การใส่เลขหน้าหลากหลายรูปแบบ

การจัดทำเอกสารรูปเล่ม เช่น รายงานวิจัย วิทยานิพนธ์ หนังสือ ตำราวิชาการ เป็นต้น มีการกำหนดมาตรฐานหลายๆ อย่าง รวมทั้งการใส่เลขหน้าเอกสาร เช่น คำนำ สารบัญเป็น ก, ข, ค หรือ i, ii, iii และเนื้อหาเป็น 1, 2, 3 ซึ่งหลายคนใช้วิธีการแยกไฟล์เอกสารสำหรับการใส่เลขหน้าที่ต่างกัน ทั้งที่สามารถจัดการเอกสารในไฟล์เดียวกันได้

การใส่เลขหน้าหลากหลายรูปแบบสามารถทได้โดยไปยังเมนู Insert > Page Number ระบุตำแหน่งที่ใส่เลขหน้า ดังภาพ

ในภาพเป็นการใส่เลขหน้าในตำแหน่งมุมขวาบน ซึ่งจะได้เลขหน้าแบบ 1, 2, 3, ... เมื่อเราต้องการเปลี่ยนรูปแบบเลขหน้าให้เป็น ก, ข, ค, ... ให้ไปยังเมนู Insert > Page Number > Format Page Numbers ดังภาพ

จะปรากฏหน้าต่าง Page Number Format ในส่วนของ Number format ให้เลือกรูปแบบ ก, ข, ค, ... เลขหน้าจะเปลี่ยนเป็น ก, ข, ค, ... ตามที่ต้องการ ลำดับต่อมาเมื่อเราต้องการเปลี่ยนรูปแบบเลขหน้าเป็น 1, 2, 3, ... เราต้องใช้การสร้าง Section มาช่วยในการกำหนดรูปแบบเลขหน้าที่ต่างกันออกไป ซึ่งการสร้าง Section สามารถทำได้โดยไปยังเมนู PAGE LAYOUT > Breaks > Next Page ดังภาพ

การสร้าง Section ให้คลิกเมาส์ในตำแหน่งที่เป็นจุดสิ้นสุดของเลขหน้าแบบ ก, ข, ค, ... เนื่องจาก Section จะสร้างในตำแหน่งก่อนหน้าที่คลิกเมาส์ไว้เสมอ และหากเปิดสัญลักษณ์การแสดงย่อหน้า (Show paragraph marks) จะปรากฏเส้น Section Break (Next Page) ดังภาพ

เมื่อสร้าง Sections เรียบร้อยแล้ว ให้คลิกขวาเลือก Edit Header หรือ ดับเบิ้ลคลิก บริเวณส่วนหัวกระดาษที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบเลขหน้าเป็น 1, 2, 3, ... จะปรากฏเข้าสู่โหมดการแก้ไขหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ดังภาพ

สิ่งที่อยากให้สังเกตมี 2 จุด คือ ส่วนแรก Header -Section 2- เป็นการบอกว่านี่คือส่วนหัวกระดาษของ Section 2 และส่วนที่สอง Same as Previous เป็นการบอกว่าหัวกระดาษของ Section 2 ใช้รูปแบบเดียวกับ Section ก่อนหน้า ซึ่งรวมถึงเลขหน้าด้วย ฉะนั้น เราจำเป็นต้องยกเลือกใช้รูปแบบหัวกระดาษของ Section ก่อนหน้า โดยคลิกที่ปุ่ม Link to Previous สังเกตว่าข้อความ Same as Previous จะหายไป

จากนั้นให้ไปยังเมนู Page Number > Format Page Numbers เพื่อเปิดหน้าต่าง Page Number Format

ในส่วนของ Number format ให้เลือกรูปแบบ 1, 2, 3, ... สำหรับในส่วนของ Page numbering ให้เลือก Start at: 1 หากต้องการให้เริ่มต้นนับเลขหน้า 1 ใหม่ หรือเลือก Continue from previous section หากต้องการให้นับเลขหน้าต่อจาก Section ก่อนหน้า