การสร้างสารบัญอัตโนมัติ (Table of Contents)

เมื่อเราจัดการเอกสารโดยใช้ Styles ในการจัดรูปแบบข้อความ เช่น หัวเรื่องใหญ่ใช้ Heading 1 หัวเรื่องรองใช้ Heading 2 และหัวเรื่องย่อยใช้ Heading 3 เป็นต้น เราสามารถนำ Style เหล่านี้ไปสร้างเป็นสารบัญของเอกสารได้โดยอัตโนมัติ โดยคลิกเมาส์ในหน้ากระดาษที่ต้องการสร้างสารบัญ จากนั้นไปยังเมนู REFERENCES > Table of Contents > Custom Table of Contents

จะปรากฏหน้าต่าง Table of Contents

เราสามารถกำหนดรูปแบบสารบัญได้จากหน้าต่างนี้

• Print Preview คือ การแสดงตัวอย่างสารบัญ
• Show page numbers คือ การแสดงหมายเลขหน้า
• Right align page numbers คือ การแสดงหมายเลขหน้าด้านขวาหน้ากระดาษ
• Tab leader คือ ช่องว่างระหว่างหัวเรื่องกับเลขหน้าให้มีลักษณะอย่างไร
• General ประกอบด้วย Formats คือ รูปแบบสารบัญ และ Show levels คือ การแสดงลำดับหัวเรื่อง ซึ่งจะสัมพันธ์กับ Outline level ในหน้าต่าง Paragraph รวมทั้งสัมพันธ์กับ Style ที่มี Outline level ลำดับ 1, 2, 3 ซึ่งหมายถึง Heading 1, Heading 2, และ Heading 3 นั่นเอง
• Options คือ การกำหนด Style และลำดับหัวเรื่อง ว่า Style ใดจะอยู่ในลำดับหัวเรื่องที่เท่าไหร่

• Modify คือ การแก้ไข Style เช่น TOC 1, TOC 2, TOC 3 เป็นต้น ซึ่งเราสามารถแก้ไข Style ให้มีรูปแบบเป็นไปตามที่เราต้องการได้จากหน้าต่างนี้ โดยคลิก Style ที่ต้องการแก้ไข แล้วคลิกปุ่ม Modify จะปรากฏหน้าต่าง Modify Style เช่นเดียวกับการใช้งาน Style ซึ่งได้กล่าวถึงมาแล้วก่อนหน้านี้

เมื่อเรากำหนดรูปแบบสารบัญได้ตามที่ต้องการแล้วกดปุ่ม OK จะปรากฏสารบัญของเอกสารทั้งหมด

จะสังเกตว่าสารบัญในหน้าเอกสารและใน Navigation pane จะมีลักษณะเหมือนกัน ตามที่กล่าวมาแล้วว่า Navigation pane คือ การแสดงสารบัญเอกสารนั่นเอง

ทั้งนี้เราสามารถแก้ไขรูปแบบสารบัญเพิ่มเติมได้ โดยไปยังเมนู HOME > คลิกที่สัญลักษณ์มุมขวาล่างในกลุ่มคำสั่ง Styles จะปรากฏหน้าต่างแสดงรายการ Styles ทั้งหมด

สำหรับการแก้ไข Style TOC 1 จะเป็นการแก้ไขในส่วนของข้อความที่มาจาก Heading 1 และ TOC 2 จะเป็นการแก้ไขในส่วนของข้อความที่มาจาก Heading 2 หรือหากเราต้องการทราบว่าข้อความใดใช้ Style ไหนอยู่ ให้คลิกเมาส์หน้าเลขหน้าแล้วสังเกตในหน้าต่าง Style ว่ามีกรอบสีน้ำเงินไฮไลท์ Style ไหนอยู่ แสดงความข้อความนั้นใช้ Style นั้นอยู่ จากนั้นให้คลิกขวาเลือก Modify เพื่อทำการแก้ไข Style ดังกล่าว

หากมีการเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงเนื้อหาเราสามารถทำการอัพเดทสารบัญได้ โดยการคลิกสารบัญแล้วเลือกกดปุ่ม F9 หรือคลิกเมาส์ขวาเลือก Update Field จะปรากฏหน้าต่าง Update Table of Contents จากนั้นเลือก Update entire table เพื่ออัพเดทข้อมูลทั้งสารบัญ