การแทรกดัชนี (Index)

การเขียนหนังสือหรือตำราวิชาการที่มีการรวบรวมคำศัพท์สำคัญไว้ท้ายเอกสาร (ดัชนี) เพื่อให้ผู้อ่านศึกษาและค้นหาคำดัชนีแหล่านั้นได้ง่าย ระหว่างการจัดทำเอกสารเราสามารถเพิ่มคำดัชนีได้เลย โดยสามารถทำได้โดยเลือกข้อความที่ต้องการเพิ่มเป็นคำดัชนี จากนั้นไปยังเมนู REFERENCE > กลุ่มเมนูคำสั่ง Index > Mark Entry

จะปรากฏหน้าต่าง Mark Index Entry ในส่วน Index > Main entry จะแสดงคำศัพท์ที่เราเลือกให้เป็นคำดัชนี สำหรับ Options เป็นการเลือกเพิ่มคำดัชนีในหน้าปัจจุบันหรือระบุหน้าเอกสารที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ม Mark หรือ Mark All (เพิ่มทุกคำศัพท์ในหน้ากระดาษนี้) จากนั้นกดปุ่ม Close

จะสังเกตเห็นว่าในเอกสารมีสัญลักษณ์รอบคำที่เราทำการเพิ่มคำดัชนี ซึ่งเป็นการแสดงผลให้เห็นว่าคำใดเป็นคำดัชนีบ้าง หากเราต้องการยกเลิกการแสดงนี้สามารถทำได้โดยคลิกปุ่ม Show paragraph marks ( ) ในเมนู HOME > กลุ่มเมนู Paragraph ทั้งนี้ทุกครั้งที่เพิ่มคำดัชนี้การจะแสดง paragraph marks ทุกครั้ง

เมื่อเราต้องการจัดทำรายการคำดัชนีในส่วนท้ายเอกสารสามารถทำได้โดยคลิกเมาส์ในหน้าที่ต้องการเพิ่มจัดทำรายการคำดัชนี จากนั้นไปยังเมนู REFERENCE > กลุ่มคำสั่ง Index > Insert Index

จะปรากฏหน้าต่าง Index ซึ่งเราสามารถกำหนดตำแหน่งการแสดงเลขหน้าให้อยู่หลังคำดัชนีหรือด้านขวาของคอลัมน์และการกำหนดจำนวนคอลัมน์ในหน้ากระดาษ นอกจากนี้เราสามารถกำหนดรูปแบบอักษร (Style) ได้โดยกดปุ่ม Modify แล้วแก้ไข Style Index 1 เมื่อกำหนดค่าต่างๆ ได้ตามความต้องการแล้วให้กดปุ่ม OK รายการคำดัชนีทั้งหมดที่เราได้ Mark ไว้จะปรากฎในหน้ากระดาษ