ОПОРНИЙ КОНСПЕКТ

Спільна робота з документами - це важливий елемент ефективної групової роботи. Наприклад, функція співавторства в електронних таблицях або створення бізнес-плану. Дуже важливо знати способи спільної роботи з документами, оскільки це допомагає зробити найкращий вибір відповідно до власних потреб і оптимізувати роботу з даними.

Незалежно від способу спільної роботи з документами, пересилання вкладень електронною поштою більше не використовується.

Вже не потрібно розсилати документи, а потім намагатись узгодити конфлікти версій, вручну виконувати злиття та узгоджувати зміни, відстежувати авторів внесених змін і здійснювати пошук останніх версій.

Під час спільної роботи документ або колекцію документів разом використовують декілька авторів. Вони одночасно можуть у співавторстві працювати над документом або переглядати специфікацію в рамках структурованого робочого циклу. Функція співавторства в документах входить до функції спільної роботи з документами й означає роботу з документами одночасно з одним або кількома іншими користувачами. Існують різні способи спільної роботи з документами та співавторства в них.

Способи спільної роботи з документами

1. Напівофіційне співавторство (кілька авторів одночасно редагують будь-яку частину документа). Наприклад, розробка бюджету організації в програмі MS Excel.

2. Офіційне співавторство (кілька авторів одночасно змінюють вміст і зберігають його, коли він готовий для загального використання. Змінення вмісту відбувається контрольовано). Наприклад, презентації для виступу на конференціях в програмі MS PowerPoint.

3. Додавання коментарів і рецензування. Основний автор просить виконати редагування та додати коментарі, надсилаючи документ у робочий цикл, але лише він керує остаточною публікацією документа. Наприклад, написання статті або доповіді на конференцію.

4. Набори документів. Кільком авторам призначаються окремі документи в рамках робочого циклу, після чого публікується один набір головних документів. Наприклад, довідкові матеріали про нові товари та книга продажів.

Документи серверу Google дозволяють:

• мати доступ до своїх документів з будь-якого комп’ютера, підключеного до Інтернет;

• ідеально організувати процес під час віддаленої роботи;

• організувати одночасну роботу з одним документом для 30 осіб;

• проводити соціологічні дослідження.