การแทรกอ้างอิงในเนื้อหาและการจัดทำรายการบรรณานุกรม (Bibliography)

การจัดทำรายการบรรณานุกรมที่มีเอกสารจำนวนมากและต้องความยืดหยุ่นในการทำงานสูงอาจต้องมองหาโปรแกรมบริหารจัดการรายการบรรณานุกรมโดยเฉพาะ เช่น Mendeley, EndNote, Zotero เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ไมโครซอฟท์เวิร์ดเองมีฟังก์ชันการบริหารจัดการรายการบรรณานุกรมด้วยเช่นกัน เมื่อต้องการเพิ่มรายการเอกสารอ้างอิงในเนื้อหาเราสามารถทำได้โดยคลิกเมาส์ในตำแหน่งที่ต้องการ จากนั้นไปยังเมนู REFERENCES > กลุ่มเมนู Citations & Bibliography > Insert Citation > Add New Source

จะปรากฏหน้าต่าง Create Source ให้เรากรอกข้อมูลในแต่ละส่วนตามรูปแบบการอ้างอิงของเอกสารอ้างอิงแต่ละประเภท

• Type of Source คือ ประเภทของเอกสารอ้างอิง ซึ่งเราต้องเลือกให้ตรงกับประเภทของเอกสารอ้างอิง เช่น หนังสือ (Book), บทความวารสาร (Journal Article), เอกสารการประชุมวิชาการ (Conference Proceedings), เว็บไซต์ (Web site) เป็นต้น เนื่องจากข้อมูลแต่ละประเภทจะแตกต่างกัน และส่งผลต่อรูปแบบการอ้างอิงที่ถูกต้องในการจัดทำรายการบรรณานุกรมท้ายเอกสาร
• Language คือ ภาษาของเอกสารอ้างอิง หากเป็นเอกสารภาษาไทยให้เลือก Thai และหากเป็นภาษาต่างประเทศให้เลือก English ซึ่งต้องเลือกให้ถูกต้อเนื่องจากภาษาจะส่งผลต่อรูปแบบการอ้างอิงที่ถูกต้องในการจัดทำรายการบรรณานุกรมท้ายเอกสาร
• Bibliography Field for APA คือ ข้อมูลเอกสารอ้างอิง ซึ่งแต่ละประเภทจะมีข้อมูลที่ต้องกรอกแตกต่างกันบ้าง แต่เราควรกรอกให้ถูกต้องครบถ้วน เนื่องจากส่งผลต่อรูปแบบการอ้างอิงที่ถูกต้องในการจัดทำรายการบรรณานุกรมท้ายเอกสาร สำหรับกรณีที่ต้องการกรอกข้อมูลมากกว่าช่องกรอกข้อมูลที่มีอยู่ เราสามารถเปิดช่องกรอกข้อมูลทั้งหมดได้โดยคลิกที่ Show All Bibliography Fields

เมื่อเพิ่มเอกสารอ้างอิงแล้ว (Add New Source) หากต้องการอ้างอิงเอกสารเดิมในเนื้อหาตำแหน่งอื่นๆ เราสามารถคลิกปุ่ม Insert Citation จะปรากฏรายการเอกสารอ้างอิงที่เราเพิ่มไว้ ซึ่งเราสามารถคลิกรายการเอกสารอ้างอิงนั้นได้เลย โดยไม่ต้องเพิ่มเอกสารอ้างอิงนั้นใหม่

อย่างไรก็ตาม หลังจากกดปุ่ม OK จะปรากฏรายการอ้างอิงในเนื้อหา เช่น (รักจิตร, 2562) (Rakjitr, 2019) จะสังเกตเห็นว่า เอกสารอ้างอิงภาษาอังกฤษจะมีรูปแบบการอ้างอิงที่ถูกต้อง ประกอบด้วย (นามสกุล, ค.ศ.) แต่สำหรับเอกสารอ้างอิงภาษาไทยจะมีรูปแบบการอ้างอิงไม่ถูกต้อง ทั้งนี้เนื่องจากการอ้างอิงเอกสารภาษาไทยเรามากำหนดเพิ่มเติมภายหลังว่าการอ้างอิงในเนื้อหาจะต้องประกอบด้วย (ชื่อ-นามสกุล, พ.ศ.) ซึ่งไมโครซอฟท์เวิร์ดไม่มีรูปแบบดังกล่าวรองรับ วิธีการแก้ไขปัญหานี้สามารถทำได้โดยคลิกเมาส์ที่รายการอ้างอิงภาษาไทย จากนั้นคลิกเครื่องหมายสามเหลี่ยมด้านขวา แล้วคลิกเมนู Convert citation to static text เพื่อทำให้รายการอ้างอิงเป็นข้อความปกติ ซึ่งทำให้เราสามารถเพิ่มชื่อผู้เขียนลงไปได้

ทั้งนี้การกระทำนี้ทำให้โปรแกรมมองว่ารายการอ้างอิงที่เพิ่มไว้ในเอกสารไม่มีการอ้างอิงอยู่ ซึ่งเราต้องตรวจสอบความสอดคล้องของรายการอ้างอิงในเนื้อหากับรายการบรรณานุกรมท้ายเอกสารด้วยตนเอง สำหรับการการคัดลอก ลบ แก้ไข และเพิ่มรายการเอกสารอ้างอิง เราสามารถทำได้โดยไปยังเมนู REFERENCE > กลุ่มเมนู Citations & Bibliography > Manage Sources

จะปรากฏหน้าต่าง Source Manager ซึ่งเราสามารถตรวจสอบความถูกต้องของรายการเอกสารอ้างอิง รวมทั้งการคัดลอก ลบ แก้ไข และเพิ่มรายการเอกสารอ้างอิงได้ผ่านหน้าต่างนี้

การทำรวบรวมรายการบรรณานุกรมท้ายเอกสารสามารถทำได้โดยไปยังเมนู REFERENCE > กลุ่มเมนู Citations & Bibliography > Bibliography > Insert Bibliography

จะปรากฏรายการเอกสารอ้างอิงทั้งหมดที่อยู่ใน Current list ในหน้าต่าง Source Manager

สำหรับการแก้ไขรูปแบบอักษร (Style) ของรายการบรรณานุกรม สามารถแก้ไขได้ใน Style Bibliography