Logboek

Bekijk hier de video tutorial Werken in een logboek

Het logboek is dé centrale plaats om informatie uit te wisselen over een casus. Het is een chronologische weergave van alle informatie die van belang is voor het beheer van de desbetreffende situatie. Vanuit het logboek kan de informatie eventueel naar andere tools (zoals de request manager) gekopieerd worden.

Het logboek bestaat uit een algemeen gedeelte dat voor iedereen toegankelijk (MULTI logboek) is. Er zijn ook specfieke logboeken waarvan de toegang is afgeschermd. Uw gebruikersnaam en/of uw positie bepalen tot welke logboeken u toegang heeft.

Enkele logboeken

MULTI

Iedereen met toegang tot de case

D1

Enkel zichtbaar voor leden van:

  • Hulpverleningszones

  • Civiele Bescherming

  • Noodcentrales 112

  • Algemene Directie Civiele Veiligheid

D2

Enkel zichtbaar voor leden van:

  • FOD Volksgezondheid

  • Rode Kruis

  • Hospitalen

  • Noodcentrales 112

  • VZW Medov

  • Het Vlaamse Kruis

D3

Enkel zichtbaar voor leden van:

  • Lokale politie

  • Federale politie

  • Veiligheid van de Staat

D4

Zichtbaar voor elke gebruiker in de case die 1 van onderstaande posities selecteert:

  • (D4) DEF

  • (D4) CB/PC Chef Unit

  • (D4) CB/PC Off Perm

  • (D4) CB/PC Centralist

  • (D4) DIR-LOG

  • (D4)

D5

Enkel zichtbaar voor leden van:

  • Gemeentes en steden (NPC, D5, ...)

  • Federale Diensten van de Gouverneurs

  • Celinfo (federaal niveau)

  • Team D5

In principe schrijft u in het voor u meest relevante logboek en kopieert u informatie die voor iedereen van belang is naar MULTI.

Voor meer gedetailleerde info: zie bibliotheek (onder punt 1.2 ).

Ingave logboek

Welke informatie toevoegen aan het logboek?

    • gevalideerde informatie

    • informatie die multidisciplinair van belang is

    • beslissingen genomen op de verschillende coördinatieniveaus

    • informatie die bijdraagt tot de beeldvorming mbt de situatie

    • items die verder opgevolgd moeten worden

Logboek kiezen

    • Het logboek kan worden gekozen uit het dropdown menu

  • Het is mogelijk om vanuit het dashboard de actieve widget op een bepaald logboek te zetten (vb. specifiek, afgeschermd logboek D3) en het passieve widget op een ander logbook (vb. MULTI). Dit laat toe om in 1 logboek te werken en een ander logboek op te volgen.

Ingave in logboek:

    • Wanneer het logboek geopend is, staat bovenaan een tekstinvoervak, en daar onder de reeds ingevoerde info.

Type invoer

Je kan indien gewenst het type invoer (vraag, antwoord, belangrijke info, beslissing) kiezen.

Na de selectie van het type invoer wordt het hele vak gekleurd.

Kopieren naar…

Wanneer informatie specifiek voor de discipline ook belangrijk is voor andere gebruikers, kan ze worden gekopieerd naar andere logboeken waartoe u toegang hebt (multi of specifieke logboeken).

  • Kies uit een dropdown menu het andere logboek

  • Voer je tekst in

  • Enter (of snelle invoer knop)

De tekst zal nu in beide logboeken te zien zijn. Het oorspronkelijke logboek en het logboek gekozen uit het menu.

Opmerking : Als u later aanpassingen zou doen in een lijn, worden die alleen gedaan in de lijn waaraan u werkt. Niet in de kopies ervan.

De knop ‘ Selectie wissen’ kan je gebruiken als je verkeerdelijk een lijn linkte aan een andere

Opgelet: dit kan enkel vóór je de tekst effectief invoert in het logboek.

Snelle of gedetailleerde invoer

Er zijn 2 manieren om informatie in te voeren in het logboek: gedetailleerd en snel

Snelle invoer

    • Kies het logboek.

    • Typ de informatie die moet worden opgenomen in het tekstvak en druk op Enter of op de “snelle invoer” knop. De tekst wordt automatisch opgeslagen.

Indien gewenst kan u ook een type invoer selecteren, of kopiëren naar een logboek.

Gedetailleerde invoer

    • Klik op de knop "gedetailleerde invoer". Een pop-up scherm opent zich

Via de optie “gedetailleerde invoer” zijn er extra mogelijkheden:

        • Veld om een hyperlink in te voeren.

        • Knop voor het toevoegen van bijlagen:

Toegelaten bestandsformaten zijn: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, png, jpeg, kml en kmz.

Een bijlage mag maximaal 10MB zijn.

