio, tan sólo hay que especificar el nombre de las tareas, introducir las fechas de inicio y fin, y su duración en unidades temporales, que pueden ser de horas, días, semanas y meses. Permite cambiar el orden de las filas para visualizar mejor las actividades y agregar hitos. Incluso deja transformar los hitos en tareas y, a la inversa, de forma sencilla. Las dependencias entre ellas se pueden crear para mostrar en el gráfico cuáles son las que preceden y/o suceden a otras, a la vez que para observar cómo los cambios en unas afectan a las otras.

Puede agrupar varias tareas subordinadas en una tarea de resumen y agregar descripciones, recursos necesarios y porcentajes de finalización de cada actividad programada. La interfaz de este software es del mismo estilo que las de los demás programas de Microsoft. Incluye una gran variedad de herramientas de diseño, modernas plantillas y diferentes formatos para crear y modificar diagramas profesionales. Los efectos variados y estilos rápidos hacen que sea muy fácil de utilizar y que, en un momento, resulte posible dibujar un vistoso diagrama. El resultado, la gráfica, puede exportarse fácilmente a Microsoft Project para aprovechar todas sus funcionalidades de planificación y gestión de proyectos complejos.

Microsoft Visio facilita el trabajo en equipo, ya que los diagramas pueden ser modificados por varias personas a la vez. Los documentos se pueden guardar en la nube con SkyDrive y se pueden compartir los proyectos con otras personas gracias a su compatibilidad con SharePoint. A través de Visio Viewer, cualquier persona puede ver los diseños creados con Microsoft Visio de forma sencilla y gratuita. En definitiva, Microsoft Visio es una herramienta empleada por las empresas para organizar sistemas y procesos internos.

MapsTools

Es un generador de mapas de ideas, esquemas, diagramas, mapas de ideas o como quieras llamar a este recurso que combina texto con imágenes y flechas para organizar conceptos e ideas de una forma sencilla y práctica.

Si bien CmapTools no destaca por su aspecto, se trata de una herramienta accesible a todos y con la que conseguirás resultados impresionantes. Usada en muchos ámbitos, como educación, investigación o divulgación, CmapTools es uno de los mejores programas de este tipo.

CmapTools traslada a la pantalla de tu ordenador la efectividad de los mapas conceptuales, hasta hace años limitados al papel. CmapTools facilita la creación de este recurso gráfico de una forma sencilla y rápida. Basta con escribir una serie de conceptos, jerarquizarlos y unirlos con flechas para tener tu propio mapa en minutos.

Además, CmapTools cuenta con recursos para mejorar el aspecto de los esquemas, como imágenes Clip Art, personalización de los recuadros y de las flechas, fondos personalizados, etc.

CmapTools tampoco se queda corto en cuanto a guardar y exportar los mapas de ideas. Además de contar con su propio formato para editar el mapa posteriormente o compartirlo, puedes guardarlo en formato imagen (BMP, JPG, PNG, SVG), en PDF, en formato Web, etc.

Y no te preocupes si los mapas contienen muchos conceptos, pues CmapTools te ayuda a encontrarlos y a conocer su orden y disposición en forma de lista.

Por último, CmapTools facilita la tarea de compartir mapas a través de Internet y de acceder a los esquemas o diagramas generados por otros usuarios.

mapTools dispone además de un servicio llamado Cmap Cloud. Como ya habrás podido deducir por su nombre, te permite almacenar tus trabajos en la nube. Incluso puedes trabajar con ellos desde allí. Mappear conceptos es un trabajo creativo; nunca se sabe cuándo te puede venir la inspiración. Con Cmap Cloud puedes retocar tu mapa estés donde estés. ¿A ti no te viene la inspiración? Quizás a tus amigos sí, y, si se lo permites, podrán acceder a las colaboraciones desde la nube para retocar y añadir lo necesario.

CmapTools destaca por su simplicidad. Cuando creas un nuevo mapa, ves un espacio en blanco y nada más. Y es que CmapTools no necesita paletas interminables de herramientas al estilo de PowerPoint o Photoshop. Basta con escribir las palabras y hacer uso del ratón para generar un mapa con palabras unidas entre sí en cuestión de minutos.