การตั้งค่าหน้ากระดาษ

การตั้งค่าหน้ากระดาษ คือ สิ่งที่ต้องกระทำเป็นลำดับแรกในการสร้างเอกสาร เพื่อให้การจัดพิมพ์เอกสารมีความถูกต้อง ตรงตามความต้องการ การตั้งค่าหน้ากระดาษสามารถทำได้โดยไปยังเมนู PAGE LAYOUT ในกลุ่มคำสั่ง Page Setup

• Margins คือ การกำหนดระยะขอบกระดาษ ซึ่งจะเป็นพื้นที่ว่างในหน้ากระดาษ โปรแกรมจะมีระยะขอบกระดาษมาให้เบื้องต้น แต่หากไม่ตรงกับความต้องการเราสามารถกำหนดระยะขอบกระดาษด้วยตนเองโดยเลือก Custom Margins
• Orientation คือ การกำหนดกระดาษแนวตั้งหรือแนวนอน
• Size คือ การกำหนดขนาดกระดาษ เช่น A4 A5 B5 เป็นต้น
• Columns คือ การกำหนดจำนวนคอลัมน์ในการจัดเรียงข้อความ ในกรณีที่ต้องการให้เอกสารแต่ละหน้ามีจำนวนคอลัมน์แตกต่างกัน สามารถทำได้โดยแรงเงาเลือกข้อความ แล้วจึงคลิกเลือกจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการ

เมื่อคลิกปุ่ม Margins แล้วเลือก Custom Margins จะปรากฏหน้าจอ Page Setup เพื่อกำหนดระยะขอบกระดาษด้วยตนเอง ดังภาพ

หมายเลข 1 (Margins)

• Top ระยะขอบกระดาษด้านบน
• Bottom ระยะขอบกระดาษด้านล่าง
• Left ระยะขอบกระดาษด้านซ้าย
• Right ระยะขอบกระดาษด้านขวา

สิ่งที่ควรรู้: การกำหนดระยะขอบกระดาษสำหรับงานเอกสารที่มีจำนวนหน้ามากๆ รวมทั้งเอกสารที่ต้องเข้าเล่ม การกำหนดระยะขอบกระดาษต้องเผื่อระยะขอบกระดาษด้านซ้ายที่จะต้องหายไปกับการเข้าเล่ม ส่วนระยะขอบกระดาษด้านบน ด้านขวา และด้านล่าง ต้องเผื่อระยะสำหรับการตัดเจียนรูปเล่มไว้ประมาณ 3-5 มม.

หมายเลข 2 (Orientation)

• Portrait กำหนดกระดาษแนวตั้ง
• Landscape กำหนดกระดาษแนวนอน

หมายเลข 3 (Pages)

Multiple pages คือ การกำหนดระยะขอบกระดาษสำหรับการจัดเรียงรูปเล่ม ซึ่งต้องพิจารณาว่าปลายทางเอกสารจัดพิมพ์แบบหน้าเดียวหรือสองหน้า ปกติเราจะคุ้นเคยกับการพิมพ์เอกสารหน้าเดียว เนื่องจากสะดวกในการจัดพิมพ์เพราะเครื่องพิมพ์ขนาดเล็กไม่รองรับการพิมพ์แบบสองหน้า อย่างไรก็ตาม อาจมีการกำหนดให้พิมพ์เอกสารแบบสองหน้า ข้อดีการพิมพ์แบบสองหน้า คือ ประหยัดกระดาษและลดความหนาของรูปเล่มได้

• Normal สำหรับการจัดพิมพ์แบบหน้าเดียว
• Mirror margins สำหรับการจัดพิมพ์แบบสองหน้า

เมื่อเราเลือกการตั้งค่าการจัดพิมพ์แบบสองหน้า (Mirror margins) หากระยะขอบกระดาษด้านซ้าย-ขวาไม่เท่ากัน จะเห็นได้ว่า Word จะสลับระยะขอบกระดาษในหน้าคู่-คี่ ให้โดยอัตโนมัติ