การใช้งานแม่แบบเอกสาร (Master Page)

เวลาเราหยิบหนังสือมาเปืดดูสักเล่ม เราจะพบว่าจะมีองค์ประกอบบางอย่างที่มีลักษณะคงที่และเหมือนเดิม เช่น เลขหน้า หัวกระดาษ (Header) ท้ายกระดาษ (Footer) เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ไม่ได้เกิดจากการจัดวางที่ละหน้าๆ แต่เกิดจากการใช้งานแม่แบบเอกสาร (Master Page) เพื่อให้งานมีความสม่ำเสมอ คงที่ รวมทั้งมีความสะดวก รวดเร็ว และถูกต้องด้วย อีกทั้งการแก้ไขก็สามารถทำได้ง่าย กล่าวคือ แก้ไขที่ Master Page ก็เท่าแก้ไขทุกๆ หน้าที่ใช้ Master Page นั้น (งานหนึ่งชิ้นสามารถมี Master Page ได้มากกว่าหนึ่ง)

การสร้าง Master Page

1. เรียกใช้งานหน้าต่าง Pages จากเมนู Window > Pages จะปรากฏหน้าต่าง ดังภาพ

จากภาพในกรอบสีชมพู คือ ส่วนของ Master Page จะเห็นได้ว่าขณะนี้มี Master Page อยู่ 1 แบบ คือ A-Master และด้านล่างกรอบสีชมพูจะมีหน้าเอกสารอยู่ 1 หน้า ซึ่งใช้ A-Master เป็นแม่แบบเอกสาร สังเกตได้จากมีสัญลักษณ์ตัว A อยู่มุมขวาบนของกระดาษ

2. เมื่อต้องการกำหนดองค์ประกอบของ Master Page ใดๆ ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ Master Page นั้น จะปรากฏหน้าเอกสารให้เราใส่องค์ประกอบที่เราต้องการลงไป ดังภาพ

ตัวอย่างนี้ใส่ข้อมูลด้วยข้อความธรรมดาในตำแหน่งต่างๆ ดังนี้

ตำแหน่งหมายเลข 1 ใส่ชื่อหนังสือหรือชื่อบทเรียน

ตำแหน่งหมายเลข 2 ใส่ชื่อผู้เขียนหรือชื่อหน่วยงาน

ตำแหน่งหมายเลข 3 และ 4 ใส่หมายเลขหน้า (วิธีการใส่หมายเลขหน้า)

3. การนำ Master Page ไปใช้ สามารถทำได้ 2 วิธี คือ

3.1 ในหน้าต่าง Page ให้คลิกที่หน้า Page ธรรมดา แล้วคลิกไอคอน Create new page จะได้หน้าเอกสารที่ใช้ A-Master ที่เราได้สร้างขึ้นมาก่อนหน้านี้ ดังภาพ

3.2 คลิกขวาในหน้าต่าง Page > Insert Pages จะปรากฏหน้าต่าง ดังภาพ

ในหน้าต่าง Insert Pages สามารถกำหนดจำนวนหน้า ตำแหน่งที่ต้องการเพิ่มหน้าเอกสาร และ Master Page ที่ต้องการใช้ (ในกรณีที่มีมากกว่า 1 Master Page)

4. การเปลี่ยน Master Page ที่ใช้กับหน้าเอกสาร สามารถทำได้ 2 วิธีเช่นกัน

4.1 สามารถแดรกเมาส์หน้า Master Page มาใส่ยังหน้าเอกสารที่ต้องการเปลี่ยนได้เลย ดังภาพ

4.2 คลิกขวาในหน้าเอกสารที่ต้องการเปลี่ยน > Apply Master to Pages เลือก Master Page ที่ต้องการใช้ คลิกปุ่ม OK ดังภาพ

คำสั่งในการจัดการหน้า Master Page และ หน้า Page จะอยู่ในหน้าต่าง Pages ทั้งหมด จะเพิ่ม-ลบ คัดลอก และอื่นๆ ก็อยู่ในหน้าต่าง Pages นี่เอง