การอ้างอิงไปยังป้ายชื่อ เช่น ภาพ แผนภูมิ ตาราง (cross-reference)

การเขียนหนังสือหรือรายงานวิจัยมักมีภาพหรือตารางประกอบเนื้อหา และมีการอ้างถึงภาพหรือตารางประกอบในย่อหน้าของเนื้อหาต่างๆ ซึ่งหากไม่มีการเพิ่มลดหรือแก้ไขภาพหรือตารางเหล่านั้นก็จะไม่ยุ่งยากและไม่น่าจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการจัดทำหนังสือหรือรายงานวิจัยได้ หากแต่การเพิ่มลดหรือแก้ไขภาพหรือตารางเป็นเรื่องปกติของการจัดทำหนังสือหรือรายงานวิจัย ฉะนั้น เรามาดูวิธีการที่ช่วยให้เราทำงานได้ง่ายและลดข้อผิดพลาดที่จะเกิดจากการอ้างถึงภาพหรือตารางประกอบเนื้อหา

สำหรับการอ้างถึงภาพในย่อหน้า เช่น สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จากภาพที่ 1 ข้อความที่ว่าภาพที่ 1 เป็นส่วนที่เราควรทำการใส่ข้อความด้วยวิธีการ cross-reference เนื่องจากหากมีการเปลี่ยนแปลงลำดับที่ของภาพ ข้อความนี้ก็จะเปลี่ยนแปลงตามไปด้วยเสมอ ซึ่งสามารถทำได้โดยคลิกเมาส์ในตำแหน่งที่ต้องการเพิ่มข้อความ จากนั้นไปยังเมนู REFERENCES > Cross-reference จะปรากฏหน้าต่าง Cross-reference

หน้าต่าง Cross-reference ประกอบด้วย

• Reference type คือ ประเภทป้ายชื่อที่ต้องการอ้างถึง
• For which caption คือ ป้ายชื่อที่ต้องการอ้างถึง
• Insert reference to คือ ขอบเขตข้อมูลป้ายชื่อที่ต้องการอ้างถึง
  • Entire caption แสดงข้อมูลป้ายชื่อทั้งหมด
  • Only label and number แสดงเฉพาะป้ายชื่อและหมายเลขป้ายชื่อ
  • Only caption text แสดงเฉพาะข้อมูลป้ายชื่อ
  • Page number แสดงหมายเลขหน้า
  • Above/below แสดงคำว่า above หรือ below

เมื่อกำหนดรูปแบบที่ต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม Insert จะปรากฏข้อความในตำแหน่งที่คลิกเมาส์ จากนั้นกดปุ่ม Close เพื่อปิดหน้าต่าง Cross-reference

หากมีการเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงเนื้อหาเราสามารถทำการอัพเดทข้อความได้ โดยเลือกข้อความทั้งหมด (Ctrl+A) แล้วเลือกกดปุ่ม F9 จะปรากฏหน้าต่าง Update Table of Contents จากนั้นเลือก Update entire table เพื่ออัพเดทข้อมูลทั้งเอกสาร