การใช้งานแท็บ (Tab stop) แบบต่างๆ

Tab stop ช่วยให้เราสามารถทำเอกสารได้รวดเร็วและสวยงาม ทั้งนี้ Tab มีหลายชนิดมีการใช้งานแตกต่างกัน

การเลือกชนิด Tab และการตั้งค่า Tab สามารถทำได้ 2 วิธี คือ

1. คลิกเลือกชนิด Tab (การเลือกชนิด Tab ให้คลิกเมาส์ไปเรื่อยๆ) แล้วคลิกบริเวณด้านล่างไม้บรรทัด (หากไม่ปรากฏไม้บรรทัดสามารถเรียกใช้งานได้จากเมนู VIEW > Ruler) จะปรากฏสัญลักษณ์ Tab บนไม้บรรทัด

2. คลิกที่สัญลักษณ์มุมขวาล่าง ในกลุ่มคำสั่ง Paragraph จะปรากฏหน้าต่าง Paragraph คลิกที่ปุ่ม Tabs เพื่อเปิดหน้าต่าง Tabs สามารถกำหนดระยะ Tab (Tab stop position) แล้วกดปุ่ม Set จะเห็นตัวเลขปรากฏในชื่อระยะ Tab วิธีการนี้เหมาะสำหรับการทำงานเอกสารที่มีการระยะย่อหน้าที่ชัดเจนอยู่แล้ว

จากเมนูที่ใช้จะเห็นได้ว่าการกำหนดระยะ Tab เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการย่อหน้า และเมื่อกำหนดค่า Tab แล้วการตั้งค่าก็จะอยู่กับย่อหน้าไปตลอด หากมีการแก้ไขระยะ Tab ในบางย่อหน้าเพิ่มภายหลังจะทำให้เอกสารมีการตั้งค่า Tab ไม่เหมือนกัน วิธีการเพื่อให้ทำงานง่ายและรวดเร็ว เราต้องเรียนรู้การใช้งาน Styles ซึ่งจะแนะนำในลำดับต่อไป

การใช้งาน Tab stop

Left Tab

Left Tab จัดชิดซ้าย เป็นชนิด Tab ที่เราใช้กันมากที่สุดในการจัดย่อหน้าข้อความ การย่อหน้าหัวเรื่อง การย่อหน้าลำดับตัวเลข ตัวอย่างเช่น

หากไม่รู้วิธีการใช้งาน Tab เรามักใช้วิธีการเคาะ Space bar ในการย่อหน้า ซึ่งหากทำเช่นนั้นนอกจากจะใช้เวลามากแล้ว เรายังได้ย่อหน้าที่ไม่ตรงกันอีกด้วย การจัดเรียงย่อหน้าขข้อความให้ได้มาตรฐานและมีความเป็นมืออาชีพจะต้องใช้ Tab ในการย่อหน้า ในตัวอย่างด้านบนนี้ผมใช้ระยะ Left Tab ที่ 0.5", 0.7", 1.0", 1.4", และ 1.6" ซึ่งสังเกตเห็นได้ว่าระยะ Tab ของหัวข้อจะลดหลั่นกันไปตามมาตรฐานการพิมพ์เอกสารวิชาการไทย

Center Tab

Center Tab จัดกลาง เป็น Tab ที่ใช้ในการจัดกลางข้อความเหมาะสมกับเขียนข้อความลงชื่อในเอกสารที่เป็นทางการหรือเอกสารราชการ ตัวอย่างเช่น

Right Tab

Right Tab จัดชิดขวา เป็น Tab ที่เราใช้ในการจัดข้อความชิดขวา เช่น หัวข้อ ตัวเลข ตัวอย่างเช่น

จากตัวอย่างข้อความจะเห็นว่าใช้การจัดข้อความชิดขวา ทั้งในส่วนของชื่อผลิตภัณฑ์และราคา ซึ่งหากเราต้องการจัดข้อความลักษณะนี้สามารถใช้ Right Tab ได้

Decimal Tab

Decimal Tab จัดข้อความโดยยึดจุดทศนิยม เป็น Tab ที่เราใช้ในการจัดข้อความตัวเลขเท่านั้น ตัวอย่างเช่น

จากตัวอย่างการจัดข้อความโดยยึดจุดทศนิยมในส่วนของตัวเลข จะเห็นว่าจุดทศนิยมจะตรงกันทั้งหมดแม้ว่ามีจำนวนทศนิยมไม่เท่ากันในบางบรรทัด

Bar Tab

Bar Tab มีลักษณะไม่เหมือน Tab มากนัก เหมือนการขีดเส้นตรงแนวตั้งมากกว่า อีกทั้งเราต้องกำหนดขอบเขตข้อความโดยการเลื่อน Left Indent และ Right Indent ด้วยตนเองหลังจากคลิก Bar Tab เพื่อให้ข้อความอยู่ในเส้นที่เราสร้างขึ้น ตัวอย่างเช่น

First Line Indent

First Line Indent ย่อหน้าบรรทัดแรก เป็นการกำหนดย่อหน้าให้กับบรรทัดแรกของย่อหน้า ในกรณีที่เรารู้ระยะย่อหน้าและไม่ต้องกดปุ่ม Tab ทุกครั้งในการเริ่มต้นย่อหน้า ตัวอย่างเช่น

Hanging Indent

Hanging Indent ย่อหน้าบรรทัดที่สองเป็นต้นไป เป็นการกำหนดการย่อหน้าที่ตรงข้ามกับ First Line Indent กล่าวคือ การย่อหน้าในบรรทัดที่สองเป็นต้นไป ยกเว้นบรรทัดแรกเท่านั้น รูปแบบย่อหน้าลักษณะนี้ใช้สำหรับการเขียนรายการอ้างอิงหรือบรรณานุกรรม ตัวอย่างเช่น