การใช้งานจดหมายเวียน (Data Merge)

การใช้งาน Data Merge ใน Indesign หากเทียบกับ Microsoft Word ก็เทียบได้กับการทำจดหมายเวียนนั่นเอง กล่าวคือ เมื่อเรามีรายการข้อมูลจำนวนหลายรายการ ซึ่งอาจประกอบด้วย ชื่อ-สกุล เราสามารถเชื่อมโยงข้อมูลและสร้างไฟล์แต่ละรายการแบบอัตโนมัติ โดยการสร้างไฟล์รายการข้อมูลเป็นไฟล์ Excel แล้วนำเข้าไปยังโปรแกรม Indesignโดยใช้งานฟังก์ชั่น Data Merge

วิธีการ

1. เปิดหน้าต่าง Data Merge จากเมนู Window > Utilities > Data Merge คลิกที่ลูกศรชี้ลงตรงมุมขวาบนของหน้าต่าง Data Merge > Select Data Source เพื่อนำไฟล์ excel ที่เป็นไปข้อมูลเข้ามายัง Indesign ดังภาพ

หมายเหตุ: การนำไฟล์ Excel เข้ามายัง Indesign บางครั้งจะมี error ที่บอกว่า format ไม่ถูกต้อง ซึ่งผมเองก็ไม่แน่ใจว่า format ที่ถูกต้องคืออะไร อย่างไรก็ตาม เราสามารถแก้ปัญหา error นี้ได้โดยการบันทึกไฟล์ excel เป็นไฟล์ Unicode Text ดังภาพ

2. เมื่อเรานำเข้าไฟล์ได้เรียบร้อยแล้วในหน้าต่าง Data Merge จะปรากฏชื่อ field หรือ ชื่อคอลัมน์ (ชื่อมาจากแถวแรก หรือ row แรก ของไฟล์ Excel ซึ่งแนะนำว่าให้ตั้งชื่อแถวแรกเป็นภาษาอังกฤษ) ในหน้าต่าง Data Merge ดังภาพ

หมายเหตุ: สำหรับการทำ Data Merge ที่มีภาพประกอบ ต้องเพิ่มคอลัมน์สำหรับใส่ลิงค์ที่อยู่ภาพในไฟล์ Excel โดยใส่สัญลักษณ์ @ เข้าไปก่อนชื่อคอลัมน์ เช่น @image @photo เป็นต้น แล้วคัดลอกลิงค์ที่อยู่ของภาพมาใส่ในคอลัมน์ดังกล่าว (วิธีการคัดลอกลิงค์ที่อยู่ของภาพทำได้โดยคัดลอกลิงค์จาก Path ของ File Explorerในคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือ นำภาพเข้าสู่ Indesign (เมนู File > Place) ไปยังหน้าต่าง Link > คลิกขวาที่ภาพ > Copy Info > Copy Full Path แล้วคัดลอกลิงค์ที่อยู่ของภาพไปใส่ในไฟล์ Excel สำหรับภาพต่อไปเราก็เปลี่ยนเฉพาะชื่อไฟล์ภาพเท่านั้น)

3. สร้างกล่องข้อความด้วยเครื่องมือ Type Tool สำหรับแสดง field ข้อความทั้งหมด เมื่อสร้างกล่องข้อความแล้วให้คลิกที่ชื่อ field หรือลากเมาส์ field ที่ต้องการมาใส่ในกล่องข้อความ ดังภาพ

4. คลิกที่ Preview เพื่อแสดงข้อมูลตัวอย่าง และคลิกลูกศรซ้าย-ขวาเพื่อดูข้อมูลรายการถัดไป หรือต้องการดูรายการใดก็สามารถพิมพ์ตัวเลขที่ต้องการได้เลย

หมายเหตุ: หากคลิก Preview แล้วตัวอักษรเป็นภาษาต่างดาวแสดงว่าฟอนต์ไม่รองรับ ให้ลองหาฟอนต์แบบ Unicode ตัวอื่นดู อาจหาจากเว็บไซต์ http://www.f0nt.com/ มีหลายฟอนต์ที่รองรับ อย่างไรก็ตาม หากเราบันทึกไฟล์ Excel เป็น Unicode Text แล้ว ฟอนต์ฟรีแบบ Unicode ทุกตัวจะสามารถใช้ได้ทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นฟอนต์ตระกูล TH, TF, TEPC เป็นต้น

5. เมื่อเรา Preview แล้วไม่มีปัญหาอะไร (หากมีปัญหาเรื่องการตัดคำ ตัดบรรทัด เมื่อสร้างหน้ากระดาษแล้วสามารถแก้ไขได้ภายหลัง) ต่อจากนี้เป็นการสร้างหน้ากระดาษแบบอัตโนมัติ โดยไปที่หน้าต่าง Data Merge > ลูกศรมุมขวาบน > Create Merge Document ดังภาพ

หมายเหตุ: เมนูที่ปรากฏดังภาพด้านบนเป็นเมนูสำหรับการจัดการข้อมูลทั้งหมด เช่น Select Data Source คือ การนำเข้าไฟล์ข้อมูล ซึ่งได้กล่าวมาแล้ว, Export To PDF คือ นำไฟล์ออกไปเป็นไฟล์ PDF, Update Data Source คือ การอัพเดทไฟล์ข้อมูลกรณีที่มีการแก้ไขหลังจากนำไฟล์เข้ามาแล้ว, Remove Data Source คือ การเอาไฟล์ที่นำเข้ามาออกไปหรือลบไฟล์ข้อมูลนั่นเอง ซึ่งจะทำให้ field ในหน้าต่าง Data Merge ทั้งหมดจะหายไป

6. เมื่อคลิก Create Merge Document จะปรากฏหน้าต่าง ดังภาพ

เราสามารถกำหนดได้ว่าจะสร้างหน้ากระดาษจากรายการไหนถึงรายการไหน สามารถกำหนดได้ที่ช่องของ Rang หรือหากต้องการสร้างหน้ากระดาษจากรายการทั้งหมดก็ให้เลือกที่ All Records หรือหากต้องการสร้างหน้ากระดาษเพียงหน้าเดียวก็เลือกที่ Single Record

7. เมื่อเราคลิกสร้างหน้ากระดาษแล้วในหน้าต่าง Pages จะปรากฏหน้ากระดาษที่เราสร้างขึ้นมา และเราสามารถดูหรือแก้ไขข้อความแต่ละหน้าได้ตามปกติ เหมือนหน้ากระดาษทั่วๆ ไป และทุกการแก้ไขในแต่ละหน้าจะเป็นอิสระ ไม่มีการเชื่อมโยงถึงกันแต่อย่างใด ดังภาพ