        • Lokalisatie: ingave op dezelfde manier als bij creatie van een nieuwe casus

        • "ingegeven door" lijst: kan gebruikt worden wanneer men invoer doet voor andere mensen/functies (vb. een secretariaatsfunctie in CP-OPS die invoert voor alle disciplines).

Nummering logboeklijnen

De logboeklijnen zijn genummerd in chronologische volgorde. Dit vergemakkelijkt het verwijzen naar een specifieke informatie in het logboek.

Deze nummering gebeurt enkel in het logboek, niet in de widgets.

Logboeklijnen en widgets

Je kan een logboeklijn naar een andere tool of widget slepen zodat de informatie uit de logboeklijn automatisch overgenomen wordt.

Dit zal een nieuw item creëren en naargelang de widget krijg je dan een nieuw scherm waar de informatie van de gesleepte lijn al is ingevuld.

Op deze manier kunnen gebruikers informatie efficiënt overdragen.


  • Klik en sleep de lijn

  • De lijn licht oranje op

  • Sleep de lijn naar waar je de informatie nodig hebt

  • De widget zal blauw oplichten wanneer je met de lijn erop gaat staan.

  • Laat de lijn los

Koppelen van logboeklijnen

Om bij voorbeeld een antwoord te koppelen aan een eerder gestelde vraag kan je de logboeklijnen koppelen.

  • selecteer je de lijn met de vraag waarop je wil antwoorden

  • typ het antwoord in het logboek

Naast de vraag verschijnt een driehoekje dat erop wijst dat het antwoord zich onder de vraag bevindt (het nummer van de lijn springt ook iets naar rechts in).

Door op de driehoek te klikken draait deze een kwartslag en verdwijnt het antwoord achter de vraag.

Door een antwoord aan de vraag toe te voegen schuiven vraag en antwoord samen naar boven in het logboek, naar het tijdstip waarop het antwoord werd ingevoerd.

Als er nog een later antwoord wordt toegevoegd, komt dit steeds bovenaan, net onder de vraag.

Als je antwoord geeft op een vraag is je antwoord een ‘kind van’ de lijn van de ‘vraag’.

  • In het voorbeeld is lijn 4 een kind van lijn 3.


De relatie tussen logboeklijnen kan je nadien wijzigen:

  • Klik op de blauwe tekst van je lijn

  • Een pop-up scherm opent zich

  • Bij het vak “kind van” de gewenste lijn selecteren om aan te koppelen

  • Opslaan

Wijzigingen aanbrengen in het logboek

Wijzigingen aanbrengen in de lijnen kan door het logboek te openen in een nieuw venster.

  • klik op "openen in een nieuw venster" in de widget

Je krijgt dan het volgende scherm

Je kan de lijn selecteren die je wil aanpassen/kopiëren/verwijderen en vervolgens op de gewenste knop klikken.

Je kan:

  • De informatie van de lijn kopiëren naar een logboek in een andere case(gele knop)

  • De informatie aanpassen (aqua knop)

  • De lijn verwijderen (rode knop).

Dergelijke aanpassingen kunnen enkel gebeuren door de persoon die de informatie heeft ingegeven of systeembeheerders.

Kopiëren naar een andere casus

Het is ook mogelijk om informatie uit een logboek te kopiëren naar een logboek in een andere casus.

  • Ga naar de knop ‘openen in een nieuw venster’

Een nieuw scherm opent zich


  • Klik in de betreffende lijn op het gele vakje ‘kopiëren naar’

  • Een pop-up scherm opent zich

Zoek de case waar de logboeklijn naartoe moet gekopieerd worden:

  • klik op "Lookup-incident"

Een scherm opent zich om te zoeken naar een bestaande casus in het systeem

  • selecteer de gewenste casus uit de lijst door erop te klikken

  • bevestig met "selecteer project"

  • De casus is zichtbaar in het selectiescherm

  • selecteer het gewenste logboek

  • Klik op ‘opslaan’

De lijn is gekopieerd naar de geselecteerde casus.

Opmerking: Het systeem geeft geen extra bevestiging dat de lijn gekopieerd is, maar kopieert de lijn wel degelijk.

Het is slechts mogelijk om naar 1 andere case tegelijk te kopiëren.

In het logboek van de casus waar je de lijn naartoe kopieert, wordt de lijn overgenomen op het tijdstip en met dezelfde gegevens van de gebruiker (naam en positie) als in het logboek waaruit deze werd gekopieerd.

Er is ook geen specifieke aanduiding dat een lijn afkomstig is uit een andere case.

Logboek exporteren

Ga naar de Logboek tool via menu> samenwerking>logbook

of via het dashboard en de widget openen in een nieuw venster.

  • Met de trechter-icoontjes in de kolomtitel, kan je gegevens filteren.

    • Je kan de logboek-gegevens exporteren naar Excel via de knop onderaan de tabel

    • Een simpele klik op deze knop activeert de export functie:

      • geef een naam aan het bestand en de locatie om op te slaan.