การเขียนหนังสือหรือรายงานวิจัยมักมีภาพหรือตารางประกอบเนื้อหา และมีการอ้างถึงภาพหรือตารางประกอบในย่อหน้าของเนื้อหาต่างๆ ซึ่งหากไม่มีการเพิ่มลดหรือแก้ไขภาพหรือตารางเหล่านั้นก็จะไม่ยุ่งยากและไม่น่าจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการจัดทำหนังสือหรือรายงานวิจัยได้ หากแต่การเพิ่มลดหรือแก้ไขภาพหรือตารางเป็นเรื่องปกติของการจัดทำหนังสือหรือรายงานวิจัย ฉะนั้น เรามาดูวิธีการที่ช่วยให้เราทำงานได้ง่ายและลดข้อผิดพลาดที่จะเกิดจากการอ้างถึงภาพหรือตารางประกอบเนื้อหา
สำหรับการอ้างถึงภาพในย่อหน้า เช่น สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จากภาพที่ 1 ข้อความที่ว่าภาพที่ 1 เป็นส่วนที่เราควรทำการใส่ข้อความด้วยวิธีการ cross-reference เนื่องจากหากมีการเปลี่ยนแปลงลำดับที่ของภาพ ข้อความนี้ก็จะเปลี่ยนแปลงตามไปด้วยเสมอ ซึ่งสามารถทำได้โดยคลิกเมาส์ในตำแหน่งที่ต้องการเพิ่มข้อความ จากนั้นไปยังเมนู REFERENCES > Cross-reference จะปรากฏหน้าต่าง Cross-reference
หน้าต่าง Cross-reference ประกอบด้วย
เมื่อกำหนดรูปแบบที่ต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม Insert จะปรากฏข้อความในตำแหน่งที่คลิกเมาส์ จากนั้นกดปุ่ม Close เพื่อปิดหน้าต่าง Cross-reference
หากมีการเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงเนื้อหาเราสามารถทำการอัพเดทข้อความได้ โดยเลือกข้อความทั้งหมด (Ctrl+A) แล้วเลือกกดปุ่ม F9 จะปรากฏหน้าต่าง Update Table of Contents จากนั้นเลือก Update entire table เพื่ออัพเดทข้อมูลทั้งเอกสาร