การสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge)

จดหมายเวียน คือ จดหมายที่มีข้อความเหมือนกันทุกฉบับ จะมีข้อความแตกต่างกันเพียงบางส่วนเท่านั้น เช่น หนังสือเชิญประชุมหรือสัมนา เกียรติบัตร เป็นต้น ซึ่งเนื้อหาในจดหมายจะมีข้อความเหมือนกันทั้งฉบับ ต่างกันเฉพาะชื่อผู้รับและที่อยู่เท่านั้น

การสร้างจดหมายเวียน ประกอบด้วยเอกสาร 2 ส่วน คือ

ส่วนที่ 1 การสร้างเนื้อความในจดหมายที่เหมือนกันในแต่ละฉบับ (เอกสารหลัก) โดยเว้นที่ว่างสำหรับใส่ชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นๆ ของผู้รับ

ส่วนที่ 2 การสร้างตารางข้อมูลของผู้รับ (แหล่งข้อมูล) ซึ่งต้องอยู่ในรูปแบบตารางอาจเป็นไฟล์ Word หรือ Excel ก็ได้

การสร้างจดหมายเวียน สามารถทำได้โดยเปิดไฟล์เอกสารหลัก จากนั้นไปยังเมนู MAILING > Select Recipients > Use an Existing List

จะปรากฏหน้าต่าง Select Data Source ให้เลือกไฟล์แหล่งข้อมูลที่เราได้จัดทำไว้ จากนั้นกดปุ่ม Open

จากนั้นไปยังเมนู MAILING > Insert Merge Field เลือกข้อมูลที่ต้องการ สำหรับกรณีนี้เลือกชื่อสกุล เมื่อเลือกแหล่งข้อมูลแล้วจะปรากฏชื่อข้อมูลในหน้าเอกสารหลัก

จากนั้นคลิกปุ่ม Preview Results เพื่อแสดงข้อมูลตัวอย่าง หากต้องการให้แสดงข้อมูลถัดไปให้คลิกที่ปุ่ม Next Record หรือ Previous Record เพื่อแสดงข้อมูลก่อนหน้า

หลังจากตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไป คือ การผสานแหล่งข้อมูลเข้ากับเอกสารหลัก โดยไปยังเมนู Finish & Merge > Edit Individual Documents สำหรับการผสานข้อมูลแล้วสร้างไฟล์ใหม่ หากต้องการพิมพ์เอกสารทันทีให้เลือก Print Documents

จะปรากฏหน้าต่าง Merge to New Document เลือก All หากต้องการผสานข้อมูลทั้งหมดหรือ Current record การผสานข้อมูลเฉพาะหน้าที่กำลังแสดงผลอยู่ หรือ From… to… การระบุหน้าเอกสารที่ต้องการผสานข้อมูล

จากนั้นกดปุ่ม OK จะปรากฏหน้าเอกสารใหม่ที่เกิดจากการผสานข้อมูล

ตัวอย่างการจ่าหน้าซองจดหมายโดยใช้จดหมายเวียน

การจ่าหน้าซองจดหมายสามารถทำได้โดยสร้างเอกสารใหม่ขนาด Envelop#10 (ซองขาวยาว 9.5 นิ้ว) ตั้งค่าหน้ากระดาษเป็นแนวนอน ทำการเพิ่มแหล่งข้อมูล (Select Recipients) แล้วเพิ่มข้อมูลในหน้าซองจดหมาย (Insert Merge Field) เช่น ชื่อผู้รับ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์

จากนั้นกดปุ่ม Preview Results เพื่อแสดงตัวอย่างการผสานข้อมูล