автоматизация – это

В последние годы рестораторы и отельеры стали больше внимания уделять автоматизации своих предприятий. В условиях стабильности наибольшей популярностью пользовались IT-системы, которые позволяют автоматизировать самые основные функции – как правило, продажи и склад. Кризис же заставил задуматься о том, как «выжать» из компании максимальную эффективность, сохранить постоянных гостей, получить необходимые оборотные средства на поддержание и развитие бизнеса. Современная информационная система, позволяющая централизованно управлять всеми ресурсами компании – та соломинка, которая поможет не просто удержаться на плаву, но и обеспечить потенциал для развития бизнеса.

Сегодня можно с уверенностью говорить о том, что автоматизация – это не дань моде, а объективная необходимость, и среди владельцев ресторанно-гостиничного бизнеса есть полное понимание, на чем можно сэкономить, а без чего невозможно организовать стабильную работу предприятия.

Конечно, можно уволить часть персонала и заменить дорогие продукты более дешевыми, но это неминуемо скажется на качестве, и такое заведение будет обречено. В то же время существуют надежные и проверенные способы повышения эффективности за счет высвобождения скрытых резервов, сокращения потерь от злоупотреблений и порчи продуктов, оптимизации управления персоналом, в том числе повышения заинтересованности сотрудников в общем деле.

Профессиональная система автоматизации является надежным инструментом, который необходим для постоянного контроля и отслеживания работы заведения. Она позволяет быстро и качественно обслужить клиентов, оптимизировать работу с поставщиками, наладить прозрачный управленческий, бухгалтерский и финансовый учет, эффективно построить работу с персоналом и исключить злоупотребления, вести гибкую дисконтную политику, своевременно принимать ответственные решения и многое другое.

При выборе системы автоматизации необходимо сформулировать требования к ней и сравнить имеющиеся на рынке продукты. Далее следует оценить потенциал компании-разработчика, ведь система автоматизации приобретается не на один год, и в этом случае нужно выбрать надежного партнера. Важно приобрести комплексную систему управления. Недостаточно только функций автоматического учета и контроля. Система должна содержать ряд готовых бизнес-процессов, необходимых для эффективного и результативного управления предприятием, таких как управление запасами, производством, ценообразованием, продажами, залом ресторана, денежными средствами и т. п.

Безусловно, в момент текущего финансового кризиса, многие рестораторы решат повременить с автоматизацией, отложить ее до лучших времен. Это неправильный подход.

В эпоху кризиса количество гостей в ресторане может существенно уменьшиться. Чтобы привлечь посетителей, придется снижать цены, при этом предприятию необходимо будет существовать на получаемую маржу, которая станет меньше, чем раньше. Выжить в этих условиях поможет контроль цен поставщиков на входе, четкое управление себестоимостью, оптимизация товарных остатков на складах, эффективное управление меню ресторана, бюджетирование (чтобы не попасть в кассовый разрыв). Я уверен, что наиболее дальновидные рестораторы будут рассуждать здраво и внедрять современные системы для управления своим бизнесом.

Особенно важно построить эффективную управленческую вертикаль в сетевых структурах: чем крупнее компания, тем сложнее добиться необходимой прозрачности и обеспечить одинаково высокое качество обслуживания в отдельных заведениях сети. Необходимо объединить в единое информационное пространство центральный офис, производственно-распределительные комплексы, склады и рестораны сети, вовремя выявить «тонкие места» и добиться снижения издержек на всех участках бизнес-процессов. Сетевые концепции с точки зрения минимизации затрат имеют преимущества перед отдельными ресторанами за счет возможности закупки продуктов по более низким ценам у оптовых поставщиков, но в то же время и риск принятия неправильного решения существенно больше и имеет более высокую стоимость. В условиях кризиса информационная система нового поколения, позволяющая оперативно управлять сетью и получать максимальный эффект от вложенных инвестиций, является важнейшим конкурентным преимуществом.

Основным преимуществом системы автоматизации является возможность оперативно получать практически любую информацию, необходимую для принятия решений, а также отслеживать динамику прибыли и рассчитывать себестоимость продукции, контролировать и пресекать случаи воровства и злоупотребления персонала, вести историю работы с поставщиками, организовывать и проводить в своих заведениях дисконтные программы для привлечения клиентов и многое другое.

На предприятиях общественного питания большое количество самых различных статей затрат, и система позволяет управляющим принимать решения, основываясь не на догадках и предположениях, а на оперативно подготовленной аналитической и управленческой информации, которая должна быть представлена в удобной форме отчетов.

Для успешной работы владельцу предприятия общественного питания необходимо четко представлять себе, кто является завсегдатаем его заведения, какие блюда и напитки предпочитают клиенты, какие непопулярные блюда необходимо исключить из меню, в какой день недели пик посещений, а когда – затишье, кому из официантов посетители отдают предпочтение и многое другое. Осуществлять анализ деятельности ресторана по такому количеству параметров вручную практически невозможно. Кроме того, остро стоят вопросы бухгалтерского и оперативного учета реализации и изготовления блюд.

В условиях финансового кризиса конкуренция удержаться на плаву поможет четкое и своевременное принятие ответственных решений, без автоматизации это реализовать будет крайне затруднительно, а в некоторых случаях невозможно. Автоматизация позволит эффективно управлять предприятием, ускорить процесс обслуживания и уменьшить возможности злоупотреблений со стороны персонала.