Encarregado Administrativo

• Realizar diariamente atividades de recebimentos, movimentação de caixa, controle de pagamentos, cobranças, controle fiscal e emissão de notas fiscais da unidade;

• Efetuar emissão de notas fiscais de faturamento, controle de canhotos, romaneios, cobranças e acompanhamento de relatórios financeiros no sistema;

• Controlar e manter organizadas as notas fiscais eletrônicas e arquivos XML, garantindo acompanhamento fiscal contínuo;

• Realizar o controle de despesas da filial;

• Executar rotinas administrativas da filial, incluindo atendimento telefônico, organização de arquivos, e-mails, malotes, correspondências e contato formal com a Matriz;

• Acompanhar mensalmente o consumo dos clientes ativos, verificando o cumprimento das condições contratuais;

• Auxiliar a gerência da filial nos processos de contratação, integração, controle documental e desligamento de colaboradores, atuando como preposto local quando necessário, sob orientação do RH da Matriz;

• Efetuar compras de produtos e serviços pré-autorizados, bem como controlar o almoxarifado da filial;

• Solicitar à Matriz análises de crédito de novos clientes, acompanhar elaboração de contratos, controlar vencimentos e apoiar demandas das áreas jurídica e de licitações;

• Manter organizados e atualizados os documentos oficiais da filial para inspeções técnicas, licitações e concorrências;

• Substituir o encarregado de distribuição em suas ausências (férias, intervalos, etc.);

• Cumprir políticas, normas, procedimentos internos e sistemas de gestão da empresa;

• Zelar pela organização, conservação de materiais, equipamentos, ambiente de trabalho e documentação;

• Executar outras atividades correlatas à função e ao processo de trabalho. 

Requisitos:

• Experiência com rotinas administrativas, financeiras e fiscais;

• Conhecimento em emissão e controle de notas fiscais, arquivos XML e relatórios financeiros;

• Vivência com controle de despesas, cobranças e acompanhamento de contratos;

• Organização e atenção a documentos, prazos e processos;

• Habilidade para comunicação formal e interface com matriz e áreas internas;

• Conhecimento básico em processos de compras, almoxarifado e análise de crédito;

• Disponibilidade para apoiar rotinas operacionais da filial, quando necessário;

• Comprometimento com normas, políticas internas e sistemas de gestão;

• Proatividade, responsabilidade e capacidade de atuar de forma autônoma.